5 самых распространенных ошибок бизнеса при обработке персональных данных

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту данных). В разных странах определение персональных данных может немного отличаться, однако существуют общие категории данных, которые обычно считаются персональными, а именно это:

  • Идентифицирующие данные;
  • Контактные данные;
  • Биометрические данные;
  • Финансовые данные;
  • Медицинская информация;
  • Интернет-данные;
  • Социальные сети и профили;
  • Профессиональные данные.

Идентифицирующими считаются данные, позволяющие однозначно идентифицировать конкретного человека:

  • ФИО (имя, фамилия, отчество);
  • Дата рождения;
  • Паспортные данные;
  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • Адрес проживания.

К контактным данным относится информация, позволяющая связаться с человеком:

  • Номер телефона;
  • Электронная почта;
  • Почтовый адрес.

Биометрическими являются данные, основанные на физических характеристиках человека, то есть:

  • Отпечатки пальцев;
  • Радужка глаза;
  • Голосовые образцы;
  • ДНК.

Финансовыми данными считается информация, связанная с финансовыми операциями и состоянием субъекта:

  • Банковские реквизиты (номер счёта, карты);
  • История транзакций;
  • Кредитная история.

Медицинская информация о здоровье человека, это:

  • Медицинские диагнозы;
  • Результаты анализов;
  • Информация о лечении.

К интернет-данным относится информация об использовании интернета и электронных устройств:

  • IP-адреса;
  • Cookies;
  • Данные о посещаемых сайтах;
  • Геолокационная информация.

Социальные сети и профили — это информация из социальных сетей и других интернет-платформ:

  • Профили в соцсетях (Facebook*, VK, Instagram* и др.);
  • Личные сообщения;
  • Посты и комментарии.

К профессиональным данным относится информация о профессиональной деятельности человека:

  • Место работы;
  • Должность;
  • Трудовая книжка;
  • Уровень образования.

Существуют ещё специальные категории персональных данных, которые считаются особо чувствительными и требуют повышенной защиты. Это:

  • Расовая принадлежность;
  • Национальность;
  • Политические взгляды;
  • Религиозные убеждения;
  • Судимости;
  • Членство в профсоюзах.

Персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к конкретному человеку. При сборе, хранении и обработке таких данных необходимо соблюдать требования законодательства, чтобы предотвратить утечку и неправомерное использование личной информации.

Пять самых распространённых ошибок бизнеса при обработке персональных данных.

В современном мире персональные данные стали ценным активом для любого бизнеса. Они используются для улучшения клиентского опыта, персонализации предложений, анализа поведения пользователей и многого другого. Однако обработка этих данных требует соблюдения строгих правил и норм, чтобы избежать нарушений законодательства о защите персональных данных. Рассмотрим пять наиболее распространённых ошибок, которые допускают компании при работе с персональными данными.

1. Отсутствие информированного согласия

Одна из основных проблем заключается в том, что многие компании собирают и обрабатывают персональные данные без получения явного согласия от субъектов данных. Это особенно актуально для онлайн-сервисов, где пользователи часто сталкиваются с длинными пользовательскими соглашениями, которые никто не читает до конца. Важно помнить, что согласие должно быть добровольным, конкретным, осознанным и недвусмысленным. Если компания собирает данные без чёткого согласия, она нарушает закон.

Решение: Компании должны предоставлять понятную информацию о целях обработки данных и получать однозначное согласие перед началом сбора информации. Также важно предоставить пользователям возможность легко отозвать своё согласие.

2. Недостаточная защита данных

Кибератаки становятся всё более частыми, а утечка данных может нанести серьёзный ущерб репутации компании и привести к крупным штрафам. Многие организации недооценивают важность защиты персональных данных и используют устаревшие методы шифрования или вовсе пренебрегают ими.

Решение: Необходимо внедрять современные технологии защиты данных, такие как шифрование, двухфакторная аутентификация и регулярные обновления программного обеспечения. Кроме того, следует проводить обучение сотрудников основам кибербезопасности.

3. Необоснованное хранение данных

Некоторые компании продолжают хранить персональные данные даже после завершения их использования. Это противоречит принципу минимизации данных, который гласит, что нужно собирать и обрабатывать только те данные, которые необходимы для достижения конкретных целей.

Решение: Следует разработать политику хранения данных, которая будет предусматривать удаление или анонимизацию данных после окончания срока их актуальности. Регулярная ревизия баз данных поможет выявить и удалить ненужные записи.

4. Неправильное делегирование полномочий

Иногда компании передают обработку персональных данных третьим лицам без должной проверки их надёжности и соответствия требованиям законодательства. Это может привести к утечке данных или другим нарушениям.

Решение: Перед передачей данных сторонним организациям необходимо заключать договоры, которые будут регламентировать права и обязанности обеих сторон. Также стоит регулярно проверять соответствие подрядчиков требованиям безопасности.

5. Игнорирование прав субъектов данных

Законодательство предоставляет субъектам данных ряд прав, таких как право на доступ к своим данным, исправление неточностей, ограничение обработки и удаление данных («право на забвение»). Некоторые компании игнорируют эти права или затрудняют их реализацию.

Решение: Нужно обеспечить прозрачность процесса обработки данных и предоставить пользователям удобные способы реализации своих прав. Например, создать форму на сайте, через которую можно подать запрос на изменение или удаление данных.

Эти ошибки могут привести к серьёзным последствиям для бизнеса, включая штрафы, потерю доверия клиентов и судебные разбирательства. Чтобы избежать подобных проблем, компаниям необходимо уделять внимание вопросам защиты персональных данных, обучать персонал и регулярно пересматривать свои политики и процедуры.

Как правильно хранить персональные данные?

Правильная организация хранения персональных данных является важным аспектом работы любой компании, так как несоблюдение требований законодательства может повлечь за собой серьезные последствия, начиная от штрафов и заканчивая потерей доверия со стороны клиентов. Вот несколько ключевых принципов правильного хранения персональных данных:

  1. Соблюдение принципа минимизации данных.Согласно этому принципу, вы должны собирать и хранить только те данные, которые действительно необходимы для выполнения ваших бизнес-задач. Избыточные данные увеличивают риск утечки и усложняют управление безопасностью. Следует определить минимальный набор данных, необходимых для выполнения каждой задачи. Периодически проводить аудит хранимых данных и удалять те, которые больше не нужны.
  2. Шифрование данных. Шифрование помогает защитить данные от несанкционированного доступа, даже если злоумышленники получат физический доступ к носителям информации. Следует использовать современные алгоритмы шифрования (например, AES-256).иХранить ключи шифрования отдельно от самих данных Обеспечить защиту ключей шифрования с помощью надежных методов (например, использование аппаратных модулей безопасности – HSM).
  3. Контроль доступа. Доступ к персональным данным должен предоставляться только тем сотрудникам, которым он необходим для выполнения служебных обязанностей. Это снижает вероятность случайной или преднамеренной утечки данных. Необходимо разграничивать доступ к данным на основе ролей и обязанностей сотрудников Регулярно пересматривать списки доступа и обновлять их при изменении должностных обязанностей. Вести журнал доступа к данным для отслеживания действий сотрудников.
  4. Резервное копирование. Регулярные резервные копии помогут восстановить данные в случае аварии или атаки, но они также требуют такой же защиты, как и исходные данные.Следует создавать резервные копии на регулярной основе. Шифровать резервные копии и защищать их паролями или ключами. Хранить резервные копии в защищенных местах, предпочтительно вне офиса.
  5. Мониторинг и логирование. Постоянный мониторинг системы позволяет своевременно выявлять подозрительные активности и предотвращать возможные угрозы. Необходимо настроить систему мониторинга событий безопасности. Логировать все операции с персональными данными, включая доступ, изменения и удаления. Анализировать журналы на предмет аномалий и подозрительных действий.
  6. Физическая безопасность. Помимо цифровых мер защиты, важно обеспечить физическую безопасность серверов и других устройств, на которых хранятся персональные данные.Нужно обеспечить ограниченный доступ к помещениям, где находятся сервера. Использовать систем видеонаблюдения и охранных сигнализаций. Применять биометрических систем контроля доступа.
  7. Соответствие законодательству. Соблюдение нормативных актов, регулирующих обработку персональных данных, таких как Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных» в России или GDPR в Европейском Союзе, является обязательным условием для ведения легальной деятельности. Необходимо ознакомиться с требованиями законодательства и адаптировать внутренние процессы под них. Назначить ответственного за соблюдение требований по защите персональных данных (например, Data Protection Officer). Проводить регулярные аудиты и оценки рисков, связанных с обработкой персональных данных.

Хранение персональных данных требует комплексного подхода, включающего технические, организационные и правовые меры. Следуя этим рекомендациям, вы сможете минимизировать риски утечек и соответствовать законодательным требованиям, обеспечивая безопасность и доверие ваших клиентов.

Специализированные компании, оказывающие услуги по подготовке документов, связанных с обработкой персональных данных согласно Федеральному закону № 152-ФЗ “О персональных данных”, могут предложить полный спектр услуг, включая разработку политик конфиденциальности, инструкций по обработке данных, проведение аудитов и многое другое. Вот список некоторых компаний, которые предоставляют такие услуги:

  1. ИнфоТеКС. Компания специализируется на информационной безопасности и предлагает комплексные решения по защите персональных данных. Услуги включают разработку всех необходимых документов, консультирование и внедрение систем защиты.
  2. Kaspersky Lab. Помимо антивирусного ПО, Kaspersky также оказывает консалтинговые услуги в области информационной безопасности, включая подготовку документации по 152-ФЗ.
  3. Cisco Systems. Cisco предлагает широкий спектр решений в сфере IT-безопасности, включая консультации и помощь в разработке документов по защите персональных данных.
  4. Лаборатория Касперского. Еще одна крупная компания, специализирующаяся на информационной безопасности. Оказывает услуги по разработке и внедрению систем защиты персональных данных, а также готовит необходимую документацию.
  5. InfoWatch. InfoWatch занимается разработкой и внедрением систем защиты информации, включая персональные данные. Компания также предлагает услуги по созданию необходимой документации.
  6. Softline. Softline предоставляет услуги по защите информации и консультирует по вопросам обработки персональных данных. Специалисты компании помогают подготовить все необходимые документы.
  7. Группа компаний «Техносерв». Один из крупнейших российских интеграторов информационных технологий. Оказывает полный цикл услуг по обеспечению информационной безопасности и защите персональных данных, включая документальное сопровождение.
  8. IBS. IBS предоставляет услуги в сфере ИТ-консалтинга, включая вопросы защиты персональных данных. Компания разрабатывает документацию и внедряет системы защиты информации.
  9. Group-IB. Group-IB специализируется на расследовании инцидентов в области информационной безопасности. Компания также оказывает услуги по оформлению документов, соответствующих требованиям 152-ФЗ.
*Социальная сеть принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещённой на территории РФ.

Дата публикации статьи: 14.12.2021