В современной практике управления все больше внимания уделяется управлению проектом как способу развития организации. Разработка и внедрение проекта позволяет мобилизовать специалистов для решения конкретной задачи в определенный срок.
Согласно традиционным подходам проект считается успешным, если он выполнен в срок и в рамках отведенного бюджета. При этом остаются за рамками проекта его коммерческие результаты и, в частности, та прибыль, которую приносит продукт проекта.
В результате успешный проект может принести убытки из-за неверно поставленных целей или изменений на рынке, а оценка исполнения затрудняется многокритериальностью. Поэтому успех проекта зависит в большей степени от действий менеджмента.
Первым шагом к успешному проекту являются грамотно сформулированные цели проекта. После чего определяется масштаб проекта и соответствующее количество работы, которую необходимо будет выполнить.
Планирование проекта требует определение того, какие сотрудники, ресурсы и бюджет необходимы для завершения проекта. Определяются действия, необходимые для получения результатов, оцениваются время и усилия, необходимые для каждого действия, а также зависимости между действиями, и составляется реалистичный график их выполнения.
О планах проектов стоит оповестить проектную команду. Каждый участник команды должен знать свои обязанности. Иначе проект сталкнется с проблемой, когда работники выполняют различные действия, важные, по их мнению, но не делают того, что указал руководитель.
Как только проект начнет свой жизненный цикл, необходимо наблюдать и сравнивать реальный прогресс с запланированным, предоставить команде отчеты о прогрессе. Отслеживание различий между реальными и запланированными затратами, графиком и масштабом позволят успешнее реализовать проект.
Нужно помнить об ограничениях, о рамках, в которых требуется реализовывать проект: затраты, масштаб, сроки. Если руководитель проекта изменяет что-либо, то обязательно должны будут быть изменены и другие один или оба элемента. Управление данными тремя элементами, которые также называются «проектным треугольником», является наибольшей сложностью для руководителей.
Иногда изменяется бизнес-среда после того, как проект был начат, поэтому предположения, сделанные в начале проекта, уже могут быть непригодными. Если руководитель примет все изменения к проекту, то проект превысит бюджет, опоздает или, возможно, никогда не будет завершен.
Управляя изменениями, руководитель может принимать решения о том, стоит или нет внедрять изменения сразу же или позже, в будущем, или их стоит вовсе отменить. Это увеличивает шансы проекта на успех, поскольку руководитель управляет тем, как изменения будут внедрены, может распределить ресурсы соответствующим образом, и может спланировать, как и когда будут выполнены изменения. Неэффективное управление изменениями зачастую является причиной краха проектов.
Риски – это события, которые могут неблагоприятно повлиять на успешность проекта. Риски могут включать в себя: нехватку персонала и технических навыков, необходимых для выполнения работы, несвоевременное аппаратное обеспечение и т.д. Риски будут варьироваться от проекта к проекту, но основные риски проекта должны быть определены как можно раньше. Могут быть составлены планы по избеганию рисков, или, если их нельзя избежать, по смягчению уровня опасности риска. Это более известно как управление рисками. Отсутствие управления рисками является распространенной причиной того, почему проекты терпят крах.
Если предприятие будет использовать данные рекомендации, то это позволит увеличить шанс успешности проекта. А отказ от следования им точно приведет к большой вероятности краха.