Предъявляемые современными условиями требования к системам по работе с кадрами могут быть удовлетворены лишь при помощи различных средств автоматизации. Управленческий опыт показывает, что для решения задач данного класса не обойтись без применения компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и предоставлять пользователям необходимую информацию.
Научно-технический прогресс привёл к необходимости внедрения автоматизированных кадровых систем управления, автоматизированных систем сбора и обработки информации.
Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель создания и функционирования системы. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решения по задачам из любой области, в том числе по вопросам, связанным с подбором кадров.
Информационная система – это совокупность, состоящая из персонала, одного или нескольких компьютеров, соответствующих средств программирования, физических процессов, средств телекоммуникации и других объектов, образующих автономное целое, способное осуществлять обработку или передачу данных.
С начала 90-х годов XX века информационные системы становятся стратегическим источником информации, и используется на всех уровнях организации любого профиля, помогая привлекать достойные кадры, создавать передовые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, содействовать в поиске перспективных партнёров.
Сегодня для этих целей разработаны специальные программы кадрового документооборота. Важно подчеркнуть, что программные продукты, приобретаемые для кадровой работы, необходимо проверять на предмет их соответствия требованиям ГОСТа, так как приходится констатировать, что во многих из них зачастую не реализованы на должном уровне даже наиболее важные функции для работы с кадрами [1, c. 132].
Развитие концепции информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, их последовательного развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья организации. Можно предположить, что глобальная интеграция в сфере разработок информационного программного продукта и поставка высокоуровневых услуг станет фундаментом информационного бизнеса недалекого будущего.
Внедрение в структуру организации информационных систем способствует достижению следующих эффектов:
1 организационный эффект:
– оптимизация использования профессиональных качеств сотрудников за счёт автоматизации трудоёмких рутинных процедур;
– замена бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере;
– совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в организации;
– обеспечение достоверности информации.
2 Экономический эффект:
– снижение административных накладных расходов;
– снижение затрат на использование аппаратных средств;
– снижение затрат на производство продуктов и услуг;
– завоевание новых рыночных ниш.
3 Социальный эффект:
– введение полной индивидуальной трудовой истории персонала;
– персональный учёт заработной платы и пенсионных накоплений сотрудников;
– подготовка руководящего резерва.
Существует несколько наиболее важных групп функций работы кадровых программных продуктов.
Ведение штатного расписания компании. Ведение штатного расписания компании должно осуществляться специальной программой, легко настраиваемой под любую организационную структуру. Ниже представлен краткий перечень функций, необходимых для успешной работы подобной программы:
– формирование структуры штатного расписания;
– формирование списков штатного состава;
– обеспечение уровня организованной иерархии;
– подготовка рабочих отчётов;
– совместительство и совмещение должностей;
– проведение расчёта потребности в кадрах;
– формирование альтернативного штата расписания;
– обеспечение наличия фотографии в списках штатного состава [2, с. 35].
Преимуществом программ данного класса является возможность формирования штатного расписания любой сложности, его графического представления, привязки к каждой должности персональных сведений о работнике, формирование списка наименований должностей, автоматического подсчёта по заданным показателям. Всё это особенно актуально для крупных организаций, обладающих сложной иерархической структурой.
Ведение кадрового учёта. Функции программного продукта, необходимые для эффективного ведения кадрового учёта:
1) автоматическое ведение документооборота;
2) формирование различных графиков работы сотрудников;
3) учёт сверхурочных часов;
4) учёт материальных помощи и ссуд;
5) учёт сдвигов, разделения и переноса отпусков.
Большинство солидных кадровых программ содержит табель учёта рабочего времени. Каждый такой табель предусматривает наличие:
– персонального табеля рабочего времени каждого сотрудника;
– табеля учёта рабочего времени на каждое подразделение;
– функции формирования отчётов и выписок для бухгалтерии;
– функции автоматического занесения в табель отпусков и отгулов;
– функции формирования табелей командировок, прогулов.
Сервисная поддержка. Помимо автоматизации сложных процессов существуют такие процедуры, как анализ сведений по каждому сотруднику, контроль и напоминание по различным событиям (дни рождения, время окончания контракта). Хорошая кадровая программа обязана иметь сервис, поддерживающий оперативное выполнение подобных действий.
В России каждый год возникает огромное количество небольших компаний, которым необходимы не крупные системы управления персоналом, а функциональные пакеты для автоматизации отдельных кадровых функций. В связи с этим на рынке кадрового программного обеспечения отмечается стабильный спрос на продукты данной категории. Это могут быть автономные пакеты, предназначенные для реализации конкретных кадровых задач, так и комплексные пакеты, автоматизирующие решение определённой совокупности задач.
Рассмотрим особенности двух наиболее популярных пакетов по работе с кадрами: «БОСС-Кадровик» и «Аит:/Управление персоналом».
Кадровый пакет «БОСС-Кадровик» (разработано «АйТи») является составной частью комплексной системы автоматизации управления предприятием «БОСС-Корпорация» и на протяжении многих лет успешно применяется многими крупными компаниями. Программный продукт «БОСС-Кадровик» состоит из отдельных модулей, отвечающих за основные участки работы отдела кадров [3].
Модуль «Штатное расписание» отвечает за соблюдение иерархии подчинённости подразделений организации, поддержку всех структурных единиц штатного расписания и получение основных форм отчетности, как по штатному расписанию, так и по фактической расстановке персонала.
Модуль «Учёт кадров» предусматривает подготовку полных персонифицированных учётных данных по всему персоналу, а также поддержку ведения кадрового документооборота с функцией полного автоматического формирования текста приказов.
