УДК 658.512

МЕТОДЫ И ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬЮ ИТ-ПРОЕКТОВ

Мунькина Анна Владимировна
Магнитогорский Государственный технический университет им. Г.И.Носова

Аннотация
В статье затрагиваются актуальные на данный момент вопросы проектного менеджмента: рассматриваются методы управления продолжительностью ИТ-проектов, программное обеспечение по управлению проектами. Приводится сравнительная характеристика инструментария по управлению проектами, наибольшее внимание уделено программному средству MS Project, рассмотрен функционал его различных версий.

Ключевые слова: ИТ-проекты, проектный менеджмент


METHODS AND INSTRUMENTS OF MANAGEMENT OF DURATION OF IT PROJECTS

Munkina Anna Vladimirovna
Magnitogorsk State technical university of G. I. Nosov

Abstract
In article the questions of design management actual at the moment are raised: methods of management of duration of IT projects, the software on management of projects are considered. The comparative characteristic of tools on management of projects is provided, the greatest attention is paid to MS Project software, the functionality of its various versions is considered.

Keywords: design management, IT projects


Библиографическая ссылка на статью:
Мунькина А.В. Методы и инструменты управления продолжительностью ИТ-проектов // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2015. № 4. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2015/04/7587 (дата обращения: 26.05.2017).

Ранее, управление проектами использовалось в строительной индустрии, крупных фирмах финансовой направленности и консалтинговых организациях. Сейчас управление проектами распространилось на многие другие сферы деятельности. Наибольшее влияние эта область знаний оказала на сферу информационных технологий. Это объясняется тем, что ИТ-проект требует осуществления календарной увязки большого числа взаимозависимых работ, выполняемых различными компаниями. Именно поэтому, качественное управление проектом невозможно без использования программных средств.

Планирование и управление работами проекта является сложной и, как правило, противоречивой задачей. Оценка времени и стоимости проекта, осуществляемая в рамках этой задачи, производится различными методами. Один из таких методов — метод управления продолжительностью проекта. Управление продолжительностью — неотъемлемая часть любого проекта, и ИТ-проекта, в особенности. Такой проект, как никакой другой, нуждается в грамотном планировании и управлении сроками, поскольку, зачастую именно ИТ-проекты оказывают непосредственное негативное влияние на бизнес в виде простоев производства, перебоев в поставке продукции, невыполнении обязательств перед клиентами или заказчиками, потерь от упущенных выгод.

В настоящее время еще не все руководство компаний знакомо с областью знаний «управление проектами». Как следствие, в их организации отсутствуют специалисты с навыками использования специализированных программных средств, направленных на планирование проектов [1].

В XXI веке информационное общество развивается все больше и больше. Возрастает роль информации и информационных технологий в жизни современного общества, увеличивается количество ИТ-проектов. Риски срыва сроков, превышения трудозатрат и недостижения запланированных результатов по ИТ-проектам особенно высоки [2,4].

Согласно зарубежной статистике, многие ИТ-проекты не достигают своей цели. Так, по разным оценкам, доля ИТ-проектов, потерпевших неудачу, варьируется в пределах 37-75%. Причины провалов активно исследуются и обсуждаются зарубежом, но в России об этом говорят редко, не ведут статистики [5].

Управление продолжительностью ИТ-проекта — один из методов, благодаря которому вероятность успешного завершения проекта возрастает.

Рассмотрим методы управления продолжительностью проекта.

Для оценки продолжительности проекта применяется ряд методов, таких как: метод критического пути, метод критической цепи, метод выравнивания ресурсов, метод статистических испытаний (метод Монте-Карло), метод оценки и пересмотра планов (ПЕРТ, PERT), метод графической оценки и анализа (GERT), метод критической цепи.

Таблица 1 — Обзор методов управления продолжительностью проектов

Название Характеристика
Метод критического пути С его помощью производится расчет теоретических дат ранних и поздних старта и финиша, в ходе которого не учитываются ресурсные ограничения.
Метод критической цепи Этот метод является инструментом для анализа сети, изменения расписания с учетом ограниченных ресурсов.
Метод выравнивания ресурсов Это метод анализа сети, применяемый для расписания, которое уже было проанализировано методом критического пути. Может быть использован в условиях ограничения времени или количества ресурсов. Применяется при переназначении ресурсов.
Анализ сценариев «что если», или метод Монте-Карло

 

При использовании этого метода дается ответ на вопрос: «Что случится, если развитие ситуации произойдет по определенному сценарию?» Осуществляется просчет различных вариантов (например, задержка поставки сырья, увеличение длительности отдельных инженерных операций) или моделируется влияние непредвиденных внешних факторов (например, забастовки или изменения законадательства). Результаты анализа используются для оценки выполнимости проекта при неблагоприятном стечении обстоятельств и для составления резервных планов, планов реагирования для преодоления или смягчения последствий неожиданных событий.
Метод сжатия расписания Метод сжатия расписания позволяет сократить продолжительность проекта, не изменяя, при этом, его содержание, временные ограничения, директивные даты или другие целевые параметры расписания.
Метод оценки и пересмотра планов PERT Program (Project) Evaluation and Review Technique (PERT) — техника оценки и анализа программ (проектов), используемая при управлении проектами. PERT — это способ анализа задач, необходимых для выполнения проекта, а особенно, анализа времени, необходимого для выполнения каждой задачи. Позволяет определить минимально необходимое время для завершения проекта.

PERT представляет собой один из видов анализа с использованием метода критического пути. При этом, каждый из этапов проекта оценивается более детально. Метод предполагает определение оптимистической, пессимистической и наиболее вероятной продолжительности проекта. Метод PERT допускает влияние неопределенности в определении продолжительности операций и анализирует ее воздействие на длительность всего проекта.

Метод графической оценки и анализа (метод GERT)

 

Используется в случае, если последующие задачи могут начинаться после завершения только некоторого числа из предшествующих задач, причем не все задачи, представленные на сетевой модели, должны быть выполнены для завершения проекта.

Основу применения метода GERT составляет использование альтернативных сетей, называемых в терминах данного метода GERT-cетями.

Для того, чтобы применить эти методы на практике, рассмотрим некоторые существующие программные средства по управлению проектами, классифицируя их по типам архитектуры, составу, функционалу, стоимости и т.д.

Программное обеспечение по управлению проектами

Таблица 2 — Типы программного обеспечения для управления проектами

Вид архитектуры Описание
Desktop (Настольные) Представляет собой программное обеспечение с гибким интерфейсом, установленное на компьютер пользователя. Позволяет сохранять информацию в файл, который может быть использован для общего и персонального доступа.
Web-based (Веб-приложения) Веб-приложение, доступ к которому можно получить при помощи браузера.

У такого ПО есть плюсы:

— Доступ с любого компьютера без установки дополнительных приложений;

— Простой контроль доступа;

— Многопользовательский режим;

— Представляет собой одну программу, установленную на центральном сервере;

И минусы:

— Сниженная по сравнению с обычными приложениями скорость работы;

— При возникновении проблем с доступом к серверу или его выходе из рабочего состояния получить информацию будет невозможно.

Персональные Применяется в домашних проектах. Как правило, это однопользовательские системы с простым интерфейсом.
Однопользовательские Используется в качестве персональных или для управления небольшими организациями.
Многопользовательские Предназначены для координации действий нескольких десятков или сотен пользователей. Обычно строятся по технологии клиент-сервер

Рассмотрим программное обеспечение по управлению проектами. Краткий обзор программного обеспечения по управлению проектами представлен в таблице 3.

