Согласно определению, под процессным подходом к управлению понимают управление организацией путем построения системы процессов, управления ими и осуществления деятельности по улучшению процессов. [5]

Для автоматизации процессного управления предприятиями разработан специальный класс компьютерных систем – систем управления бизнес-процессами (СУБП).

Управление по ГОСТ 34.003-90 – это «совокупность целенаправленных действий, включающая оценку ситуации и состояния объекта управления, выбор управляющих воздействий и их реализацию».[1]

Основная задача СУБП заключается в том, чтобы раздавать задания исполнителям и контролировать их выполнение. Вместе с заданием исполнителю передается информация, которая необходима в процессе выполнения операций. Определение последовательности заданий включает в себя моделирование бизнес-процесса в графическом редакторе, который наглядно представляет порядок выполнения операций, входящих в процесс. Созданная схема бизнес-процесса дополняется различными перспективами рассмотрения: перспектива ресурсов (исполнители, которыми могут быть не только люди, но и автоматизированные системы, выполняющие стандартные операции без участия человека), перспектива данных (документы, значения переменных процесса и т.п.), перспектива управления (правила перехода при наличие маршрутных узлов) и перспектива операций (действия, содержащиеся в процессе).

Runa WFE – свободная, масштабируемая система управления бизнес-процессами с открытым кодом, которая ориентирована на конечного пользователя. То, что система имеет открытый код и поддерживает основной функционал коммерческих разработок, делает ее привлекательной для использования на предприятии для автоматизации процессного подхода к управлению. Так же данная система используется и в высших учебных заведениях при подготовке студентов экономических специальностей. Конечно, система применяется гораздо шире, так как компании, построившие на основе этого программного обеспечения свои приложения СУБП, не обязаны ставить об этом в известность разработчика.[4]

Одним из вариантов автоматизации процессного управления предприятием является внедрение Runa WFE.

Как большинство СУБП, система Runa WFE состоит из серверной, графической и клиентской частей. При этом серверная часть системы может быть установлена на уже существующий аппаратный сервер.

Основным компонентом системы является Runa WFE-сервер . Он  реализует среду исполнения экземпляра процесса в соответствии с его определением. Сервер содержит загруженные в него бизнес-процессы и выполняющиеся экземпляры этих бизнес-процессов. Сервер предоставляет возможность создавать и изменять свойства пользователей, устанавливать права доступа на объекты системы.

Графическая часть Runa WFE представляет собой графический редактор бизнес-процессов, который служит для создания схемы процесса. В ней указывается перспектива ресурсов (роли исполнителей процесса), последовательность и маршрутизация выполнения действий процесса и перспектива данных (формируемые доументы, значения переменных).

Клиентская часть оповещает о поступивших на исполнение заданиях. Они представляют собой среду доступа пользователей к функциональности RunaWFE-сервера. Сервер запускается на компьютере пользователя как самостоятельное приложение, при этом содержит внутри себя Web-интерфейс и реализует оповещение пользователя о поступивших задачах.

Объектом управления в Runa WFE является исполнимый бизнес процесс. Определение бизнес-процесса согласно ISO 9000:2000 «это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы»[2]. Главным признаком исполнимого бизнес-процесса является то, что его можно запускать. Таким образом, создаются экземпляры бизнес-процесса, которые выполняются. Исполнимый бизнес процесс определяется при помощи задания следующих перспектив: перспектива управления потоком (control-flow perspective); перспектива данных (data perspective); перспектива ресурсов (resourcse perspective); перспектива операций (operational perspective).

В качестве примера автоматизации процессного подхода к управлению рассмотрим один из основных бизнес-процессов гостиницы – «Бронирование номера». Запуском бизнес-процесса является запрос на бронирование номера, полученный менеджером от потенциального клиента.

Перспектива управления представляет собой графическую нотацию бизнес-процесса. Нотация, согласно ГОСТ Р 52292-2004, это «набор символов и правил их использования для представления данных».[3]

При запуске бизнес-процесса с помощью Runa WFE менеджер со слов клиента заполняет следующую форму, после чего процесс запущен.

Рис.1. Форма стартового узла исполнимого бизнес-процесса

Каждое действие бизнес-процесса поступает с заявкой на исполнение с помощью форм, которые должны быть заполнены исполнителем, либо с пометной исполнено/не исполнено, согласен/не согласен.

В графическом редакторе исполнимый бизнес-процесс «Бронирование номера» выглядит следующим образом.

Рис.2. Перспектива управления исполнимого бизнес-процесса «Бронирование номера».

К перспективе ресурсов относится менеджер, который является исполнителем бизнес-процесса. Согласно графической нотации данный бизнес-процесс имеет 5 вариантов развития действий. Рассмотрим один из них, когда клиент успешно бронирует номер.

Рис.3. Успешно-выполненный бизнес-процесс «Бронирование номера»

Бизнес-процесс, представленный на рисунке 3, трактуется следующим образом: менеджер, заполнив в стартовой форме все требования к номеру, предлагает клиенту свободный номер. После чего, клиента все устраивает и он его бронирует. Менеджер, оформив документ, подтверждающий бронирование номера, отправляет его клиенту. Клиенту предлагается услуга, напоминая о бронирование, с которой он соглашается. После чего, за несколько дней до заселения клиента в номер, менеджер оповещает клиента о забронированном номере в гостинице.

В Runa WFE содержится такой компонент как бот-станция. Бот – станции в свою очередь включают в себя боты, которые периодически опрашивают Runa WFE - сервер. Если выполняющиеся на Runa WFE – сервере экземпляры бизнес-процессов содержат задачи для ботов, загруженных в бот-станцию, то боты выполняют эти задачи и возвращают результаты работы на Runa WFE - сервер.

В ходе выполнения бизнес-процесса с помощью Word Бота генерируется документ, подтверждающий бронирование номера, в котором указаны информация о клиенте и забронированном номере. Указатель Word в название бота, говорит о том, что сформированный документ текстового типа Word.

Рис.4. Документ, сгенерированный с помощью Word Бот

Автоматизация предприятия на основе процессного подхода к управлению очень сложный и трудоемкий процесс. В качестве примера рассмотрен понятный каждому бизнес-процесс «Бронирование номеров», который состоит из небольшого количества действий и всего лишь одного исполнителя. На практики встречаются процессы для автоматизации гораздо масштабней, например, если речь идет о предприятиях-гигантах.

Автоматизация процессного управления предприятием с помощью Runa WFE позволяет исключить сложные операции из действий сотрудников, повысить скорость их взаимодействия, модифицировать существующие бизнес-процессы для повышения эффективности их исполнения, а также оперативно перестраивать бизнес-процессы предприятия в ответ на существенные изменения условий бизнеса.