В современном мире успешное развитие производственных и бизнес процессов требует создания эффективной системы управления, основывающейся на данных бухгалтерского учета и информации системы управленческого учета. По оценкам международной консалтинговой компании «McKinsey & Company», эффективность производства российских предприятий в 4 раза ниже, чем в США и Европе [1]. Выявление внутренних резервов развития производственных структур и реализация потенциальных возможностей — важнейшие стратегические задачи, успешное решение которых во многом зависит от правильного понимания долгосрочных целей развития организации, создания действенной системы управления для их реализации. Организационная структура компании, организация производства (работ, услуг), организация и ведение бухгалтерского и управленческого учета, технический уровень оснащения, информационная система управления в определенной степени определяют конкурентоспособность организации. Информационная система управления предприятием базируется на информационной системе бухгалтерского учета, которая должна обеспечивать непрерывную, своевременную, сплошную регистрацию фактов хозяйственной деятельности, их обработку и представление в бухгалтерской (финансовой), управленческой отчетности.
В настоящее время наблюдается повсеместное внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) в сферу управления предприятием. Это вполне понятно, так как автоматизация управления приносит наиболее ощутимый эффект.
Автоматизация – одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов, изделий или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций [2].
Выбор информационной системы следует начинать, когда имеется реальное представление перспектив развития предприятия и того, что планируется получить предприятием от ее внедрения. При этом необходимо учитывать особенности организации и ведения бухгалтерского учета.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета (АФБУ), основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную систему автоматизации учетного процесса, начиная со сбора первичных данных до получения бухгалтерской отчетности [3].
В настоящее время на российском рынке программных продуктов сегмент бухгалтерских программ наиболее объемный и составляет около 500 различных программ.
Наиболее популярными являются: «1С: Бухгалтерия», «БЭСТ», «Турбо-бухгалтер», «Парус», «Инфо-бухгалтер»[3].
Соблюдение принципов бухгалтерского учета при функционировании информационной системы управления обеспечивает точность полученной информации и помогает принимать правильные и эффективные управленческие решение. После этого только информация является полезной, а информационная система выполняет свои функции. Законом РФ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ [4] предусматривается единоличная ответственность руководителя за достоверность представления информации о финансовом положении, финансовом результате экономического субъекта на отчетную дату и движении денежных средств за отчетный период.
Одной из проблем автоматизации бухгалтерского учета является эффективность ее внедрения. Информационная система управления предприятием определяется принципами, которые положены в основу ее построения.
Один из ключевых принципов состоит в том, чтобы информационная технология строилась по непрерывному принципу, согласно которому производственные процессы автоматизируют от первой операции к последней, не разрывая операционную последовательность. Нарушение принципа непрерывности разрывает поток информации, разрушает ее целостность, из-за чего становится необходимым ручной ввод информации, что приводит к существенному повышению трудоемкости выполнения бухгалтерских операций. Создание корпоративных информационных систем предприятий начинается с автоматизации модуля учета (бухгалтерского и налогового учета). Если не автоматизированы подсистемы первичного учета информации, то строить подсистему управленческого учета нецелесообразно, поскольку потребуется ручной ввод значительного объема аналитической информации, достоверность и целостность которой не поддается автоматизированному контролю.
Требование полноты отражения всех фактов хозяйственной жизни путем сплошного учета и своевременного отражения в первичных документах и регистрах бухгалтерского учетах фактов хозяйственной жизни, а также реализация указанных принципов бухгалтерского учета обеспечивают формирование полной, достоверной информации.
Таким образом, автоматический сбор сведений начинается с ввода данных из первичного документа бухгалтерского учета в информационную систему. После создания или получения от контрагента первичного документа, в котором правильно заполнены все первичные реквизиты, начинается ввод данных из документа в информационную систему. Если поток документов большой, эта операция трудоемкая и рутинная, и здесь допускается много ошибок из-за человеческого фактора (быстрой утомляемости, невнимательности), которые в дальнейшем необходимо выявить и исправить. Поэтому для крупных предприятий организовать автоматический ввод данных из первичных документов необходимо с помощью центров обработки данных, что требует разработки системы кодирования бухгалтерской документации и создания механизмов автоматического считывания. Основание центров обработки данных представляется дорогостоящим, но окупится в дальнейшей перспективе.
