Обеспечение конкурентоспособности предприятия требует гибкости бизнес-процессов и поддерживающих их информационных систем. СУБП – класс современных информационных систем, поддерживающих управление бизнес-процессами на основе процессного подхода, а также автоматизацию исполнения бизнес-процессов. Важной характеристикой систем управления бизнес-процессами является возможность быстрого создания и совершенствования бизнес-процессов компании на основе моделей бизнес-процессов [2].

Согласно прогнозу аналитической компании IDC, объем мирового рынка управления бизнес-процессами к концу 2014 года должен был составить около 11 млрд долл. Даже в условиях глобального кризиса более трети компаний не сокращали расходы на СУБП, а 29% хоть и уменьшили затраты в целом, но продолжали развивать системы. По итогам опроса аналитического агентства TAdviser средняя оценка размера рынка СУБП в России и странах СНГ в 2014 году составила порядка 2 млрд рублей.

Чтобы получить представление о процессном подходе к управлению бизнес-процессами на базе современных СУБП, уметь выбрать СУБП для совершенствования деятельности конкретной организации, а также научиться создавать модели автоматизированных бизнес-процессов, требуется практический опыт [3].

Формирование у студентов практических навыков моделирования и автоматизации исполнения бизнес-процессов целесообразно осуществлять на примере современной СУБП с открытым кодом RunaWFE.

Система RunaWFE является современной системой управления бизнес-процессами [4, 5]. Применяется в организациях различных областей деятельности для повышения эффективности управления бизнес-процессами и административными регламентами, автоматизации исполнения бизнес-процессов. Система RunaWFE относится к классу свободного программного обеспечения с открытым кодом. Система RunaWFE может быть самостоятельно установлена студентами на домашнем компьютере и использоваться для самостоятельного выполнения практических заданий, для подготовки выпускной квалификационной работы и в дальнейшем в ходе профессиональной деятельности.

В соответствии с процессным подходом деятельность предприятия представляется в виде системы бизнес-процессов. В соответствии с распространенным в среде бизнес-аналитиков определением бизнес-процесс – это «устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя» [1]. Данное определение не учитывает специфики исполняемых бизнес-процессов, т.к. не связывает исполняемый бизнес-процесс с его компьютерной реализацией.

Согласно [5] исполнимый бизнес-процесс можно определить при помощи задания четырех различных аспектов, называемых перспективами: потока управления, данных, ресурсов, операций. Содержание каждой из четырех перспектив бизнес-процесса подробно рассмотрено в [4, 5].

Каждый бизнес-процесс можно представить в виде набора узлов – отдельных этапов процесса, соединенных между собой переходами, по которым перемещается точка управления. В узлах бизнес-процесса генерируются задания, направляемые для выполнения сотрудниками или информационными системами предприятия [5].

Исполнимый бизнес-процесс можно многократно запускать. Таким образом, создается множество выполняющихся экземпляров бизнес-процесса.

Определение бизнес-процесса в среде RunaWFE, представленное на рисунке 1, содержит схему бизнес-процесса, названия и типы используемых переменных, названия ролей.

Рисунок 1 – Фрагмент определения бизнес-процесса в среде RunaWFE

Выполняющийся экземпляр бизнес-процесса в среде RunaWFE, приведенный на рисунке 2, содержит конкретные значения переменных, конкретных исполнителей заданий, кроме того, на схеме процесса можно увидеть перемещающиеся точки управления.

Рисунок 2 – Фрагмент экземпляра бизнес-процесса в среде RunaWFE

При помощи переменных происходит обмен информацией между шагами процесса (рис. 3). Когда исполнителем в узле-действия является бот, то с помощью переменных можно организовать обмен данными между внешними информационными системами. Переменные бизнес-процесса могут использоваться как входящие и исходящие параметры при взаимодействии системы RunaWFE с другими информационными системами предприятия. Исполняемый в среде RunaWFE бизнес-процесс может переносить информацию в корпоративной информационной среде между разнородными информационными системами (рис. 4).

Рисунок 3 – Пример обмена информацией между шагами бизнес-процесса
посредством переменных

Рисунок 4 – Пример переноса данных между информационными системами посредством переменных исполняемого в среде RunaWFE бизнес-процесса

Принцип работы системы RunaWFE разберем на двух примерах. В первом примере, представленном на рисунке 5, определение бизнес-процесса «А» загружено на сервер. Запущено два экземпляра процесса «А». Оба экземпляра процесса «А» выполняются синхронно. На каждом этапе исполнения экземпляров 1 и 2 процесса «А» система «выдает» задания исполнителям-сотрудникам и контролирует их выполнение (см. нижнюю часть рис. 5).

Во втором примере, представленном на рис. 6, определение бизнес-процесса «А» также загружено на сервер. Запущено два экземпляра процесса «А». Экземпляр 2 процесса «А» запущен, когда в экземпляре 1 уже завершено первое действие. Экземпляр 2 выполняется с отставанием от экземпляра 1. На каждом этапе исполнения экземпляров 1 и 2 процесса «А» система «выдает» задания исполнителям-сотрудникам и контролирует их выполнение. Можно оценить динамику изменения списка заданий у каждого исполнителя-сотрудника по мере выполнения этапов экземпляров 1 и 2 процесса «А» (см. нижние части рис. 5 и 6).

Рассмотренные примеры наглядно демонстрируют преимущество автоматизации, при которой сотрудники выполняют лишь требуемые в данный момент задания, не отвлекаясь на получение необходимой для выполнения задания информации, на передачу полученных результатов другим сотрудникам, а также на изучение должностных инструкций, связанных с целым бизнес-процессом.

Рисунок 5 – Пример 1 функционирования системы RunaWFE

Рисунок 6 – Пример 2 функционирования системы RunaWFE

Исполнителями могут быть не только сотрудники, но и специальные компьютерные приложения – боты.

Для разработки бизнес-процесса в графическом редакторе процессов RunaWFE Developer Studio аналитику надо нарисовать схему бизнес-процесса; определить участвующие в процессе роли, назначить их исполнителей; задать данные (переменные) бизнес-процесса; определить графические элементы форм; связать узлы графа бизнес-процесса с ролями пользователей или внешними приложениями (рис. 7).

Перед загрузкой разработанных моделей бизнес-процессов на RunaWFE-сервер в промышленную систему аналитики тестируют их на симуляторе.

После того как процесс протестирован, его описание экспортируется в файловую систему или непосредственно на RunaWFE-сервер. Если экспорт производится в файловую систему, то описание бизнес-процесса помещается в файл с расширением *.par.

Рисунок 7 – Этапы работы бизнес-аналитика в среде RunaWFE

Систематизируя отзывы о результатах внедрения RunaWFE [4] в различных компаниях, можно выделить следующие изменения в их деятельности:

- повысилось качество и скорость исполнения рутинных, в том числе трудоемких операций;

- оптимизирована нагрузка на персонал;

- снизилось время на согласование документов;

- повысилось качество согласования документов;

- у исполнителей, ответственных за согласование, появилось больше времени на проработку документов;

- сократились затраты на бумагу;

- сократилось время на разработку и введение новых, а также на модификацию существующих процессов. Можно изменить логику автоматизированного процесса, даже не информируя об изменениях участников процесса. Логику нового процесса или новой версии процесса отслеживает система, исполнители лишь получают и исполняют конкретные задания;

- провели интеграцию разнородных приложений в единую корпоративную информационную систему, используя боты;

- сократили число программистов в ряде проектов, где часть бизнес-логики не кодируется, а разрабатывается совместно бизнес-аналитиком и заказчиком в виде моделей бизнес-процессов в RunaWFE;

- автоматизированы регламентные процессы. Сотрудники выполняют лишь требуемые в данный момент задания, не отвлекаясь на получение необходимой для выполнения задания информации, на передачу полученных результатов другим сотрудникам, а также на изучение объемных должностных инструкций, связанных с целым бизнес-процессом.

Свободная СУБП с открытым кодом RunaWFE была использована в Финансовом университете при Правительстве Российской Федерации в учебных проектах, связанных с моделированием исполняемых бизнес-процессов, в процессе обучения студентов-бакалавров направления «Бизнес-информатика» по дисциплине «Моделирование бизнес-процессов» в рамках аудиторных лекционных и практических, а также самостоятельных занятий в 2014/2015 учебном году. По результатам первого опыта применения системы RunaWFE планируется ее дальнейшее использование в учебных проектах для обучения студентов.

Согласно определению, под процессным подходом к управлению понимают управление организацией путем построения системы процессов, управления ими и осуществления деятельности по улучшению процессов. [5]

Для автоматизации процессного управления предприятиями разработан специальный класс компьютерных систем – систем управления бизнес-процессами (СУБП).

Управление по ГОСТ 34.003-90 – это «совокупность целенаправленных действий, включающая оценку ситуации и состояния объекта управления, выбор управляющих воздействий и их реализацию».[1]

Основная задача СУБП заключается в том, чтобы раздавать задания исполнителям и контролировать их выполнение. Вместе с заданием исполнителю передается информация, которая необходима в процессе выполнения операций. Определение последовательности заданий включает в себя моделирование бизнес-процесса в графическом редакторе, который наглядно представляет порядок выполнения операций, входящих в процесс. Созданная схема бизнес-процесса дополняется различными перспективами рассмотрения: перспектива ресурсов (исполнители, которыми могут быть не только люди, но и автоматизированные системы, выполняющие стандартные операции без участия человека), перспектива данных (документы, значения переменных процесса и т.п.), перспектива управления (правила перехода при наличие маршрутных узлов) и перспектива операций (действия, содержащиеся в процессе).

Runa WFE – свободная, масштабируемая система управления бизнес-процессами с открытым кодом, которая ориентирована на конечного пользователя. То, что система имеет открытый код и поддерживает основной функционал коммерческих разработок, делает ее привлекательной для использования на предприятии для автоматизации процессного подхода к управлению. Так же данная система используется и в высших учебных заведениях при подготовке студентов экономических специальностей. Конечно, система применяется гораздо шире, так как компании, построившие на основе этого программного обеспечения свои приложения СУБП, не обязаны ставить об этом в известность разработчика.[4]

Одним из вариантов автоматизации процессного управления предприятием является внедрение Runa WFE.

Как большинство СУБП, система Runa WFE состоит из серверной, графической и клиентской частей. При этом серверная часть системы может быть установлена на уже существующий аппаратный сервер.

Основным компонентом системы является Runa WFE-сервер . Он  реализует среду исполнения экземпляра процесса в соответствии с его определением. Сервер содержит загруженные в него бизнес-процессы и выполняющиеся экземпляры этих бизнес-процессов. Сервер предоставляет возможность создавать и изменять свойства пользователей, устанавливать права доступа на объекты системы.

Графическая часть Runa WFE представляет собой графический редактор бизнес-процессов, который служит для создания схемы процесса. В ней указывается перспектива ресурсов (роли исполнителей процесса), последовательность и маршрутизация выполнения действий процесса и перспектива данных (формируемые доументы, значения переменных).

Клиентская часть оповещает о поступивших на исполнение заданиях. Они представляют собой среду доступа пользователей к функциональности RunaWFE-сервера. Сервер запускается на компьютере пользователя как самостоятельное приложение, при этом содержит внутри себя Web-интерфейс и реализует оповещение пользователя о поступивших задачах.

Объектом управления в Runa WFE является исполнимый бизнес процесс. Определение бизнес-процесса согласно ISO 9000:2000 «это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы»[2]. Главным признаком исполнимого бизнес-процесса является то, что его можно запускать. Таким образом, создаются экземпляры бизнес-процесса, которые выполняются. Исполнимый бизнес процесс определяется при помощи задания следующих перспектив: перспектива управления потоком (control-flow perspective); перспектива данных (data perspective); перспектива ресурсов (resourcse perspective); перспектива операций (operational perspective).

В качестве примера автоматизации процессного подхода к управлению рассмотрим один из основных бизнес-процессов гостиницы – «Бронирование номера». Запуском бизнес-процесса является запрос на бронирование номера, полученный менеджером от потенциального клиента.

Перспектива управления представляет собой графическую нотацию бизнес-процесса. Нотация, согласно ГОСТ Р 52292-2004, это «набор символов и правил их использования для представления данных».[3]

При запуске бизнес-процесса с помощью Runa WFE менеджер со слов клиента заполняет следующую форму, после чего процесс запущен.

Рис.1. Форма стартового узла исполнимого бизнес-процесса

Каждое действие бизнес-процесса поступает с заявкой на исполнение с помощью форм, которые должны быть заполнены исполнителем, либо с пометной исполнено/не исполнено, согласен/не согласен.

В графическом редакторе исполнимый бизнес-процесс «Бронирование номера» выглядит следующим образом.

Рис.2. Перспектива управления исполнимого бизнес-процесса «Бронирование номера».

К перспективе ресурсов относится менеджер, который является исполнителем бизнес-процесса. Согласно графической нотации данный бизнес-процесс имеет 5 вариантов развития действий. Рассмотрим один из них, когда клиент успешно бронирует номер.

Рис.3. Успешно-выполненный бизнес-процесс «Бронирование номера»

Бизнес-процесс, представленный на рисунке 3, трактуется следующим образом: менеджер, заполнив в стартовой форме все требования к номеру, предлагает клиенту свободный номер. После чего, клиента все устраивает и он его бронирует. Менеджер, оформив документ, подтверждающий бронирование номера, отправляет его клиенту. Клиенту предлагается услуга, напоминая о бронирование, с которой он соглашается. После чего, за несколько дней до заселения клиента в номер, менеджер оповещает клиента о забронированном номере в гостинице.

В Runa WFE содержится такой компонент как бот-станция. Бот – станции в свою очередь включают в себя боты, которые периодически опрашивают Runa WFE - сервер. Если выполняющиеся на Runa WFE – сервере экземпляры бизнес-процессов содержат задачи для ботов, загруженных в бот-станцию, то боты выполняют эти задачи и возвращают результаты работы на Runa WFE - сервер.

В ходе выполнения бизнес-процесса с помощью Word Бота генерируется документ, подтверждающий бронирование номера, в котором указаны информация о клиенте и забронированном номере. Указатель Word в название бота, говорит о том, что сформированный документ текстового типа Word.

Рис.4. Документ, сгенерированный с помощью Word Бот

Автоматизация предприятия на основе процессного подхода к управлению очень сложный и трудоемкий процесс. В качестве примера рассмотрен понятный каждому бизнес-процесс «Бронирование номеров», который состоит из небольшого количества действий и всего лишь одного исполнителя. На практики встречаются процессы для автоматизации гораздо масштабней, например, если речь идет о предприятиях-гигантах.

Автоматизация процессного управления предприятием с помощью Runa WFE позволяет исключить сложные операции из действий сотрудников, повысить скорость их взаимодействия, модифицировать существующие бизнес-процессы для повышения эффективности их исполнения, а также оперативно перестраивать бизнес-процессы предприятия в ответ на существенные изменения условий бизнеса.