В современной действительности начинают преобладать специализированные структуры, усиливается значение их хозяйственных связей. Часть предприятий специализируются на одних бизнес-процессах, другие на других, и для того, чтобы оставаться успешными и конкурентоспособными им необходимо создание инновационной бизнес-модели. Бизнес-модель должна быть достаточно устойчивой, чтобы соответствовать требованиям настоящего, и достаточно гибкой, чтобы отвечать на изменения условий в ближайшей перспективе.

Новая информационная революция уже идет. Началась она в бизнесе, и началась с информации, необходимой бизнесу. Еще одним важным аспектом сегодняшних бизнес реалий является то, что время управляющего принадлежит всем, т.н. директор является заложником собственных проектов. Ему приходится взаимодействовать в процессе работы с учредителями, советами директоров,  руководителями департаментов, просто с сотрудниками. Заниматься обработкой огромного массива информации, которая различна по форме, источнику возникновения, назначению. Проблем, требующих внимания так много, что его время ему по факту практически не принадлежит. И чем выше положение «менеджера» в организации, тем меньше у него возможностей распоряжаться своим временем. В таком «плену» сложно выделять достаточно внимания и времени на идейную реализацию проектов из-за огромного потока неструктурированной входящей документации. В настоящее время без применения «фильтров» отчетов невозможно оперативно проанализировать ситуацию и принять практически никакое важное управленческое решение. Специализированные программы, готовые модели для бизнеса – современный ответ оптимизации временных затрат и минимизации ошибок.

Современный рынок предлагает широкий спектр специализированных программ, которые могут помочь организации быстро и, главное, обоснованно принимать эффективные и рациональные управленческие решения. Но прежде чем, остановить свой выбор на одной из них, необходимо четко понимать:

1. На какие вопросы программа должна давать ответы;
2. В какой форме программа должна их представлять;
3. На какой круг пользователей программа будет рассчитана.

Рассмотрим автоматизацию учета на примере условного общества с ограниченной ответственностью «А», основным видом деятельности, которого является благоустройство и озеленение территорий.

ООО «А» находится на упрощенной системе налогообложения, использует следующие компьютерные программы:

1. 1С: Бухгалтерия 8;
2. Excel;
3. Google календарь.

Собственники совместно с бухгалтером, пытаются ответить на следующие вопросы:

1. Какова себестоимость объектов?
2. Какие виды работ наиболее прибыльные?
3. Какова рентабельность объектов?
4. Какова общефирменная рентабельность?
5. Клиенты, из какого сегмента бизнеса наиболее выгодны компании? и т.д.

Ответить на эти вопросы им помогало консолидирование многочисленных таблиц Excel и отчетности из 1С: Бухгалтерия 8.

Для выбора оптимальной автоматизированной программы, было принято решение погрузиться в бизнес-процессы предприятия.

Структура компании выглядит следующим образом:

1. Администрация:

1.1.     Генеральный директор;

1.2.     Бухгалтер.

1. Отдел продаж:

2.1.     Руководитель группы;

2.2.     Менеджер по продажам (4 человека).

1. Отдел по озеленению:

3.1.     Руководитель отдела;

3.2.     Специалисты-дендрологи (5 человек).

1. Ландшафтный отдел:

4.1.     Руководитель отдела;

4.2.     Ландшафтный архитектор.

1. Бригада рабочих на подряде.

Пользователем 1С: Бухгалтерия 8 является бухгалтер, остальные сотрудники работают в  Excel.

Обзорная проверка выявила, что программа Excel перегружена. Большое количество таблиц (информация в которых порой дублируется,) они находятся в свободном доступе и в нее могут быть внесены корректировки любым пользователем, что приводит к беспорядку и снижает уровень достоверности и приводит к возрастанию риска человеческого фактора.  Во многих таблицах сработал «технический» и «человеческий» факторы, а именно сбилась формула, неправильно внесена цифра. Спектр выявленных ошибок наглядно показал, что информация, полученная из этих таблиц, существенно искажена, соответственно, все, принятые до этого управленческие решения не имели под собой достоверных оснований.

