На сегодняшний день автоматизация закупочной деятельности представляет собой комплекс мер, направленный на упрощение процесса закупочной деятельности с целью обеспечения эффективности и прозрачности процедуры закупок.
В технологии бизнес-аналитики одним из трендов является работа систем, позволяющих быстро обрабатывать полученные данные и огромный объем информации. Система BI является одним из представителей данного направления.
Во многих организациях, имеющих сложную дифференцированную структуру, особенно актуальным является вопрос, касающийся быстрого анализа имеющейся информации и сбора данных, находящихся в разных базах данных.
Внедрение системы BI на основании современных технологий собирать, обрабатывать и консолидировать данные из большого объема информации и в конечном итоге получать структурированный отчет для принятия дальнейших решений. Ключевым инструментом BI-системы является конструктор отчетов, позволяющий формировать данные в необходимых форматах и необходимой степенью детализации [3].
В 2021 году Министерством информационных технологий и связи Нижегородской области совместно с Бюджетными и Финансовыми технологиями (далее – БФТ) в лице подрядчика был внедрен BI-инструмент для анализа закупочной деятельности на базе аналитической платформы Polymatica. Данный инструмент является централизованной системой в целях управления закупочной деятельностью и входит в единую финансовую систему Нижегородской области. Базовой основой является информационная система «АЦК-Госзаказ»[2].
Целью проекта является обеспечение Министерства финансов и Министерства экономического развития и инвестиций Нижегородской области эффективным инструментом для аналитической деятельности в области государственных и муниципальных закупок. Встроенная платформа Polymatica является инструментом реализации для взаимодействия большого объема данных с автоматической системой подготовки отчетности по установленным критериям. В заданных разрезах указанные выше министерства осуществляют качественный анализ государственных и муниципальных закупок.
Система BI способствует решению аналитических вопросов посредством многоуровневого анализа имеющихся данных. Производится комплексный анализ данных и ключевых показателей закупочной деятельности и формируется многолетняя отчетность, позволяющая грамотно оценивать текущую ситуацию. Источником данных является централизованная система управления закупками.
Платформа Polymatica позволяет проследить закупочный процесс, детализировав его до конечной закупки. Таким образом, становится доступной информация по каждой процедуре, в структуре которой указываются данные количестве и цене товара. Благодаря такой системе осуществляется контроль средств от общего числа бюджета, который планируется на реализацию задействованных закупок, отслеживать заказчиков, которые неравномерно используют средства в течение финансового года. В рамках данной системы осуществляются следующие функции:
- ход исполнения заключенных контрактов;
- контроль закупочной деятельности;
- система закупок в разграничении способов определения поставщика – подрядчика или исполнителя;
- контроль привлечения региональных поставщиков для исполнения контрактов как в целом по региону, так и в разрезе отдельных заказчиков;
- контроль объема экономии с целью выявления заказчиков, систематически завышающих начальную цену контракта, а также способов определения поставщика, обеспечивающего высокую экономию;
- контроль выполнения требований по привлечению субъектов малого предпринимательства к участию в закупках;
- выявление приоритетных способов определения поставщика для дальнейшего сопоставления со спецификой деятельности и принятием управленческих решений;
- выявление заказчиков, отклоняющихся от графика размещения закупок;
- выявление заказчиков, не использующих преференции при размещении закупок;
- выявление ведомств/заказчиков, которые привлекают наибольшую долю региональных поставщиков [1].
Круглосуточный доступ к единому информационному пространству организовывается руководителям и представителям органов власти Нижегородской области, в котором содержится вся достоверная и актуальная информация по основным критериям и показателям закупочной деятельности Нижегородской области.
Эффективность государственного управления и оптимизация расходов на закупочную деятельность повышается за счет действующего функционала единой финансовой системы Нижегородской области. Благодаря ей обеспечивается текущий анализ расходной деятельности на стадии реализации закупок, принятия финансовых и управленческих решений, что будет подтверждаться грамотно сформированной и структурированной информации и соответствующей отчетности.
Библиографический список
- Постановление Правительства Нижегородской области от 23 марта 2018 г. № 194 «О мониторинге закупок товаров, работ, услуг на территории Нижегородской области»// СПС КонсультантПлюс (дата обращения 15.08.2022)
- «Общественный портал госзакупок»//URL: https://www.gov-zakupki.ru/ (дата обращения 15.08.2022)
- Морозов Александр Сергеевич, Извеков Евгений Викторович Контроль и анализ закупок в бизнесе // Вестник ГУУ. 2014. №13. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kontrol-i-analiz-zakupok-v-biznese (дата обращения: 15.08.2022).