Широкое распространение получила точка зрения о том, что созданию оптимальной организационной структуры организации и повышению эффективности ее управления способствует аутсорсинг.
Аутсорсинг – передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области [5].
Актуальность управления с использованием аутсорсинга заключается в концентрации собственных усилий организации на ключевых процессах, а процессы, которые для организации являются дорогостоящими, недоступными, трудоемкими, которые она не имеет возможности выполнить качественно и своевременно, как правило, передают на управление внешним исполнителям, специализирующимся в данной отрасли. Потому что не все организации могут себе позволить это по каким-либо техническим или финансовым причинам.
Широкое распространение получил и аутсорсинг бухгалтерских услуг. В Европе бухгалтерский аутсорсинг используют 86 % компаний малого и среднего бизнеса, США — 92 %, Израиле — 96 %. Компании малого и среднего бизнеса передают в первую очередь на аутсорсинг такие функции, как расчет заработной платы и налогов. На российском рынке спрос на подобные услуги последние 10 лет ежегодно увеличивается на 40–50 %, но востребованы они пока чаще всего западными компаниями. По данным компании «Coleman Services», доля заказов со стороны российских организаций составляет примерно 10 % [6].
Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» [4] разрешает вести бухгалтерский учет уполномоченному руководителем организации должностному лицу либо специализированной организации или частному лицу, заключив договор об оказании бухгалтерских услуг. При этом руководитель организации как должностное лицо, ответственное за достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности, должен иметь возможность осуществлять реальный контроль соблюдения требования достоверности, однако законом не предусмотрен механизм реализации контрольной функции при передаче ведения бухгалтерского учета или отдельных бухгалтерских операций стороннему исполнителю.
Если контрольная функция не исполняется, то не соблюдается требование достоверности, если бухгалтерская информация не достоверная – ее нельзя использовать ни для анализа, ни для управления. Использование аутсорсинга бухгалтерских услуг в краткосрочной перспективе позволяет добиться определенного снижения затрат путем сокращения или даже ликвидации бухгалтерской службы, но при этом управление деятельностью предприятия попадает в зависимость от внешнего исполнителя.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что основным предназначением информационной системы управления предприятия является ее способность обеспечивать пользователей достоверной бухгалтерской информацией, которая определяется принципами, заложенными в основе ее построения. С одной стороны, это принципы, определяющие методы ведения бухгалтерского учета, с другой, принципы сбора, регистрации, обработки, передачи информации в бизнес-процессах, реализованные в информационной системе, обеспечивающие достоверность бухгалтерской информации. Соблюдение указанных принципов должно контролироваться самим предприятием. А также их соблюдение позволяет создать эффективную автоматизированную форму бухгалтерского учета, ориентированную на возможности различных ЭВМ, автоматизированных систем, отвечающую потребностям управления и рынка.
Библиографический список
- URL : http://www.tadviser.ru/index.php.
- https://ru.wikipedia.org/wiki/
- http://window.edu.ru/resource/949/53949/files/stup303.pdf
- http://www.assessor.ru/zakon/zakon-o-buhuchete/
- https://ru.wikipedia.org/wiki/Аутсорсинг
- Захарцев С. Н. Информационные технологии в управленческом учете и бюджетировании, автоматизация финансового управления / С. Н. Захарцев // Управленческий учет и финансы. — 2009 г.
- Максимова Г. В. Внутренний аудит в организации / Г. В. Максимова // Актуальные проблемы бухгалтерского учета, отчетности, аудита и налогообложения : сб. науч. тр. (к 350-летию г. Иркутска). — Иркутск : Изд-во ИГЭА, 2011 г.
- Максимова Г. В. Формирование информационной базы операционного аудита научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических наук / Г. В. Максимова, А. О. Алексеев // Известия государственной экономической академии. — 2011 г.
- Максимова Г. В. Формирование контрольной информации в управлении хозяйствующего субъекта / Г. В. Максимова // Вестник Иркутского регионального отделения Академии наук высшей школы России. — 2010 г.