Лин-менеджмент или бережливое производство – это современный подход к управлению предприятием, который позволяет повысить его прибыль с помощью уже имеющихся ресурсов и устранения всех видов потерь. Изначально этот подход был разработан и применен в начале 1950-х годов Тайити Оно на базе японского автоконцерна «Тойота».

 Потери – это любая деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности. Это выполнение действий, без которых вполне можно обойтись. Бережливое производство выделяет восемь видов потерь.

1. Перепроизводство – производство изделий или информации в количестве большем, чем того требует заказчик.

2. Транспортировка – это перемещение материалов, полуфабрикатов или готовых изделий, которое не добавляет ценности продукту или услуге.

3. Ожидание – простаивание по причине нехватки материалов, отсутствия информации, поломки станков или недоступности работников.
4. Запасы – это любые материалы, полуфабрикаты или готовые изделия в количестве большем, чем это необходимо для осуществления процесса. Запасы считают наихудшим из видов потерь – это средства, которые изъяли из оборотного капитала.

5. Дефекты – изготовление продуктов, предоставление услуг, которые не соответствуют требованиям заказчика, а также мероприятия по устранению этих дефектов.

6. Излишняя обработка – выполнение операций или заданий, которые не добавляют ценности продукту или услуге с точки зрения заказчика.

7. Лишние движения – это любые человеческие движения, которые не добавляют ценности продукту или услуге.

8. Нереализованный человеческий потенциал –  эти потери чаще всего возникают, когда от сотрудника ждут исключительно выполнения рутинных операций, руководитель не прислушивается к подчиненным.

Характеристика агентства копирайтинга и выявление лин-потерь в его работе

Задача любого агентство или студии копирайтинга – написание для клиентов текстов любой тематики, типа и сложности. Это могут быть тексты для интернет-магазинов, презентаций, e-mail рассылок, на главную страницу сайта, о компании, продающие и рекламные тексты, коммерческие предложения, написание статей для печатных СМИ и так далее.

Стандартный алгоритм работы агентства с клиентом состоит из таких этапов.

1. Клиент заполняет бриф и оформляете заказ.

2. Штатный копирайтер собирает максимум информации.

3. Копирайтер пишем текст.

4. Статьи вычитывает главный редактор.

5. Готовый текст согласуется с клиентом.

Переберём все виды потерь по лин-менеджменту и проанализируем их наличие в работе агентства копирайтинга.

1. Потери перепроизводства. Отсутствуют. Не возникают, так как тексты не пишутся «впрок», а только индивидуально, по заказу клиента.

2. Потери на транспортировку. Имеются. Наблюдается лишняя электронная переписка, на общение в главного редактора и штатных авторов, связанная с многочисленными согласованиями текстов.

3. Потери от ожидания. Имеются. Главный редактор часто один, а копирайтеров несколько. Им приходится ожидать ответа от него, как по электронной почте, так и при личном общении, и «простаивать».

4. Потери на хранение запасов. Отсутствуют. Работа в интеллектуальной сфере не требует хранения материалов, складских помещений для этого и так далее.

5. Потери от дефектов. Имеются.  Именно главный редактор ответственен за устранение ошибок и брака в текстах. Он часто загружен «по полной», занимаясь переписыванием «сырых» формулировок штатных авторов и правкой недосмотренной орфографии. В результате ему приходится идти на компромисс в качестве текстов, а иногда заказы клиентов не выполняются в оговорённые сроки.

6. Потери от излишней обработки. Отсутствуют.

7. Потери от лишних движений. Имеются. Штатные сотрудники часто посещают офис главного редактора, согласуя и утверждая свои тексты.

8. Потери от нереализованного человеческого потенциала. Имеются. Главный редактор выполняет низкоквалифицированную, рутинную работу по исправлению очевидных ошибок в текстах, хотя это обязанность копирайтеров. Множество индивидуальных встреч ведёт к напряжению и стрессу с обеих сторон.

Итого, из восьми видов потерь так или иначе себя проявили пять. При этом все они касаются совместной деятельности главного редактора и копирайтеров.

Уменьшение выявленных потерь с помощью инструментов лин-менеджмента

Для снятия или уменьшения потерь, выявленных в работе агентства копирайтинга, используем два инструмента лин-менеджмента – автономизацию и стандартизацию.

Автономизация – принцип работы производственного оборудования, которое способно самостоятельно обнаружить проблемы, сразу остановиться и сигнализировать о необходимости оказания помощи.

Стандартизация – установления регламентов и положений, которые определяют способы многократных решений реальных задач.

Для конкретной реализации автономизации и стандартизации в агентстве копирайтинга возьмём три средства.

1. Редакционная политика.

2. Онлайн-сервис «Главред».

3. Онлайн-сервис «Орфограммка».

Редакционная политика описывает самые распространённые ошибки, которые встречаются у разных авторов, приводит примеры правильных и неправильных текстов, систематизирует опыт редактора и других сотрудников в виде подробного руководства.

Онлайн-сервис «Главред» предназначен для улучшения текста, находит в тексте рекламные, газетные и бытовые штампы, канцелярит, неточные формулировки, необъективные оценки, плеоназмы, паразиты времени, неправильно используемые заимствования, некоторые проблемы синтаксиса, страдательный залог, вводные конструкции, модальность.

Шкала «Главреда» помогает редактору не спорить с авторами насчет качества текста. Теперь он указывает в задании «текст должен быть не менее 8 баллов по шкале», и  автор самостоятельно доводит текст до нужного качества.

Однако «Главред» не разбирается в орфографии и пунктуации. Поэтому в дополнение следует использовать сервисы для их проверки.

Онлайн-сервис «Орфограммка» – один из таких сервисов, интеллектуальная система проверки правописания, разрабатывается в новосибирском Академгородке выпускниками НГУ в сотрудничестве с профессиональными филологами и лингвистами, замечает многие ошибки, которые не видят другие программы.

 Итак, главный редактор предлагает использовать рассмотренные три средства штатным авторам и не принимает их материалы, если они не соответствуют редакционной политике и не прошли онлайн-сервисы «Главред» и «Орфограммка». Он просто возвращает тексты авторам на доработку, без дополнительных объяснений.

Оценка эффективности принятых мер

 Применение автомизации и стандартизация в работе агентства копирайтинга привели к значительному снижению выявленных потерь.

Снизились потери на транспортировку – сократилась переписка по электронной почте между главным редактором и авторами.

Снизились потери от ожидания – уменьшилось время ожидания ответа главного редактора или личной встречи с ним.

Снизились потери от дефектов – уменьшилось время работы главного редактора непосредственно над «вычиткой» и исправлением ошибок авторов.

Снизились потери от лишних движений – авторы стали реже посещать офис главного редактора.

Снизились потери от нереализованного человеческого потенциала – уменьшилась нагрузка на главного редактора. Он перестал выполнять низкоквалифицированные, рутинные обязанности. У него появилась возможность творчески работать именно над качеством заказов. Все заказы стали сдаваться в оговорённые сроки. Общение между  редактором и авторами стало менее конфликтным и напряжённым, а значит, повысилась общая производительность.