УДК 004.91

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ БИЗНЕС-АРХИТЕКТУРЫ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯСТРОИТЕЛЬНОЙ ОТРАСЛИ

Ефремов Дмитрий Викторович1, Ефремова Виктория Александровна2, Кригер Александра Борисовна3
1Дальневосточный Федеральный Университет, магистрант 1 курса
2Дальневосточный Федеральный Университет, магистрантка 1 курса
3Дальневосточный Федеральный Университет, кандидат ф.-м. наук, доцент, научный руководитель

Аннотация
В статье предложено решение задачи совершенствования деятельности малого предприятия строительной отрасли на основе комплексного рассмотрения бизнес-архитектуры предприятия.

Ключевые слова: архитектура предприятия, имитационное моделирование, информационные системы, информационные технологии, моделирование бизнес-процессов, оптимизация, система электронного документооборота


DEVELOPING BUSINESS ARCHITECTURE FOR A SMALL-SIZED CONSTRUCTION ENTERPRISE

Efremov Dmitriy Viktorovich1, Efremova Viktoriya Alexandrovna2, Krieger Alexandra Borisovna3
1Far Eastern Federal University, master student
2Far Eastern Federal University, master student
3Far Eastern Federal University, Candidate of Physical and Mathematical Sciences, associate professor, research supervisor

Abstract
The article provides solution to the problem of developing small-sized construction enterprise performance based on complex business architecture analysis.

Keywords: business process modeling, electronic document management system, enterprise architecture, information systems, information technology, optimization, simulation modeling


Библиографическая ссылка на статью:
Ефремов Д.В., Ефремова В.А., Кригер А.Б. Совершенствование бизнес-архитектуры малого предприятиястроительной отрасли // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2016. № 6 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2016/06/12165 (дата обращения: 26.05.2017).

Основным условием выживания предприятия в конкурентной рыночной среде является достижение возможно лучшего соотношения показателей результатов деятельности и показателей затрат при сохранении необходимого уровня качества продуктов (услуг), им предоставляемым. Указанная цель достигается путем совершенствования основных производственных процессов предприятия с целью сокращения затрат (производственных издержек). Одним из решений, помогающих оптимизировать работу компании, является совершенствование бизнес-архитектуры предприятия. В этом случае перед менеджментом компании стоит сложная задача выбора наилучшего соотношения между изменениями методов управления и технологическими изменениями производственных процессов.

Целью представленного  проекта является совершенствование деятельности предприятия на основе  улучшения бизнес-архитектуры предприятия.

На сегодняшний день в зарубежных странах имеется практика применения архитектурного подхода к сложным организационно-техническим объектам. В России на данный момент времени часто архитектурный подход ограничивается «сервис-ориентированной архитектурой», которая является новым подходом к разработке ИТ-решений. При таком подходе бизнес-приложения и функции разбиваются на отдельные задачи, обращающиеся к сервисам. Использование данного подхода вызвано необходимостью интеграции и взаимодействия приложений в рамках совокупности большого количества информационных систем предприятия или нескольких предприятий, объединенных в целую партнерскую цепочку.

Архитектура предприятия определяет ИТ-инфраструктуру в рамках всей организации в целом (включая партнеров и дру-гие организации, формирующие так называемое «расширенное предприятие») и обеспечивает общую рамочную модель (framework), стандарты и руководства для архитектуры уровня отдельных проектов. Таким образом, под архитектурой предприятия понимается всестороннее и исчерпывающее описание всех ключевых элементов предприятия и межэлементных отношений [1].

Для проведения анализа взаимодействия участников процессов на всех уровнях разрабатываются модели бизнес-процессов. Моделирование бизнес-процессов является основой улучшения качества и эффективности работы организации. Как правило, моделирование бизнес-процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения.

Инструментами анализа и проектирования производственных процессов  являются специальные методы моделирования бизнес-процессов, имитационное моделирование.

Задача решалась для коммерческого предприятия. Данная компания занимается предоставлением услуг по капитальному строительству и ремонту зданий и уникальных сооружений, а так же ремонту автомобильных дорог. Данная компания насчитывает в своем штате 35 сотрудников.

С первичной документацией в компании работает менеджер по работе с первичной документацией, которая поступаем ему в бумажном варианте. Данные документы поступают от всех сотрудников компании, например счет-фактуры, полученные работниками при покупке какого-либо строительного материала. Вторичной документацией компании занимается бухгалтер, приказы выпускает генеральный директор и его заместитель. Регистрация входящей и исходящей документации в компании не ведется.