Таблица 3 — Сравнительная характеристика программного обеспечения по управлению проектами

Название продукта Основные функциональные возможности, востребованные рынком Целевая аудитория, ограничения по применению Принципиальные отличия от аналогичных решений
Microsoft Enterprise Project Management Solution (EPM) Управление портфелем проектов;

календарное планирование и контроль;

управление бюджетом проекта;

управление ресурсами (трудовыми и материальными);

создание отчетов;

корпоративные функции (общие группы проектов и ресурсов, шаблоны проектов и проектной документации, общие регламенты работы);

организация совместной работы; проектный документооборот;

расширение функциональности за счет решений партнеров и сторонних разработчиков (включая отраслевые решения)

Рекомендуется для проектоемких отраслей (строительство, ИТ, консалтинг, банки).

Есть многочисленные отраслевые решения партнеров. Ограничений к применению нет

Простота использования; наличие большого числа партнеров, обеспечивающих все процессы внедрения и поддержки;

снижение рисков за счет наличия многочисленных партнеров, обеспечение возможность подбора лучшего соотношения цена-качество;

простота и скорость обучения; тесная интеграция с офисными приложениями: SharePoint, с ERP-системами, системами документооборота, специализированными системами (например, проектно-сметной документации);

одна платформа, одна среда, привычный интерфейс, опыт работы с Microsoft Project Professional в локальных проектах у многих менеджеров;

гораздо больший объем информации, доступный через форумы, статьи и книги;

наличие профессиональных сообществ, где можно обмениваться опытом, получать поддержку, находить решения своих вопросов, огромный пользовательский опыт

Spider Project Составление расписания исполнения проекта или портфеля проектов с учетом всех имеющихся ограничений (на ресурсы, поставки, финансирование, даты и календари);

оптимизация использования имеющихся ресурсов, составление планов работы ресурсов и подразделений; определение потребности проектов в материалах и оборудовании;

расчет бюджета проекта/портфеля проектов (допускается использование любого числа статей затрат, работа с параллельными оценками стоимости для тех же элементов проектов в разных валютах, с несколькими параллельными бюджетами);

моделирование проектных рисков и определение необходимых резервов (по срокам, стоимости, материалам); ведение управленческого учета по исполнению работ проектов;

анализ исполнения — определение отклонений от утвержденного плана, анализ трендов основных показателей проектов, ведение архивов проектов

Используется практически во всех отраслях экономики. Ограничений по применению нет: от микропроектов (например, ремонт квартир) до мегапроектов, программ и портфелей проектов Оптимизация расписания проекта при любых ресурсных и финансовых ограничениях;

расчет ресурсного критического пути (критической цепи); возможность работы с физическими объемами работ и производительностями ресурсов;            возможность создавать и использовать в проектах корпоративные и ресурсные справочники норм и расценок, а также типовые фрагменты работ; уникальные возможности моделирования работы ресурсов — например, составление расписания и выбор ресурсов исходя из квалификационных требований в операциях проекта;

моделирование сменной работы и т.д.;

особенности моделирования стоимости: возможность моделировать сдельную оплату труда,  задать неограниченное количество составляющих стоимости, моделирование не только расходов, но и доходов;

моделирование рисков и определение необходимых резервов;

определение и анализ трендов любых показателей проекта;

наличие в выходных формах пакета линейной диаграммы, отображающей зависимость от времени, места выполнения работы

Instant Business Network Отслеживание задач проектов, инцидентов и запросов пользователей и клиентов в рамках проектов и текущей деятельности;

интеграция с офисными приложениями Microsoft; контроль и отслеживание выполнения проектов, контроль исполнения задач, поручений в рамках проектов, контроль обработки и выполнения запросов пользователей, отслеживание занятости исполнителей;

гибкая, настраиваемая система отчетов;

возможность настройки custom-полей; синхронизация с MS Outlook;

импорт/экспорт в MS Project, реализация и отслеживание в IBN (не требуется серверная версия MS Project)

Любая проектно- или сервисно-ориентированная компания либо отдел ( от 5 человек) Отсутствие необходимости специализированного обучения персонала основам проектного управления;

