УДК 004

ОБОСНОВАНИЕ АКТУАЛЬНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА НА ПРЕДПРИЯТИЕ

Параднева Карина Александровна1, Назарова Ольга Борисовна1
1Магнитогорский Государственный Университет

Аннотация
В настоящее время наблюдается постоянный рост интереса к системам электронного документооборота. Будучи прочно связаны с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только лишь само управление, но и взаимосвязь с иными организациями, а также в свою очередь с органами власти.

Ключевые слова: внедрение, документооборот, электронный архив


ACTUALITY OF IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC ARCHIVE OF THE ENTERPRISE

Paradneva Karina Aleksandrovna1, Nazarova Olga Borisovna1
1Magnitogorsk State University

Abstract
At present there is a growing interest to electronic document management systems. Being firmly associated with the procedures of organization management, document management and automation largely helps to organize not only the management itself, but also the relationship with other organizations and in turn with the authorities.

Библиографическая ссылка на статью:
Параднева К.А., Назарова О.Б. Обоснование актуальности внедрения электронного архива на предприятие // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 1 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/01/3493 (дата обращения: 28.09.2017).

Жизненный цикл всех представляющих значение документов фирмы, в особенности средней или крупной не завершается этапом, когда все работы по документу уже выполнены, а руководство получило отчет о проделанной работе. Многие из этих документов представляют огромное значение как для самой компании, так и для ее сотрудников и общества в целом. Собственно поэтому, в дальнейшем нахождение документов в текущем делопроизводстве завершается, они должны быть переданы в ведомственный архив организации, где и должны будут находиться до истечения срока хранения либо утраты ценности.

Хранение бумажных документов в месте, с открытым доступом для всех сотрудников, не позволяет создать условия для долговременного хранения. За частую большинство документов находятся в ветхом, тяжело читаемом состоянии, и ситуация с каждым годом ухудшается. Решением этих и других сопутствующих проблем стало внедрение Электронного Архива (ЭА).

Электронный архив документов решает проблемы поиска, классификации, анализа информации, структуризации, приведения к единому формату различных типов документов, устранению избыточности информации и т.п. И в результате это позволяет экономить огромные средства за счет оптимальной организации ИТ–инфраструктуры компании, а также за счет выбора грамотной стратегии развития компании на базе анализа электронного архива документов.

Необходимость в автоматизации ведомственных архивов стала особенно обострена с появлением систем электронного документооборота.

В настоящее время день на рынке имеется огромное количество разнообразных электронных архивов на самых мощных платформах.

Электронный архив позволит автоматизировать процесс формирования и хранения документов, что повысит оперативность работы сотрудников предприятия,  увеличит быстроту поиска информации, будет способствовать   повышению уровня удовлетворенности клиентов.

Электронный архив документов – это система хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.

Внедрение системы электронного архива документов – это сложный процесс, требующий серьезного отношения и упорядоченного управления. Целью такого процесса является не просто экономия времени и бумаги, а изменение подхода работы с документами всех сотрудников организации.

Появление платформ для создания электронных архивов с параллельным доступом к данным – это вопрос ближайшего будущего. В ином случае человечество погрязнет в массе неструктурированной информации. Вернуться назад к бумажным носителям на сегодняшний день уже невозможно.

Преимущества электронной архивации

Электронная архивация документов имеет ряд преимуществ:

  • возможность понизить временные и финансовые затраты на введение нового сотрудника в курс дела. Для этого необходимо будет открыть доступ этому сотруднику к тем документом, которые имеют отношение к его работе. Это позволит ему быстрее сориентироваться.
  • электронный архив документов дает возможность избежать необратимой потери информации, так как информация, которая хранится в бумажном виде, часто приходит в негодность.
  • документы из электронного архива документов не могут быть утеряны, их не может взять домой кто-то из сотрудников, а потом уволиться.
  • использование системы электронного архива ведет к уменьшению накладных расходов, расходов на бумагу и краску, переплет и т.д.

Также электронный архив документов можно использовать для хранения таких документов, как звуковые файлы, видео файлы, фотографии и остальные изображения.

Рассмотрим контекстную диаграмму потоков данных (DFD), построенную на основе анализа деятельности предприятия см. Рисунок 1.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма потоков данных

Декомпозируем контекстную диаграмму потоков данных (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Декомпозиция контекстной диаграммы потоков данных

Рисунок 3 – модель TO-BE

Таблица 1.- Процессы

Процесс

Описание

Формирование архива экспертных заключений и отчетов об оценке Составление архива экспертных заключений и отчетов об оценке на предприятии.
Обработка заявления клиента Рассмотрение заявления, поданного клиентом, на оказания услуг.
Определение вида требуемой услуги Выбор необходимой услуги из хранилища Услуг.
Заключение договора Заключение официального документа на оказание необходимой услуги между заказчиком и предприятием.
Оказание услуг по формированию экспертных заключений и отчетов об оценке Выполнение требуемых услуг, в соответствии с договором.
Регистрация в архиве экспертных заключений и отчетов об оценке Занесение в архив экспертных заключений и отчетов об оценке.
Формирование отчетности Составление внутренних отчетов предприятия. 

Таблица 2.- Потоки данных

Потоки

Описание

Экспертное заключение (1 экземпляр, 2 экземпляр) Письменное уведомление о ходе и результатах проведенного исследования, и о выводах эксперта по поставленным перед ним вопросам. Первый экземпляр остается на предприятии. Второй экземпляр передается клиенту.
Отчет (1 экземпляр, 2 экземпляр) Акт, составленный в соответствии с законодательством РФ, включающий в себя обоснованное профессиональное суждение оценщика относительно стоимости объекта оценки. Предназначенный для заказчика оценки и пользователей отчета об оценке. Первый экземпляр остается на предприятии. Второй экземпляр передается клиенту.
Заявление Письменное обращение, поданное клиентом, на оказание необходимых услуг.
Обработанное заявление Обработанное  письменное заявление, поданное клиентом, на оказание необходимых услуг.
Информация о требуемой услуге Информация из хранилища Услуг о требуемой услуге.
Информация для договора Необходимая информация для заключения договора.
Информация о клиенте Необходимая информация о клиенте для заключения договора.
Договор Официальный документ на оказание необходимой услуги между заказчиком и предприятием.
Информация из договора об услуге Необходимая информация о требуемой услуге из договора.
Информация для годового отчета Необходимая информация для составления годового отчета ни предприятии.
Годовой отчет Внутренний документ, в котором отражена  деятельность предприятия за год.

На основании анализа разработанной модели потоков данных (as-is) были выявлены узкие места:

  • Большой объем бумажного архива;
  • Проблема оперативного получения необходимой информации из/о запрашиваемом документе.

В связи с этим было принято управленческое решение –  о разработке технического задания на внедрение электронного архива на предприятие.


Библиографический список
  1. ГОСТ21.1003-2009. Учет и хранение проектной документации.
  2. ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.
  3. Электронные архивы: автоматизация и процессы [Электронный ресурс]. – 2011. – Режим доступа:  http://www.doc-online.ru/a_id/315/


Все статьи автора «Paradneva14»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: