Введение
Данная работа посвящена анализу функций контроля в менеджменте на примере редакционного бизнеса. Актуальность исследования обусловлена тем, что в условиях, когда Интернет всесторонне интегрировался в жизнь современного общества и стал способен заменить книги, телевидение и СМИ, печатным изданиям становится все сложнее выдерживать конкуренцию. По этой причине увеличивается роль менеджмента в редакционном бизнесе, как и ответственность, возлагаемая на управляющее лицо, во избежание ошибок и сбоев в работе редакции. Наиболее необходимой и значимой функцией менеджмента выступает контроль, совершенствование которого приведет к увеличению прибыли, повышению конкурентоспособности и экономической достаточности периодического издания.
Проблема исследования
Проблема данной работы заключается в наличие недостатков у функции контроля в редакционном бизнесе, которые необходимо ликвидировать.
Объект исследования
Объектами исследования выступили редакции двух известных молодежных периодических изданий, разных по масштабу и тематике.
Предмет исследования
Предметом исследования является система контроля, которая на сегодняшний день установилась в редакциях периодических изданий.
Цели исследования
Цели данной работы заключаются в выявление недостатков самого процесса контроля и нахождении путей его усовершенствования. Важно дать ответ на вопросы: эффективна ли современная система контроля, сложившаяся в редакциях периодических изданий?
Задачи исследования
Задачи исследования, поставленные автором, заключаются в выявлении самой сути функции контроля, изучении видов контроля, анализе его эффективности и роли.
Гипотеза
Гипотеза исследования утверждает, что система контроля в редакциях журналов различается в зависимости от их тематики, формата или масштаба.
Теоритический и методический базис
Основным источником для написания данной работы стало интервью, проведённое автором в редакциях двух известных журналов. Также исследователь опирался на научную литературу таких авторов, как Дафт, Гуревич и других, посвященную редакционному менеджменту и функции контроля в нем.
Эмпирическая база исследования
В современном мире роль менеджмента обрела как никогда высокую значимость. Ведь именно благодаря ему обеспечивается стабильное и успешное функционирование компании: происходят постановка целей, предвидение проблем, анализ текущих дел, контроль ресурсов, координирование сотрудников и выполнение множества других необходимых задач. В условиях медиабизнеса менеджмент проявляет свои специфические черты, которые обусловливаются особенностями журналистской деятельности при подготовке и выпуске журнала. В то время как при управлении редакциями и медиакомпаниями экономические цели управления тесно переплетаются с творческими и идеологическими.
Для успешного развития и функционирования, для увеличения активов и прибыли бизнесу необходим отработанный механизм управления, важным инструментом которого выступает функция контроля.
Определение понятию «контроль» можно сформулировать по-разному. С одной стороны, контроль – это процесс установления стандартов, измерение по факту достигнутых результатов и сравнение их с установленными стандартами. С другой стороны, контроль – процесс отслеживания хода выполнения и оценки полученных результатов в процессе реализации принятых управленческих решений.
Цель контроля заключается в слежении за процессом выполнения определенной задачи, предупреждении возможных ошибок, своевременное их выявление и последующее устранение. Другими словами цель контроля – добиться того, чтобы организация в установленное время достигла ранее поставленную цель с минимальными затратами, выполнила план.
Выявление ошибок и отклонений происходит в процессе сравнения заданных значений (то, как должно быть на данном этапе) и действительных. Если несовпадения обнаружены, осуществляется анализ их причин. По результатам анализа необходимо принимать меры по исправлению сложившейся ситуации, привлечению к ответственности и определению уроков для будущих решений и их реализации.
Контроль крайне необходим в деятельности любой организации по причине того, что все управленческие решения принимаются во вполне конкретный момент времени, которому соответствуют определенные информация и условия. Они не учитывают изменения внешних факторов, которые могут помешать реализации данного решения.
Редакционный бизнес не исключение. В нем роль функции контроля в менеджменте даже увеличивается, ведь каждое издание обладает определенной периодичностью. Если что-то пойдет не так, и журнал/газету/телепередачу не успеют выпустить в определенное время, могут наступить нежелательные для издания последствия. Именно поэтому в каждой редакции любого издания, даже самого небольшого, есть менеджер, контролирующий и управляющий работой сотрудников, чтобы обеспечить эффективную работу всей редакции.
Структура редакционного коллектива
Несмотря на то, что данные журналы абсолютно разные, структура и работа редакции у них очень схожи. Составим наглядную схему, чтобы лучше понимать, кто занимает ведущие должности и отдает распоряжения.
Каждая редакция обладает структурой. Это необходимо для упрощения управления редакционным коллективом и возможно при следующих условиях [1]:
1) наличие центра управления коллективом
2) свободный приток в редакцию информации, необходимой для ее функционирования
3) существование налаженной системы коммуникаций в коллективе, как горизонтальной, так и вертикальной.
Рис. 1
На данной схеме видно, что самая высокая должность в редакции принадлежит издателю. В зависимости от масштабов журнала, у издателя может быть как несколько журналов, так и только один.
Издатель отвечает за бюджет. Это он каждый месяц в зависимости от финансовых средств решает, сколько страниц будет в данном номере. И редакция не имеет права выпустить больше или меньше. Также к издателю обращаются за выделением средств на различные мероприятия, проводимые журналом, и на съемки.
Существование журнала невозможно без отдела по рекламе, отдела по маркетингу и PR и, разумеется, без редакции. Отдел по рекламе занимается продажей рекламных площадей в журнале, поиском заказов на размещение рекламы в издании, а также выступают посредником между редакторами и заказчиками.
Отдел по маркетингу занимается продвижением журнала: устраивают различные мероприятия и акции, занимаются подготовкой призов для читателей, договариваются о бартерах с другими журналами, радио и телевидением. Также данный отдел подготавливает различные отчеты для руководства (издателя).
Главный редактор – самая яркая личность редакции. В его функции входит контроль над всеми рабочими процессами. Через редактора проходят все материалы номера, который он должен прочитать, исправить, утвердить. Он контролирует сдачу номера в срок, общается с руководством, отвечает за выплату гонораров и премиальных сотрудникам, их отпусками.
Функции контроля
Выделяют следующие функции контроля в менеджменте [2]:
1) диагностическая
2) ориентировочная
3) стимулирующая
4) корректирующая
5) функция авторского надзора и правоохранительная
6) функция распространения передового опыта и педагогическая
7) коммуникативная
Рассмотрим каждую подробнее:
Диагностическая функция контроля состоит в выявлении реального положения дел в процессе выполнения принятого решения;
Ориентирующая функция контроля направлена на выделение наиболее актуальных и важных проблем на данный период времени;
Стимулирующая функция контроля необходима для вовлечения в работу всех незадействованных резервов, и особенно это касается человеческого фактора.
Корректирующая функция заключается в том, чтобы в случае изменения обстоятельств, уточнить сотрудникам само решение и направить на верный путь.
Авторский (или информационный) надзор проводится как главным редактором, так и сотрудниками редакции для выявления опечаток, цензуры и плагиата. Поэтому, по мнению автора, данную функцию можно объединить с правоохранительной функцией, которая также следит за сохранение авторских прав и соблюдение социальных норм и норм права.
Функция распространения передового опыта и педагогическая связаны с приобретением новых знаний и навыков. Опытные редакторы, как правило, помогают авторам советами и делятся своим опытом, ведь в их интересах получать от авторов грамотный и качественный материал.
Коммуникативная функция отвечает за установление и поддержание обратной связи, как внутри редакции, так и за ее пределами, например, отзывы читателей.
Виды контроля
Существуют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль происходит на стадии принятия управленческих решений. Его задачей является проверить готовность сотрудников к началу работы. Главными средствами выполнения предварительного контроля выступает реализация (не создание, а уже воплощение) определенных правил и линий поведения.
