Развитие информационно-коммуникационных технологий во второй половине 20-го века, включающее в себя создание и масштабное внедрение информационных систем, с уверенностью можно назвать информационной революцией, ведь по своей насыщенности, темпу, глобальности история человечества не имеет подобных аналогов. ИКТ в настоящее время занимают важное место во всех сферах человеческой жизни, не обделив вниманием и предпринимательскую деятельность.

В последнее время в России активно развивается предпринимательская инициатива, что качественно и количественно подтверждается  возникновением множества индивидуальных предпринимателей, крупных холдингов и корпораций. Но, стоит отметить, что российские предприниматели до сих пор используют устаревшие методы управления, появившиеся еще во времена централизованной экономики.

Некоторые российские компании уже давно пришли к выводу, что автоматизация многих процессов, важных для предприятия, необходима. Одним из таких процессов является учет рабочего времени сотрудников. Но большинство руководителей не стремятся автоматизировать данный процесс и тратят на него огромное количество временных и рабочих ресурсов. При этом руководители сталкиваются с множеством проблем, таких как:

1. получение необъективной информации – очень часто сотрудники делают ошибки в заполнении отчетности или вносят неправдивые данные в табеля учета использования рабочего времени;
2. спорные данные – иногда, сотрудник не соглашается со правдивостью приведенных данных о нарушениях трудовой дисциплины, что приводит к конфликтной ситуации;
3. невозможность уследить за всеми – если численность сотрудников в компании невелика, проконтролировать работу персонала и соблюдение рабочего процесса можно, но если количество сотрудников превышает десятки, а то и сотни человек, учет рабочего времени заметно усложняется.

Именно по этим причинам для упрощения процесса учета рабочего времени сотрудников применяются автоматизированные системы. Данная система позволяет своевременно и оперативно упорядочить  данные о сотрудниках на предприятии, вне зависимости от сферы и масштабов деятельности.

Основной принцип работы автоматизированных систем учета рабочего времени – учет общего количества фактически отработанных сотрудником часов, а так же учет всех опозданий, ранних уходов с работы, командировок, отпусков, отгулов и больничных. Данная система обладает функцией выдачи отчетов по всем параметрам, перечисленным выше, при любой необходимости, вне зависимости от времени.

Информационные системы учета рабочего времени сотрудников позволяют решить следующие задачи:

1. экономия финансовых и временных ресурсов;
2. повышение уровня трудовой дисциплины;
3. обеспечение корректного расчета заработной платы за фактически отработанные часы;
4. упрощение процедуры заполнения отчетности;
5. учет всех рабочих факторов при управлении персоналом.

Для каждого сотрудника определяется время его нахождения на территории предприятия, которое указывается в системе в качестве фактически отработанного, так же выдается ключ – уникальный признак сотрудника (как правило – код электронной карты), хотя учет рабочего времени может проводиться и с помощью отпечатка пальца сотрудника или ввода PIN-кода. Учет рабочего времени в автоматизированных системах осуществляется путем сравнения зафиксированных приходов и уходов с заданным графиком рабочего дня для конкретного сотрудника.

Процедура регистрации сотрудника в системе достаточно проста и доступна для понимания каждого сотрудника: работнику необходимо поднести свою карточку-ключ к терминалу.

Система учета рабочего времени обладает функцией выводов статистики и формирования отчетов. Формируемые системой отчеты зависят от поставленной перед ней задачей. Существует несколько видов критериев деления отчетов: приходы и уходы сотрудников, типы нарушений (опоздание, ранний уход с рабочего места), переработки, интервалы, по отдельным сотрудникам и отделам предприятия.

Так же, информация, полученная с помощью терминалов, импортируется в программу расчета заработной платы сотрудников.

Анализируя информацию, представленную выше, можно сделать вывод, что использование информационной системы автоматизированного учета рабочего времени сотрудников имеет следующие положительные стороны:

1. Экономия временного ресурса. Устаревшие методы учета рабочего времени трудоемки и продолжительны по времени, учитывая большой объем информации, вписываемой в ручную. Система учета рабочего времени позволяет значительно сократить время контроля и потратить его на основной рабочий процесс;
2. Автоматический сбор данных. Руководителям не требуется контролировать сотрудников частыми обходами отделов и фиксированием данных вручную для отчетности. Вся необходимая информация и данные собираются с помощью терминала автоматически;
3. Контроль нарушений. Использование системы учета рабочего времени позволит контролировать временной распорядок дня каждого сотрудника, учитывая все приходы, уходы, переработки и интервалы отработанного времени.

1. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ// КонсультантПлюс. 1997-2016 [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_34683/, (дата обращения: 03.06.2016).

Все статьи автора «Резниченко Дарья Александровна»