возможность для компании «войти» в тему проектного управления с минимальными затратами ресурсов;

простой и понятный интерфейс, подобный MS Office;

самый быстрый старт — требуется только установка серверной части, на клиентских машинах ничего устанавливать не нужно;

поддержка не только проектного управления, но и трекинга инцидентов по текущей работе, внутреннего обмена быстрыми сообщениями и файлами в рамках одной системы, управления и контроля поручений; возможность аренды приложения;

бесплатные обновления текущей версии;

бесплатный курс онлайн-обучения с сертификацией пользователей;

нет ограничения по количеству пользователей

«Офис Управления Проектами» – PMO Web-платформа для управления проектами и портфелями проектов; возможность разработать индивидуальное решение, гибко увязывающее проектную и процессную деятельность компании в одном приложении; предоставление персонального рабочего места для каждого сотрудника организации, обеспечивающего доступ к ресурсам, финансам, планам, документации; обеспечение выбора наиболее выгодных проектов и принятия эффективных инвестиционных решений, управление распределением финансовых и трудовых ресурсов, оптимизация затрат и сроков выполнения проектов, быстрое выявление и решение проблем, контроль факторов риска Любая проектно- ориентированная компания среднего

и крупного бизнеса

Web-платформа, позволяющая создать единое информационное пространство компании и интегрировать  различные инструменты проектной работы;

мощные средства групповой проектной работы; гибкость настройки разных элементов системы; совмещение функционала CRM, PM и Service Desk; интеграция с MS Office; возможность разработки индивидуальных решений; низкая стоимость дополнительной кастомизации системы; широкий выбор аналитических инструментов; оперативная техническая поддержка на территории России

Функционал программного средства в зависимости от версии продукта представлен в таблице 4.

Таблица 4 — Обзор функционала и версий MS Project

Рассмотрим подробнее методы управления продолжительностью проекта в Microsoft Enterprise Project Management [2,3,4].

Microsoft Enterprise Project Management (EPM) – это программный комплекс управления проектами в крупных компаниях, разработанный в соответствии с международными стандартами в области управления проектами. Microsoft Project на сегодняшний день — лидер мирового и российского рынка программного обеспечения в области проектного менеджмента.

Применение Microsoft Enterprise Project Management обеспечивает:

  • календарное планирование проекта;
  • планирование бюджета и ресурсов, контроль проекта;
  • управление проектным документооборотом и рисками;
  • коммуникацию в распределенных по географическому признаку команд;
  • выдачу отчетов по проектам и портфелю проектов.

Microsoft Office Project позволяет планировать и отслеживать работу по проектам, управлять проектами и организовывать коллективную работу над ними.

В статье были проанализированы с теоретической точки зрения существующие на данный момент методики управления продолжительностью проекта. Все они довольно эффективны и имеют право на существование, однако, выбранный нам в ходе анализа инструментарий MS Project позволяет реализовать на практике только некоторые из методологий: методы критического пути, метод оценки и пересмотра планов (PERT), выравнивая ресурсов, сжатия расписания.


Библиографический список
  1. Сингаевская Г.И. Управление проектами в Microsoft Project 2007 : Диалектика, 2009. 77-83 с.
  2. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Использование информационных технологий в управлении проектами. Магнитогорск : МаГУ, 2011. 216 c.
  3. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Управление проектами по разработке и внедрению информационных систем. Магнитогорск : МаГУ, 2012. 306 с.
  4. Чусавитина Г.Н., Макашова В.Н. Управление проектами с использованием MICROSOFT PROJECT. Магнитогорск : МаГУ, 2009. 196 с.
  5. Почему проваливаются ИТ-проекты: расчеты и реалии / Микросайт «ИТ-менеджмент». Режим доступа URL :  http://www.pcweek.ru/management/article/detail.php?ID=160673 (дата обращения: 25.01.2014)


Все статьи автора «Your_Nightmare»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: