Актуальность темы: «Возможности применения системного подхода для анализа методов и принципов управления организацией.
Данная тема является актуальной, так как помогает раскрыть основы управления, которые применяются в организации. Возможность применения системного подхода, а именно создание условий для использования всех основных принципов и методов управления помогает создать в организации единую систему, тем самым повысить эффективность.
Цели и задачи работы:
1) Проанализировать теоретический материал, раскрыть основные принципы и методы управления организацией.
2) На примере конкретной фирмы показать реализацию и применяемость принципов и методов управления, а также исследовать возможности применения системного подхода для анализа принципов и методов управления организацией.
1.1.Теоретическое обоснование методов управления организацией
Под методом мы понимаем некоторую траекторию, способ решения проблемы и принятие конкретного управленческого решения. В обществе различают несколько методов управления, обычно они классифицируются по нескольким признакам. Одним из самых частых классификаций является классификация в зависимости от характера воздействия. Методы различаются на экономические, организационно-административные, социально-психологические и количественные. Рассмотрим каждый из них в отдельности.
Экономический метод подразумевает под собой использование основных экономических принципов для управления организацией. Он позволяет представить организацию в виде экономического агента, который действует по определенным рыночным правилам. Это подразумевает под собой использование определенных экономических механизмов для улучшения деятельности организации, увеличения ее продаж. Основным объектом, на которого направлен экономический метод являются рабочие организации. Именно с ними организация заключает определенные экономические связи и способна мотивировать их путем увеличения заработной платы, предоставления льгот, выплате премий, предоставлении льготных цен и использование других способов. Мотивация работников с помощью экономического метода позволяет установить в организации рабочий процесс, при котором сотрудники заинтересованы в развитии организации, увеличении ее продаж. Экономический метод также позволяет принимать наиболее экономически выгодные решения, так, например, зная теорию спроса и предложения руководитель грамотно будет принимать решения об увеличении или снижении объема производства. Рассчитывая только на получение экономической выгоды, он оградит себя от принятия спонтанных решений, основанных на предубеждениях и интуиции. Все это позволяет развивать организацию и исключить принятие неправильных решений. Также, экономический метод формирует в организации обратную связь, что позволяет руководству общаться со своими сотрудниками и быть в курсе всех изменений, происходящих в фирме, а, следовательно, вовремя реагировать на них.
Другим, не менее значимым методом является организационно-административный. Он подразумевает такой способ управления, который основывается на правовых документах. Правовые документы могут быть представлены как государственными законами, так и локальными правовыми актами. Организационно-административный метод управления позволяет поддерживать дисциплину и порядок в организации. Этот метод характеризуется наличием четкого разграничения между работниками в организации. Так, вышестоящее лицо опускает приказы и распоряжения нижестоящим сотрудникам. При этом в организации исключается незнание сотрудника своих обязанностей и, соответственно, он эффективно выполняет свою работу. Организационно-административный метод осуществляет полный контроль за деятельностью сотрудников, а также позволяет наладить систему управления всеми процессами в организации. Данный метод в основном носит традиционный характер управления. Так, в России огромное число компаний продолжает функционировать благодаря использованию этого метода. Его также можно характеризовать как MBI-management by instructions (Менеджмент по инструкциям). При этом организация поддерживает производство и формируется стабильность. При этом методе существует четкая субординация и неотъемлемым моментом является контроль за деятельностью.
Третьим методом является социально-психологический метод. Он основывается на взаимоотношениях людей, состоящих в организации. Данный метод позволяет улучшать эффективность производства при помощи не экономических механизмов, а проявлении внимания к интересам сотрудников, их состояниям, положениям и так далее. Стоит заметить, что в многих организациях данному методу уделяется огромное внимание, так как он позволяет сформировать благоприятный климат в организации, и, следовательно, повысить эффективность производства. Так, важным фактором успешного функционирования организации является заинтересованность сотрудников в своей деятельности, их желание внести в организацию что-то новое, повысить ее производительность. Поэтому неудивительно, что руководители обращают огромное внимание на создание в организации корпоративной культуры, стараются донести до каждого сотрудника цели и задачи организации, создают представление об организации и формируют отношение сотрудников к своей деятельности. Так, в многих крупных организациях, таких как «Ашан», «Apple», «Сбербанк» и других, наиболее заметно проявление корпоративной культуры. Определенная форма одежды, общие идеи, одинаковое направление потока мыслей, хорошие отношения между сотрудниками- все это формируется благодаря использованию социально-психологического метода управления, что помогает повысить производительность и добиться высоких результатов. Примером наличия успешной корпоративной культуры является компания «Apple», которая в настоящее время является одной из ведущих в своей отрасли. Забота о своих сотрудниках проявляется не только в наличии хорошей заработной платы, но и в создании условий, способствующих работе. Таким образом, социально-психологический метод является одним из обязательных для управления организацией.
Последним методом является количественный. Он подразумевает принятие решения, основанного на точных математических данных. При этом, составляется определенная модель, в соответствии с которой проводятся математические вычисления и выносится решение. Так, примером использования количественного метода может быть разработка плана о покупке товара у поставщиков. Тогда, в соответствии с полученными суммами руководитель принимает решение с каким поставщиком ему лучше сотрудничать. Данный метод позволяет не только качественно оценить деятельность организации, но и подтвердить это статистическими данными. Так, он помогает отследить успехи и провалы организации, поставить конкретные количественные показатели и в будущим равняться на них. Количественный метод- это метод, предназначенный на анализ деятельности организации, позволяющий контролировать ее положение на рынке.
Рассмотрев данные методы мы можем заметить, что все они являются очень важными для успешного функционирования организации. Однако, в зависимости от положения дел в организации тот или иной метод может приниматься в различных соотношениях. Наиболее часто принимаемыми являются экономический и организационно-административный методы, так как они не требуют дополнительных затрат и функционируют по достаточно отлаженной системе. Оставшиеся два метода используются не так часто, но также развивают организацию и решают проблемы, возникающие в ней. Социальный метод помогает развить в организации лидерские качества сотрудников, заинтересовать их и дает возможность проявить себя. Таким образом, организация может выйти на новый уровень и расширить свою линейку услуг. Количественный метод дает возможность отследить успехи и потери фирмы в течение некоторого периода времени, тем самым дает мотивы для изменений. Так, каждый метод по-своему важен для успешного функционирования организации.
1.2.Теоретическое обоснование принципов управления организацией
Для успешного функционирования организации неотложным является соблюдение основных принципов управления- правил, определяющих деятельность организации. Основные принципы управления впервые были изложены Анри Файолем в его трудах. Он отмечает, что существуют безграничное множество принципов и каждый из них является важным. Однако, в своих трудах он рассматривает лишь 14, часто применяемых принципов. Рассмотрим каждый из них в отдельности.
1) Разделение труда.
Этот принцип позволяет увеличить производство, не прибегая к увеличению капитала фирмы. Его главной особенностью является специализация труда. Под специализацией понимается узконаправленное выполнение своей трудовой деятельности. Тем самым, разделение труда помогает сделать работу сотрудников наиболее эффективной при меньших затратах.
2) Власть.
Анри Файоль понимает под властью возможность отдавать поручения и контролировать их. Также, он разделяет власть на официальную и личную. Под официальной понимается власть по документам, а под личной- власть, основанную на квалифицированности, харизме, легитимности, опытностью и знании своего дела.
3) Дисциплина.
Под дисциплиной понимается определенная манера поведения сотрудников фирмы, в соответствии с имеющими правилами поведения в организации. Файоль отмечает, что дисциплина в каждой организации может быть различна, но подчеркивает, что этот принцип имеется в каждой организации.
4) Единство распорядительства
Под единством распорядительства понимается наличие лишь одного лица, отдающего приказы и распоряжения. В случае двойного распорядительства могут возникнуть непонимание, двоякость, что будет являться неэффективным аспектом управления.
5) Единство руководства
Данный принцип подразумевает наличие единого плана управления и развития организации.
6) Подчинение индивидуальных интересов общим
Данный принцип означает, что личные интересы не должны противоречить интересам организации. Файоль отмечает то, что согласованность в интересах является достаточно большой проблемой в крупных и мелких организациях.
7) Вознаграждение персонала
Это означает вознаграждение персонала за его трудовую деятельность. Тем самым подчеркивается положение из конституции Российской Федерации о том, что любой труд должен быть оплачен.
8) Централизация
Создание в организации правильных соотношений между централизацией и децентрализацией для лучшего функционирования фирмы.
9) Скалярная цепь
Данный принцип подразумевает создание определенных каналов связи между сотрудниками и руководителями.
10) Порядок
Понимается как создание в организации такого положения, при котором каждый работник имеет свое рабочее место и сам знает свои обязанности и надлежащим образом выполняет их.
11) Справедливость
Файоль считал, что справедливость-это умение сочетать правосудие и доброжелательность в отношении всех решений и правил на всех уровнях скалярной цепи.
12) Стабильность состава персонала
Данный принцип означает, что наличие постоянных сотрудников наиболее эффективно, чем текучесть кадров. Так, постоянный персонал дорожит своим местом и, следовательно, вносит больший вклад в свою работу, чем тот, кто быстро уходит.
13) Инициатива
Инициатива позволяет осуществлять разработку плана и реализовывать его с большей полезностью. А также позволяет сотрудникам высказывать свои мысли, участвовать в обсуждениях, то есть быть заинтересованными в работе.
14) Корпоративный дух
Данный принцип означает создание в организации приятной обстановки, гармонии и хороших дружеских отношений между сотрудниками, что позволяет создать единый коллектив- одну большую силу.
1.3.Теоретическое обоснование системного подхода
Рассматривая определенные процессы и явления мы используем конкретные подходы. Так, одним из подходов является системный подход. Он подразумевает рассмотрение явлений в системе, то есть взаимосвязано. Системный подход имеет отличительные черты. Он характеризуется целостностью и иерархичностью, что подразумевает рассмотрение организации как единого целого, состоящего из нескольких подразделений, которые взаимодействуют между собой. Также он отличается хорошей структуризацией и множественностью, что позволяет анализировать каждое явление, которое происходит в организации, с позиции взаимосвязанной структуры.
1.4. Значение использования системного подхода для анализа принципов и методов управления организацией
При анализе системы управления организацией огромную роль играет подход, с помощью которого происходит анализ. Так, при рассмотрении способов управления организацией наиболее распространенным и эффективным является системный подход. Он позволяет учесть все принципы и методы управления в организации, объединить все это в систему и установить линии взаимодействия. При этом можно заметить, что сама организация -это определенная система, которая состоит из нескольких составляющих, взаимодействующих между собой. Для успешного функционирования организации необходимо объединить отдельные элементы в единое целое, чтобы получить наибольшую эффективность от своей деятельности. А это возможно лишь в том случае, если все методы и принципы управления будут объединены и систематизированы. Таким образом, только посредством системного анализа методов и принципов управления организацией можно получить качественную информацию о деятельности этой организации.
2.1.Краткая характеристика и анализ объекта исследования
В данном разделе будет исследованы принципы и методы управления, применяемые организацией «ПО Домофон». Данная организация занимается производством и установкой домофонов, проектирование и строительство систем слаботочной электроники, разработкой специализированного программного обеспечения, а также оказанием консультационных услуг и осуществления системы контроля и управления объектов ЖКХ. Это организация является достаточно успешной. Так, она имеет свои филиалы в крупных городах Калужской области, а также в Москве и Наро-Фоминске. В одном только Обнинске около 75% жилых домов обеспечены домофонами. В данной организации можно увидеть небольшую текучесть кадров, которая прежде всего связана с необходимостью молодых и квалифицированных сотрудников. Однако несмотря на это в организации есть много людей, которые работают в организации с самого начала. Корпоративная культура хорошо развита, коллектив дружный и в организации царит приятная атмосфера.
2.2. Фактические данные и обобщенные результаты проведенного анализа
Проведя исследование удалось выявить основные методы и принципы управления в организации. Так, наиболее популярный метод, применяемый в организации это экономический и социально-психологический. Первый раскрывается на поощрении персонала премиями и использовании экономических механизмов, таких как исследование изменений спроса и соответствующие этим изменениям уменьшение или увеличение производства. Второй метод раскрывается в учете руководством интересов и возможностей сотрудников. Административные методы имеются, но применяются редко. Количественные используются только в конце года, когда подводят отчеты и ставят планы на будущий год. В организации применяются только лишь половину основных принципов, выделенных Анри Файолем, а именно разделение труда, власть, дисциплина, единство распорядительства, единство руководства, корпоративный дух, справедливость и порядок. Стоит заметить, что такой принцип как вознаграждение присутствует, но применяется редко в связи с уменьшением заказов и потребностей населения в услугах. Однако инициатива сотрудников поддерживается и многие идеи выносятся на обсуждения, что побуждает сотрудников к самостоятельности и желанию работать.
2.3. Возможности применения системного метода для анализа принципов и методов управления организацией
При анализе организации и изучении методов и принципов, применяемых в ней, получить сразу нужную информацию было практически невозможно. Однако, благодаря наличию связей между отраслями в организации, удалось получить и составить общую картину. При анализе методов в «ПО Домофон» удалось выявить как связаны между собой отделы организации. Каждый отдел выполняет свою работу, составляет отчеты о своей деятельности и вносит предложения. Помимо этого, отделы постоянно взаимодействуют между собой, отчитываясь перед руководством и решая определенные задачи. Тем самым, в организации поддерживаются постоянные взаимосвязи, что позволяет ей быть единой системой. Например, если человек желает установить себе домофон в загородный дом, то он обращается в абонентский отдел, где ему предоставляют стоимость услуг. Потом, если он согласен с ценами, то необходимо заключить договор. Абонентский отдел обращается к коммерческому отделу, чтобы тот составил смету и договор. Коммерческий отдел выполняет это и потом идет оповещение в производственный отдел, где производят данное оборудование, которое потом устанавливается в загородном доме заказчика. Деньги, полученные от этой сделки идут в свою очередь в бухгалтерский отдел, где создаются отчеты и считается прибыль и убытки от совершенной операции. Таким образом, мы можем заметить, что все процессы в организации являются системными, при которых соблюдаются все принципы и методы управления. В итоге, мы можем сказать, что благодаря системному подходу мы можем в точности рассмотреть, как реализуются принципы и методы управления в организации.
2.4.Рекомендации и предложения по решению поставленной задачи
Проведя исследование можно сказать, что для более эффективного управления организацией необходимо учитывать все принципы и методы управления, которые разработаны и применяются в успешных организациях. При этом, необходимо учитывать роль сотрудников в организации и стремиться координировать их работу системно, то есть чтобы присутствовали взаимосвязи между ними, и они действовали совместно. Тогда, организация сумеет реализовать больше сделок и производительность повысится.
2.5Подведение итогов исследования
В результате исследования было выявлено ряд проблем, а именно низкий уровень использования административных и количественных методов, а также несоблюдение половины основных принципов управления, и неиспользования должного взаимодействия между руководителями отделов и сотрудниками.
Заключение
Подводя итоги, можно сказать, что методы и принципы управления очень разнообразны, и они не ограничиваются только тем, что исследовано. Помимо наиболее успешных методов управления существуют и те, которые не изведаны, но используются в организациях, позволяя ей успешно функционировать. Не стоит также забывать о том, что для лучшего управления необходимо, чтобы организация была единой и все элементы взаимодействовали системно. Только в это случае можно добиться высоких результатов.
Библиографический список
- Wren D. A., Bedeian A. G. The evolution of management thought. – 1994.
- Алёхин С.П. Системный подход к организации управления
- URL:http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A4%D0%B0%D0%B9%D0%BE%D0%BB%D1%8C,_%D0%90%D0%BD%D1%80%D0%B8
- URL:http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B9_%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D1%85%D0%BE%D0%B4
- URL: http://www.domofon.net/about
- URL: http://infomanagement.ru/lekciya/Metodi_upravleniya
- URL: http://www.inventech.ru/lib/sociolog/sociolog0004/
- URL: http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/anri-fayol.html
- URL:http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9C%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B4%D1%8B_%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F
- URL: http://elibrary.ru/item.asp?id=12232034
- Малин А. С., Мухин В. И. Исследование систем управления //Foresight. – 2013.
- Игнатьева А. В., Максимцов М. М. Исследование систем управления. – 2003.
- URL: http://volg-mfua.ucoz.ru/publ/menetzhment_organizacii/principy_upravlenija/2-1-0-64
- URL: http://tematics.best-company.ru/subdmndoc/tematics/docs/?links=124