ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОЕКТА

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия. Однако в процессе делопроизводства и документирования деятельности руководитель сталкивается с рядом объективных проблем.
Ни один из руководителей не захочет прослыть «канцелярской крысой» и «бюрократом». Но при неумелом руководстве проектом менеджер может легко попасть в ловушку создания кучи документов, что может притупить его рассудительность и привести к неизбежному провалу. Если документацией проекта плохо управляют, она легко может скрыть реальное состояние проекта, создать путаницу и расстроить тех, кому нужны ответы, а также тех, кому нужна реализация проекта.
Основная проблема, с которой сталкиваются руководители проектов при управлении множеством документов, – это огромный объем информации, содержащийся во всех документах проекта, которой еще и нужно поделиться со всеми заинтересованными лицами. Хотя сбор информации о проекте очень важен, многие руководители испытывают трудности с эффективным доступом к наиболее существенной информации во всех документах проекта, чтобы быстро реагировать на острые проблемы проекта и предоставлять информацию об изменении состояния проекта заинтересованным лицам.
Причины этого затруднения лежат в обычном методе, который многие организации применяют для работы с документацией проекта. Многие организации не имеют стратегии документирования, обеспечивающей объединение информации и движения документов проекта среди заинтересованных лиц проекта. В итоге, плохое управление документацией проекта порождает следующие симптомы:
• Недостаток ясности
• Слабая безопасность
• Потеря данных
• Ограниченное сотрудничество
Из общей проблемы огромного количества разнообразных документов по проекту вытекает 2 наиболее важные проблемы:
1. Набор оптимального количества информации для одного руководителя
2. Способы оптимизации и сокращения количества документов.
Первая проблема исходит из физических возможностей человека. Любой человек может воспринимать только определенное количество информации, после превышения этого максимума восприятие, запоминание, обработка документа будет невозможна и может нанести вред здоровью человека.
Физиологи и психологи учатся определять количество информации, которое человек может воспринимать при помощи органов чувств, удерживать в памяти и подвергать обработке. Информацию можно представлять в различных формах: звуковой, знаковой и др.
Если за одну секунду человек получает видео, идущее от глаз к мозгу,а в этом видео 24 кадра/секунду ,то математическими вычислениями можно прийти к выводу, что секунда зрения равна 21,45 ГБ в секунду.
Взрослый человек усваивает лишь 10 процентов прочитанной информации, 20 — на слух, 30 — визуально, 40 — на слух с визуальным подкреплением, 60 — при устном обсуждении, 80 — при самостоятельном поиске и формулировании проблемы и 90 процентов — при самостоятельном формулировании и решении проблемы. Однако чем больший поток информации мы пропускаем через себя, тем труднее сосредотачивать внимание и воспринимать ее. Процент восприятия падает. И в конечном итоге мозг отказывается принимать дополнительные объемы информации. Следовательно возникает задача структурирования информации и документов, передача каждому следующему уровню управления укрупненных данных, предоставления документов в форме таблиц, графиков, диаграмм, которые воспринимаются легче чем сплошной текст.
И из этого логично вытекает проблема, каким образом оптимизировать и уменьшить потоки информации и документов в организации, что станет первым важным шагом к устранению неразберихи в документах в ваших проектах. Следующий шаг – это внедрение передовых методов, разработанных экспертами по управлению проектами, чьей задачей является упорядочивание управления документами.
Неправильное использование документации проекта может минимизировать стратегическое значение, которое руководитель проекта имеет для получения результата проекта. По этой причине выявление проблем в документации проекта так же важно, как и эффективное использование документов проекта.

Все статьи автора «Svetlanka»