Анализ дебиторской задолженности показал, что таблица в Excel, показывает некорректные цифры. Бухгалтер первостепенно заносит информацию о поступлениях в 1С: Бухгалтерия 8, затем дублирует информацию в таблице Excel. Отсутствие инструмента временной градации задолженности не позволяет менеджерам в полном объеме контролировать погашение дебиторской задолженности, что в свою очередь приводит к увеличению кредиторской задолженности. Было выявлено, что некоторые клиенты не были внесены в базу или отсутствовали в Excel. Бухгалтер в свою очередь, был вынужден вести двойной, а то и тройной учет, постоянно дублируя и обновляя информацию.

Анализ работы производственного и ландшафтного отделов показал, что им делегирована ответственность по составлению перечня прямых затрат. Специалист-дендролог или ландшафтный архитектор самостоятельно заказывает необходимые услуги, инструменты, растения и т.д. для объектов, находящихся в его ведении. Бухгалтер «на выходе» получает счет и первичные документы, чаще всего, не понимая на какой конкретно объект отнести тот или иной прямой расход.

Даже из этой ситуации организации необходимо оптимизировать и автоматизировать свой учет, подготовив единую платформу для работы, сократив количество ручного ввода информации, повысив этим достоверность данных. Программа, которая будет осуществлять этот процесс, должна максимально синхронизироваться с 1С: Бухгалтерия 8, чтобы бухгалтер смог уйти от двойного учета.

Компании была предложена программа «1С: Управление небольшой фирмой 8» (УНФ), которая является готовым решением для автоматизации оперативного управления малого бизнеса, за счет эффективной синхронизации с 1С: Бухгалтерия 8 и предложен поэтапный план по ее внедрению.

УНФ дает возможность вести учет позаказным методом. Заказ-наряд аккумулирует в себе все прямые расходы и аккумулирует в одном месте все документы, связанные с этим объектом. Производственный учет, позволяет планировать в программе производство, осуществлять расчет фактической себестоимости продукции и полуфабрикатов. Эти возможности позволят наладить эффективное управление производством и затратами в ООО «А». На основании заказов формируется объемно-календарный план производства, осуществляется загрузка ресурсов предприятия, производится расчет потребности сырья и материалов и, при необходимости, их резервирование. Запланированные ресурсы отражаются в разделе «Планировщик. Загрузка ресурсов» программы, что обеспечивает руководству возможность контроля за загрузкой ресурсов предприятия. Для планирования загрузки производственного персонала могут использоваться сдельные наряды. При закрытии нарядов стоимость сдельных работ относится на себестоимость продукции.

Себестоимость продукции рассчитывается автоматически – на основании данных о списании запасов, заработной плате производственного персонала, других прямых и косвенных затрат. Списание запасов производится по методу FIFO и “по средней”. Отнесение на себестоимость косвенных затрат осуществляется согласно указанному способу и базе распределения при закрытии периода.

Таким образом, управленческий аппарат, с помощью типовых отчетов может быстро получить ответы на следующие вопросы:

1. Фактическую себестоимость объектов;
2. Потребность в сырье и материалах;
3. Календарный график производства;
4. Расчет планирования прямых и косвенных затрат;
5. Производственный план.

Отделу продаж стали доступны следующие инструменты:

• Личный доступ к базе клиентов;
• Виджеты состояния оплаты и отгрузки в списках заказов и счетов;
• Календарь сотрудника, синхронизирующийся с Google Календарем: личный и групповой;
• Задания на работу;
• Настройка автоматизации рабочих процессов: автоматическое оповещение об оплате, отправка письма о приходе товара на склад, пр.;
• Отчет о заполнении контактной информации клиентов.

С помощью типовых отчетов можно быстро получить ответы на следующие вопросы:

1. Какая воронка продаж;
2. Сегментация клиентской базы по сегментам;
3. Прирост клиентской базы;
4.  Динамика продаж;
5.  Остатки по расчетам и заказам, задолженности;
6.  Валовая прибыль по покупателям.

Ответы на эти вопросы являются также информационной основой для формирования стратегии и планов развития организации, стратегическом аудите, оперативном управлении. Анализ компании «А» подтвердил, что автоматизация позволяет оптимизировать временные затраты и минимизировать ошибки, что в целом способствует более успешному функционированию организации, сохранению и повышению ее конкурентоспособности.

1. Жуков В.Н. Внутренний финансовый контроль в ракурсе управленческой парадигмы // Аудиторские ведомости. –2016.–№ 1;
2. Интерактивные формы представления продуктов 1С [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://v8.1c.ru/small.biz/ (дата обращения 15.11.2016).

Все статьи автора «Бекмурзова Любовь Сергеевна»