Предварительный контроль направлен на человеческий фактор и ресурсы. Он необходим для предупреждения возникновения проблем во время выполнения поставленных задач.
Следующий вид контроля – текущий. Он реализуется непосредственно в процессе работы и выступает в качестве элемента обратной связи.
Текущий контроль осуществляется по «точкам контроля», а именно по промежуточным. Чем период, отведенный на выполнение задачи, продолжительнее, тем больше таких точек должно быть, а промежутки между ними, наоборот, короче. Такой подход позволяет своевременно выявить проблемы и принять меры по их ликвидации.
Заключительный контроль. В отличие от текущего контроля, обратная связь при данном контроле используется уже после выполнения работ. Несмотря на то, что при заключительном контроле уже поздно реагировать на возникшие отклонения, он имеет важное значение для осуществления функции контроля в менеджменте по ряду причин. Во-первых, он необходим, чтобы избежать повторения прежних аналогичных ошибок в случае, если подобные работы будут проводиться еще раз. И, во-вторых, он способствует мотивации.
Этапы контроля
Процедура контроля состоит из трех этапов[3]:
1ый этап включает установление стандартов.
Каждый номер создается за несколько месяцев примерно за 4 недели. После того, как прошлый номер отправляется в печать, а издатель сообщает количество страниц для нового номера, редакторы и авторы собираются на планерку, где составляют флэтплан – графическую карта будущего номера. На нем отображают, на какой полосе будет та или иная статья, реклама, колонка, рубрика. Флэтплан используется не только редакторами, но и рекламным отделом для продажи рекламы на страницах журнала.
Таким образом перед редакторами ставятся задачи: написать текст для определенных рубрик, взять интервью, найти «героев» номера, найти актуальные новости, обсудить будущий вид каждой страницы с дизайнерами и тому подобное. Обязательно устанавливаются сроки, к какому дню все необходимо завершить и сдать на утверждение. В редакции действует принцип единоначалия, что означает, что у каждый сотрудник находится в подчинении только у одного руководителя. Это значит, что статьи авторов прежде, чем попасть на проверку к главному редактору, проходят через ответственных за определенные рубрики редакторов.
На рис. 2 представлен реальный флэтплан мартовского номера одного российского журнала. Прямоугольники, выделенные серым, – страницы, отданные под рекламу. И это задача рекламного отдела найти компании которые выкупят данные полосы. Также во флэтплане указаны даты первого, второго и третьего отсылов – промежуточных сдач материалов.
Рис. 2
2ой этап: сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
На этом этапе главный редактор и его заместители должны определить, все ли задания выполняются в соответствии с планом, насколько достигнутые результаты совпадают с ожиданиями. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: насколько допустимы и допустимы ли в принципе обнаруженные несовпадения со стандартами (желанный результат, конкретные цели, следующие из процесса планирования). Эта деятельность наиболее заметна и заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.
3ий этап: принятие необходимых корректирующих действий.
Если несовпадения были обнаружены, то они требуют поправок. Возможно тема для статьи была выбрана не совсем подходящая или героиня интервью не прислала вовремя ответы – все это реальные трудности, с которыми сталкивается реакция во время создания номера.
Так как второй этап должен проходить во время всего процесса подготовки номера, то и возникающие проблемы, как правило, обнаруживаются своевременно. И это своеобразная подстраховка от чрезвычайных ситуаций. Интервьюируемые мною сотрудники журналов не смогли вспомнить ни одного критического «форс мажора» за последние пять лет.
Результаты исследования
Основной недостаток в функции контроля в редакционном бизнесе скрывается в специфике его деятельности и недоработке технологического процесса. Невозможно просто взять и скопировать все ранее достигнутые результаты. Каждый выпуск начинается с нуля, информационный поток находится в постоянном движении, требуя гибкости и изменения установленных стандартов.
