ИИ для бизнес-процессов: как превратить старые регламенты в наглядные схемы

Проблемы с «кладбищем документов» возникают если неправильно писать регламенты: делать их длинными, скучными и писать их на сложном языке, как следствие, работники не будут их читать и важная рабочая инструкция может быть проигнорирована. Для решения данной проблемы возможна оптимизация (сократить или структурировать текст документов), улучшить стиль (упростить язык, использовать примеры) или же возможно использование новых технологий: использование искусственного интеллекта, автоматизации, поиска по документам для того, чтобы повысить доступность и читабельность регламентов.

В данной статье подробно разбирается современный подход, который дает этим «мертвым» документам вторую жизнь. Речь пойдет про превращение регламентов в рабочие схемы процессов с помощью искусственного интеллекта – технологию, которая уже сегодня доступна для бизнеса и позволяет навести порядок в работе.

1. Почему текстовые регламенты проигрывают визуальным моделям

Текстовые регламенты проигрывают визуальным моделям (графическим схемам) из-за сложности восприятия информации и сложности синхронизации. Это связано с особенностями восприятия текста и визуальных моделей, а также с задачами, для которых используются эти форматы.

Например, фраза «Менеджер передает заявку руководителю на согласование» может трактоваться по-разному, а схема же заставляет четко показать последовательность и условия.

Недостатки текстовых регламентов:

Длинные и объемные документы

Работникам сложно найти нужную информацию в перегруженных текстах.

Скучный и неинтересный контент

Из-за монотонного стиля и отсутствия визуальных элементов информация воспринимается хуже.

Сложный и непонятный язык

Профессиональный жаргон и запутанные формулировки делают документы недоступными для понимания, снижая их эффективность.

Отсутствие актуальности

Документы быстро устаревают и теряют свою ценность, становясь «мертвым грузом».

2. Технология «оживления»: превращаем текст в схему с помощью ИИ

С помощью генерации схемы, графика и диаграммы с использованием искусственного интеллекта открывается новая возможность в визуализации данных для бизнеса. Это очень облегчает работу с информацией, экономит время и не требуются специальные навыки и знания.

Визуализация данных разделяется на четыре этапа:

Этап формулировки задачи – зависит от результата, который вы хотите получить. Это могут быть как схемы процессов, круговые диаграммы, линейные графики и т.п.
Этап подготовка данных – подготовка текстового описания или числовых данных.
Этап составления запросов – чем более подробный и точный будет промпт, тем более точным будет результат.
Этап доработки результатов (если необходимо) – необходимо проверить полученную схему или график, и если необходимо, то внести корректировки.

3. От схемы к действию: что делать с полученной моделью?

Скопируйте текст из регламента или технического задания и получите BPMN-модель, которую можно продолжить улучшать

Система проанализирует ваш процесс и подскажет, куда и как он может развиваться, заполнив модель за вас

Анализ и точки улучшения

ИИ проанализирует вашу модель и подскажет места для улучшения, точки несовершенства, потенциал для автоматизации или оптимизации

Генерация описаний для регламентов

Система автоматически сгенерирует конкретное описание задачи исполнителя в процессе, которое можно выгрузить в регламент

1. Введите текст – получите BPMN-модель

Просто опишите простыми словами ваш бизнес-процесс (или вставьте описание из регламента) и получите качественную модель BPMN, которую можно использовать в работе.

2. Следующие элементы процесса

Ускорьте моделирование процессов – ИИ учтет контекст вашей модели BPMN и предложит логичное развитие процесса. Поможет, если вы застряли или заказчик сам не знает, куда развивается процесс.

3. Подробный анализ модели

ИИ подробно проанализирует вашу модель процесса и подскажет конкретные советы по улучшению. Экономьте время и улучшайте процессы за 10 минут!

4. Генерация описания для регламента

ИИ учтет весь контекст бизнес-процесса и сформирует отличную инструкцию для исполнителя, которая может быть выгружена в регламент

4. Практическая польза: что вы получаете в итоге?

Благодаря ИИ генерации схем и графиков вы получаете очевидные плюсы, а именно:

Экономится время. Достаточно только описания задачи, и результат будет сразу же готов, что сопоставимо по времени с ручным способом.
Благодаря автоматизации обработки больших массивов с данными, искусственный интеллект быстро обрабатывает нужные объемы информации.
Обеспечение адаптивности: возможен выбор стиля, цветовой гаммы, уровня детализации в любом количестве вариаций по желанию пользователей.
Не требуются специальные навыки. Создавать качественные визуализации может любой пользователь, даже если он ранее никогда этого не делал и не знаком с графическими редакторами и другими специальными программами.
Обеспечение интерактивности. Онлайн ИИ сервисы для генерации схем и графиков позволяют отредактировать результат прямо в браузере после генерации.
Автоматизация бизнес-процессов с помощью ИИ обеспечивает оптимизацию производственных операций и процессов на предприятии.
Обучение персонала. Внедрение искусственного интеллекта сокращает расходы на обучение персонала. Навыки самообучения повышают способность к адаптации.
Улучшается пользовательский опыт. Самостоятельное обучение и обработка больших массивов данных, ИИ системы показывают отличный результат в задаче по клиентскому обслуживанию. Умный чат-бот на основе нейросети может общаться с клиентами и предоставляет круглосуточную поддержку. С помощью таких чат-ботов компания может укрепить лояльность своих клиентов.
Прогнозная аналитика. С помощью искусственного интеллекта обрабатываются большие объемы данных, находятся закономерности, формируются логические выводы и строится релевантный прогноз. Нейросети по анализу больших данных могут в онлайн режиме помогать компаниям в более быстром принятии верных решений по сравнению с конкурентами.
Минимизируются ошибки, связанные с ручным составлением. Алгоритм машинного обучения постоянно обучается и интерпретирует входные данные и создает визуализацию без ошибок. Встроенная автоматическая проверка на самые популярные ошибки в BPMN с наличием удобных подсказок позволит вам исправить ошибки при их наличии.
Возможность быстро создать схемы и диаграммы — ИИ практически моментально создаст графическое представление даже самого сложного процесса.

Заключение

Благодаря интеграции ИИ в бизнес-процесс компании оптимизируют ключевые операции, автоматизируют повторяющиеся или трудоемкие задачи, формируется продуктивная и точная аналитика. Комплексная интеграция ИИ и BPM используя стратегический подход позволяет получать существенную выгоду для бизнеса – повышается операционная эффективность и удовлетворенность клиентов, улучшаются процессы принятия решений в компании. Как результат вы получаете более адаптивный, динамичный и более приспособленный для работы в цифровое время бизнес.

Дата публикации статьи: 18.09.2021