Жизненный цикл всех представляющих значение документов фирмы, в особенности средней или крупной не завершается этапом, когда все работы по документу уже выполнены, а руководство получило отчет о проделанной работе. Многие из этих документов представляют огромное значение как для самой компании, так и для ее сотрудников и общества в целом. Собственно поэтому, в дальнейшем нахождение документов в текущем делопроизводстве завершается, они должны быть переданы в ведомственный архив организации, где и должны будут находиться до истечения срока хранения либо утраты ценности.
Хранение бумажных документов в месте, с открытым доступом для всех сотрудников, не позволяет создать условия для долговременного хранения. За частую большинство документов находятся в ветхом, тяжело читаемом состоянии, и ситуация с каждым годом ухудшается. Решением этих и других сопутствующих проблем стало внедрение Электронного Архива (ЭА).
Электронный архив документов решает проблемы поиска, классификации, анализа информации, структуризации, приведения к единому формату различных типов документов, устранению избыточности информации и т.п. И в результате это позволяет экономить огромные средства за счет оптимальной организации ИТ–инфраструктуры компании, а также за счет выбора грамотной стратегии развития компании на базе анализа электронного архива документов.
Необходимость в автоматизации ведомственных архивов стала особенно обострена с появлением систем электронного документооборота.
В настоящее время день на рынке имеется огромное количество разнообразных электронных архивов на самых мощных платформах.
Электронный архив позволит автоматизировать процесс формирования и хранения документов, что повысит оперативность работы сотрудников предприятия, увеличит быстроту поиска информации, будет способствовать повышению уровня удовлетворенности клиентов.
Электронный архив документов – это система хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.
Внедрение системы электронного архива документов – это сложный процесс, требующий серьезного отношения и упорядоченного управления. Целью такого процесса является не просто экономия времени и бумаги, а изменение подхода работы с документами всех сотрудников организации.
Появление платформ для создания электронных архивов с параллельным доступом к данным – это вопрос ближайшего будущего. В ином случае человечество погрязнет в массе неструктурированной информации. Вернуться назад к бумажным носителям на сегодняшний день уже невозможно.
Преимущества электронной архивации
Электронная архивация документов имеет ряд преимуществ:
- возможность понизить временные и финансовые затраты на введение нового сотрудника в курс дела. Для этого необходимо будет открыть доступ этому сотруднику к тем документом, которые имеют отношение к его работе. Это позволит ему быстрее сориентироваться.
- электронный архив документов дает возможность избежать необратимой потери информации, так как информация, которая хранится в бумажном виде, часто приходит в негодность.
- документы из электронного архива документов не могут быть утеряны, их не может взять домой кто-то из сотрудников, а потом уволиться.
- использование системы электронного архива ведет к уменьшению накладных расходов, расходов на бумагу и краску, переплет и т.д.
Также электронный архив документов можно использовать для хранения таких документов, как звуковые файлы, видео файлы, фотографии и остальные изображения.
Рассмотрим контекстную диаграмму потоков данных (DFD), построенную на основе анализа деятельности предприятия см. Рисунок 1.
Рисунок 1 – Контекстная диаграмма потоков данных
Декомпозируем контекстную диаграмму потоков данных (Рисунок 2).
Рисунок 2 – Декомпозиция контекстной диаграммы потоков данных
Рисунок 3 – модель TO-BE
Таблица 1.- Процессы
Процесс |
Описание |
Формирование архива экспертных заключений и отчетов об оценке | Составление архива экспертных заключений и отчетов об оценке на предприятии. |
Обработка заявления клиента | Рассмотрение заявления, поданного клиентом, на оказания услуг. |
Определение вида требуемой услуги | Выбор необходимой услуги из хранилища Услуг. |
Заключение договора | Заключение официального документа на оказание необходимой услуги между заказчиком и предприятием. |
Оказание услуг по формированию экспертных заключений и отчетов об оценке | Выполнение требуемых услуг, в соответствии с договором. |
Регистрация в архиве экспертных заключений и отчетов об оценке | Занесение в архив экспертных заключений и отчетов об оценке. |
Формирование отчетности | Составление внутренних отчетов предприятия. |
Таблица 2.- Потоки данных
Потоки |
Описание |
Экспертное заключение (1 экземпляр, 2 экземпляр) | Письменное уведомление о ходе и результатах проведенного исследования, и о выводах эксперта по поставленным перед ним вопросам. Первый экземпляр остается на предприятии. Второй экземпляр передается клиенту. |
Отчет (1 экземпляр, 2 экземпляр) | Акт, составленный в соответствии с законодательством РФ, включающий в себя обоснованное профессиональное суждение оценщика относительно стоимости объекта оценки. Предназначенный для заказчика оценки и пользователей отчета об оценке. Первый экземпляр остается на предприятии. Второй экземпляр передается клиенту. |
Заявление | Письменное обращение, поданное клиентом, на оказание необходимых услуг. |
Обработанное заявление | Обработанное письменное заявление, поданное клиентом, на оказание необходимых услуг. |
Информация о требуемой услуге | Информация из хранилища Услуг о требуемой услуге. |
Информация для договора | Необходимая информация для заключения договора. |
Информация о клиенте | Необходимая информация о клиенте для заключения договора. |
Договор | Официальный документ на оказание необходимой услуги между заказчиком и предприятием. |
Информация из договора об услуге | Необходимая информация о требуемой услуге из договора. |
Информация для годового отчета | Необходимая информация для составления годового отчета ни предприятии. |
Годовой отчет | Внутренний документ, в котором отражена деятельность предприятия за год. |
На основании анализа разработанной модели потоков данных (as-is) были выявлены узкие места:
- Большой объем бумажного архива;
- Проблема оперативного получения необходимой информации из/о запрашиваемом документе.
В связи с этим было принято управленческое решение – о разработке технического задания на внедрение электронного архива на предприятие.
Библиографический список
- ГОСТ21.1003-2009. Учет и хранение проектной документации.
- ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.
- Электронные архивы: автоматизация и процессы [Электронный ресурс]. – 2011. – Режим доступа: http://www.doc-online.ru/a_id/315/