Автором были выявлены проблемы, тормозящие процесс контроля. Первая проблема – это нехватка квалифицированных специалистов. Зачастую по этой причине издателю некого поставить на должность главного редактора, и тогда он либо сам занимает его место, либо нанимает какую-нибудь медийную личность, привлекая тем самым внимание к своему изданию, что все равно оставляет на учредителе ряд обязанностей.
Вторая проблема заключается в том, что в современном мире журналисты пишут не то, о чем хотели бы, а то, что продается. Журналы вынуждены рекламировать и продвигать товары своих рекламодателей, даже если их качество оставляет желать лучшего. Стилисты обязаны составлять образы и комплекты одежды для моделей именно из тех вещей, чья фирма за это заплатила. Также и с собственным мнением журналистов, они пишут то, что им говорят писать. И это подлежит контролю.
Функция контроля хоть и занимает ключевую роль в редакциях, но выражена здесь не так явно, как, например, на заводе по производству печенья. И дело в дисциплине. В редакции работают творческие люди, которых невозможно поставить в рамки. Поэтому, чтобы те выполняли свою работу в срок, их важно контролировать не навязчиво и не давить. Но, как правило, проблем с «ленивыми» авторами не возникает, так как все сотрудники известных изданий знают об огромном количестве желающих писать для них. А также они искренне любят эти издания и коллектив редакции, что выполняют работу добросовестно. Такой показатель, что за 15 лет существования исследуемого журнала все номера выходили в срок, показывает, что контроль в редакционном бизнесе очень развит и работает эффективно.
Заключение
Данная работа показывает, насколько важна функция контроля в редакционном бизнесе. Она оказалось одинаковой для всех периодических журналов, несмотря на их отличия в тематике, масштабе или целевой аудитории. Таким образом гипотеза, поставленная в начале исследования, оказывается неверной. Все потому, что на протяжении многих лет система контроля отрабатывалась, налаживалась и совершенствовалась, чтобы стать наиболее эффективной и удобной для менеджеров различных изданий. Тем не менее, утверждать, что она достигла своего идеала ни в коем случае нельзя, так как все еще остается вероятность рисков, которые могут привести к нежелательным последствиям для всего издательства.
Мы выделили несколько недостатков, мешающих полноценному процессу контроля. Но сам менеджер компании их решить не в состоянии, так как они в основном имеют глобальный характер и зависят от социально-экономического развития нашей страны.
Можно предположить, как облегчить контроль для главного редактора. Например, создать такую компьютерную программу, которая бы позволяла систематизировать все информационные потоки, поступающие извне, обладала специфическим корпоративным модулем, открытым для общего доступа сотрудников. Такая программа смогла бы взять на себя часть административных функций, которые сейчас принадлежат менеджеру. В этом случае главный редактор будет уделять больше времени своим творческим подчиненным, и может тогда мы начнем читать и наблюдать в периодических журналах целые произведения искусства.
Библиографический список
- Гуревич С. М. Экономика отечественных СМИ //М.: Аспект Пресс. – 2004.
- Дафт Р. Л. Менеджмент //СПб.: Питер. – 2000. – Т. 832. – С. 4.
- Драчева Е. Л., Менеджмент Л. И. Ю. Учебное пособие.-2-е изд., стер //М.: издательский центр «Академия»: Мастерство. – 2002. – С. 41.
- Anthony R. N., Anthony R. N. The management control function. – Boston, MA : Harvard Business School Press, 1988. – С. 84-93.
- Гуревич С. М. Редакционный менеджмент. – 2004.
- Голуб В. А. РЕДАКЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ И ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ СМИ //В СОВРЕМЕННОМ МИРЕ. – 2011. – С. 13.
- Орлов А. И. Менеджмент: учебник //М.: Знание. – 1999. – Т. 287.
- Роббинс С. П., Культер М. Менеджмент, 8-е издание. – Издательский дом Вильямс, 2007.