Описание проблемы, существующей на предприятии, будет осуществляться с помощью двух методов: моделирования и перепроектирования. Выбранный процесс был смоделирован с помощью нотации BPMN. Нотация BPMN (Business Process Model and Notation – модель бизнес-процессов и нотация) используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации BPMN представляет собой алгоритм выполнения процесса. На диаграмме могут быть определены события, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие выполнение процесса. Каждый процесс может быть декомпозирован на более низкие уровни [5]. Основная цель BPMN — создание стандартного набора условных обозначений, понятных всем бизнес-пользователям. Бизнес-пользователи включают в себя бизнес-аналитиков, создающих и улучшающих процессы, технических разработчиков, ответственных за реализацию процессов и менеджеров, следящих за процессами и управляющих ими. Следовательно, BPMN призвана служить связующим звеном между фазой дизайна бизнес-процесса и фазой его реализации [7].

Инструментом моделирования был выбран продукт компании Bizagi – Bizagi Process Modeler. Данный программный продукт является свободным в распространении, но с ограниченным набором возможностей и функций.

Bizagi — это BPM-система, разработанная одноименной компанией, и направленная на моделирование, исполнение, автоматизацию и анализ бизнес-процессов. Система Bizagi включает три модуля для полноценной настройки процессов:

-                   Modeler — полнофункциональная среда моделирования процессов в нотации BPMN;

-                   Studio — среда разработки бизнес-процессов;

-                   Engine — среда исполнения процессов, которая доступна пользователям в любом браузере с любого устройства[7].

С помощью Bizagi Process Modeler можно графически моделировать бизнес-процессы, используя методологию BPMN. Также данное приложение поддерживает совместную работу, имитационное моделирование, экспорт модели в текстовые редакторы и другие форматы. Предназначен для тех, кто заинтересован, главным образом, в анализе, оптимизации, регламентации бизнес-процессов[8].

Процесс сбора пакета документов в коммерческом предприятии представлен ниже на рисунке 1.

 

Рисунок 1. Процесс сбора документации (AS IS)

Как видно из рисунка 1, участниками процесса сбора документации являются генеральный директор, менеджер по работе с первичной документацией и бухгалтер. После того, как будут закончены строительные или ремонтные работы, компании необходимо подготовить заказчику пакет документов, который может  включать в себя: формы, сметы, счета, акты выполненных работ, счета-фактуры, товарные накладные и сертификаты (паспорта) качества на приобретенные товары и услуги. Как только будут готовы сметы и акты выполненных работ, менеджер по работе с первичной документацией формирует пакет счетов-фактур и сертификатов (паспортов) качества.

После того, как будут собраны все необходимые счета-фактуры и сертификаты (паспорта) качества менеджер отдает их проверку генеральному директору, если документы соответствуют всем требованиям, менеджер по работе с первичной документацией вручную составляет перечни счетов-фактур и документов качества.

Затем весь пакет документов снова проверяется на наличие ошибок и подписывается бухгалтером и генеральным директором компании.

На сегодняшний день в компании не создана единая система регистрации документов, не организована система хранения документов (документарные БД или архивы). Первичные документы бухгалтерского учета   генерируются и регистрируются в АИС. Другие электронные документы  хранятся на файловом сервере или привязаны к АРМ сотрудников. Печатные экземпляры документов находятся, как правило, у исполнителя.

Отсутствие единой регламентированной системы документооборота затрудняет поиск и доступ к необходимой документации. Часто возникает ситуация, когда  необходимый документ  не найден. В этом случае практикуется обращение к компании-партнеру, что приводит к временным затратам.

В данном случае было выбрано равномерное распределение, чтобы имитировать работу процесса в реальных условиях, так как имеются данные только о  минимальном и максимальном времени выполнения той или иной бизнес-функции.

Была запущена имитация процесса с использованием Bizagi для оценки выполнения процесса (десять итераций).  Результаты имитации представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Временные затраты на процесс сбора пакета документов (AS IS)

Название операции

Минимальное время на исполнение процесса, минут

Максимальное время на исполнение процесса, минут

Среднее время исполнения, минут

Общее время исполнения, минут

Сбор документации

681,5

1197

1097,41

9003,7

Проверка пакета документов

5

10

14,56

145,55

Подписание  документов бухгалтером

0,5

2

15,22

152,16

Подписание документов директором

0,5

2

1,16

11,63

Получение документов

0,5

15

6,74

60,7

Сбор счетов-фактур и сертификатов/паспортов качества

600

960

729,45

7294,45

Создание копий документов

30

90

51,36

513,61

Запрос на недостающие документы

5

15

12,37

111,32

Формирование реестров документов

40

90

71,43

714,28

Из таблицы 1 видно, что после имитации процесса сбора пакета документов, который будет повторяться десять раз, время, затраченное на данный процесс составит 9003,7 минут, что равно 19 восьмичасовым рабочим дням. Наибольшее время занимает операция сбора счетов-фактур и документов качества. Это происходит из-за того, что в компании не ведется учет поступающей документации, в том числе бухгалтерской. На втором и третьем месте по временным затратам занимают операции формирования реестров документов и создание копий документов, соответственно.