Модуль оперативно справляется с задачами по приёму новых сотрудников, ведению личных карточек с фотографиями и архивов приказов, оформлению увольнения сотрудников, оформлению отпусков, учёта получения и ведения трудовых книжек.
Модуль «Расчёт заработной платы» ориентирован на выполнение современных расчётов по оплате труда персонала в полном объёме. В зависимости от потребностей конкретного предприятия в состав системы может быть включён модуль «Учёт табеля рабочего времени», предназначенный для ведения ежедневного табельного учёта непосредственно в подразделениях.
К главным особенностям системы «БОСС-Кадровик» можно отнести следующие возможности:
– генерация произвольных списков, отчётов и выборок;
– максимально долгий срок хранение информации;
– ограничение доступа пользователей к информации;
– поддержка различных типов штатного расписания;
– отдельное ведение списка кандидатов на вакантные места;
– введение ежедневного табельного учёта;
– доступность всех алгоритмов расчёта заработной платы и создание выходных форм для редактирования.
Помимо общих функций управления кадрами, в пакете «БОСС-Кадровик» реализован ряд решений для конкретных отраслей. Для структурных подразделений различных министерств разработаны подходы, полностью учитывающие специфику кадрового учёта соответствующих органов. Это поддержка разветвлённой структуры управления, проведение кадрового деления на аттестованных и вольнонаёмных сотрудников, возможность работы с групповыми операциями, формирование всех принятых форм отчётности.
С внедрением данного проекта компании, заинтересованные в совершенствовании процесса ведения кадрового менеджмента, получили возможность на высоком уровне автоматизировать кадровые функции, обеспечив при этом наиболее оптимальные условия принятия нового решения и чёткое планирование соответствующих статей бюджета.
Программный комплекс «АиТ:/Управление персоналом» (разработано «АиТ СОФТ) содержит ряд специализированных модулей, позволяющих решать широкий круг учётно-статистических и аналитических задач, связанных с управлением трудовыми ресурсами [4].
Кадровый комплекс включает в себя работающие на общей базе данных автономные программы «АиТ:/Кадры» и «АиТ:/Зарплата», а также функциональные модули передачи персональных данных сотрудников в пенсионный фонд и налоговую инспекцию.
Модуль «Штатное расписание» автоматизирует процесс выполнения следующих функций:
– закрепление и ведение в штатном расписании списков должностного и численного состава;
– контролирование кадровых перемещений сотрудников;
– детальное определение квалифицированных требований к сотрудникам.
Модуль «Оплата труда» позволяет осуществлять операции, связанные с расчётом оклада, тарифов, премий и пособий, отпусков и больничных, материальной помощи.
Модуль «Документы» с помощью встроенных текстового редактора и генератора отчётов позволяет получать любые документы, например:
– списки сотрудников;
– личные листики;
– кадровые приказы по персоналу;
– свободная статистика по суммам доходов;
– анкеты и индивидуальные сведения для Пенсионного Фонда и Налоговой инспекции.
Модуль «Картотека» поддерживает ведение кадровых и лицевых карточек, оперативного и долговременного архива, а также карточек текущих начислений.
В 2012 году компания «Интертраст» продемонстрировала новую систему управления электронными документами «CompanyMedia – Управление Электронными Деньгами» (далее СМ-УЭД). Новинка была оценена как компромиссное решение при выборе недорогой, но достаточно функциональной системы.
Помимо таких функций, как ведение штатного расписания, учёт персонала компании, хранение личных дел штатных, внештатных и уволенных сотрудников, автоматизация учёта рабочего времени, работа с приказами по личному составу, оценка и аттестация персонала, подготовка различных справок и отчётов, система «СМ-Управление персоналом» оказывает помощь в автоматизации процесса подбора персонала [5].
Как только возникает потребность в новых сотрудниках, объявляется конкурс и начинается поиск кандидатов, отвечающих установленным нормативными документами требованиям. Также предусматривает возможность не только сбора и хранения информации по внешним и внутренним претендентам, но и поиска резюме в сети Интернет.
Подводя итог можно отметить, что в условиях постоянного увеличения количества и усложнения структуры кадровой информации возникает необходимость в применении современных средств автоматизации кадровой работы.
Внедрение комплексных автоматизированных систем управления позволяет:
– повысить эффективность управления предприятием в целом за счёт рационального использования кадровых ресурсов;
– повысить производительность труда за счёт ускорения и рационализации кадрового документооборота;
– автоматизировать подготовку всех форм отчётности;
– обеспечить контроль над исполнением управленческих решений;
– использовать в процессе принятия решения только достоверную информацию;
– создать единую корпоративную базу данных кадровой информации;
– распределить ответственность за ввод и коррекцию данных;
– повысить общий уровень культуры работы с сотрудниками.
Библиографический список
- Волкова К.А. Предприятие: положение об отделах и службах, должностные инструкции / К.А. Волкова. – М.: Экономика, 2012. – 132 с.
- Коротких Л.В. Совершенствования расстановки кадров на современных предприятиях / Л.В. Коротких, О.А.Лымарева // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2015. №5. С.33-39
- БОСС-Кадровик [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.boss.ru/products/bk-about/.
- Автоматизация управления персоналом [Электронный ресурс]. – Режим доступа:http://www.aitsoft.ru/services/automation.html.
- Валькович О.Н. Социальное партнёрство / О.Н. Валькович, А.М. Асалиев, Г.Г. Вукович. – Саарбрюкен, 2013. – 54 с.