Для решения проблемы потери информации и сокращения временных затрат предлагается ввести на предприятии  систему электронного документооборота. После того, как будет введено новое программное обеспечение процесс сбора документации будет выглядеть следующим образом (рисунок 2).

Рисунок 2. Процесс сбора документации (TO BE)

Как видно из рисунка 2, после введения системы электронного документооборота в компании будет вестись учет поступающих счетов-фактур и документов качества, что поможет сократить процент потери документов, а так же будут автоматизированы процессы печати копий документов и формирования реестра документов, что раньше занимало большое количество времени.

Для оценки временных затрат после внедрения системы электронного документооборота воспользовались функцией имитационного моделирования Bizagi. Результаты имитационного моделирования представлены в таблице 2.

Таблица 2 – Временные затраты на процесс сбора пакета документов TO BE)

Название операции

Минимальное время на исполнение процесса, минут

Максимальное время на исполнение процесса, минут

Среднее время исполнения, минут

Общее время исполнения, минут

Сбор пакета документов

102

318

260,37

2112,01

Подписание  документов

10

20

14,75

147,48

Получение документов

0,5

5

2,98

8,95

Запрос на недостающие документы

5

20

15,95

47,86

Проверка пакета документов

5

30

16,58

165,83

Подписание документов

0,5

2

1,24

12,43

Подготовка счетов-фактур и сертификатов/паспортов качества

80

240

171,95

1719,46

Печать копий документов

0,5

0,5

0,5

5

Автоматическое формирование реестров документов

0,5

0,5

0,5

5

Из полученных данных видно, что за счет ввода системы электронного документооборота существенно будут снижены временные затраты на процесс сбора пакета документов. Так общее затраченное время составит 2112,01 минут или 4,5 восьмичасовым рабочим дням. Это произойдет из-за сокращения времени на процесс подготовки счетов-фактур и документов качества, а так же процессов печати копий документов и составления реестров документов, что будет выполняться автоматически.

На основе проделанной работы можно сделать вывод о том, что выбранные методы – моделирование и имитация бизнес-процессов идеально подходят для выявления проблем, связанных с протекающими в компании процессами. Одним из решений выше описанных проблем является совершенствование бизнес-архитектуры предприятия с последующим изменением схем выполнения процессов.

Введение системы электронного документооборота поможет малому предприятию сократить временные издержки на работу с документами, например, сбор пакета документов, а именно счетов-фактур и документов качества, а так же даст возможность вести учет поступающих документов. В результате чего процент утерянных документов сократится.

Предложенные в работе рекомендации  для коммерческого предприятия могут быть переняты другими компаниями независимо от их рода деятельности.


Библиографический список
  1. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем, http://case-tech.h1.ru/library/vendrov/index.htm.
  2. Defining Architecture for IT: А Framework of Frameworks. (2002). Gartner.
  3. А. Данилин, А. С. (2005). Архитектура и стратегия. «Инь» и «Янь» информационных технологий предприятия. Москва.?
  4. Аншина, М. (2008). Из чего сделана архитектура предприятия? Открытые системы , http://www.osp.ru/os/2008/08/5661468/.
  5. Кригер А.Б. О роли моделирования в совершенствовании бизнес-процессов  / / Экономика. Теория и Практика. Перспективы XXI века: сб. материалов II международной научно-практической конференции  (27 февраля 2015) – Саратов, Издательство: ЦПМ  “Академия Бизнеса” (Саратов), 2015. – с. 48-51
  6. ГОСТ Р ИСО 15704-2008. Промышленные автоматизированные системы. Требования к стандартным архитектурам предприятия и методологиям. М.: Стандартинформ, 2010.
  7. Нотация BPMN, http://www.businessstudio.ru/wiki/docs/v4/doku.php/ru/csdesign/bpmodeling/bpmn_notation.
  8. BPMN [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/BPMN.
  9. Новиков Ф., Иванов Д., Моделирование на UMl: Моделирование структуры [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://book.uml3.ru/sec_3_1.
  10. Проектная документация [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://prj-exp.ru/patterns/pattern_user_guide.php.
  11. Р. Кинзябулатов (2015), Bizagi — система моделирования, разработки и исполнения бизнес-процесса. Описание с примером, https://habrahabr.ru/post/273017/.
  12. Бизнес-консоль, Bizagi [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.b-k.ru/products/bizagi/.


Все статьи автора «Ефремов Д. В., Ефремова В. А., Кригер А. Б.»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: