Один из этапов проектирования баз данных (концептуальное проектирование) предполагает сбор, анализ и редактирование требований к данным. Для этого осуществляются следующие мероприятия: обследование предметной области, изучение ее информационной структуры, выявление всех фрагментов, каждый из которых характеризуется пользовательским представлением, информационными объектами и связями между ними, процессами над информационными объектами моделирование и интеграция всех представлений.

Использование разрабатываемого продукта для управления расселением обучающихся в общежитиях предполагает создание комиссии по заселению, которая будет принимать критерии, их устанавливать приоритет. По каждому критерию будет формироваться список студентов в порядке убывания приоритета заселения. Все критерии можно разместить в одной таблице, в которой рейтинг студента будет являться средневзвешенным значением по всем критериям. Для критериев комиссией по заселению принимаются начальные условия, в зависимости от которых формируется рейтинг студентов. Для каждой из имеющихся льгот устанавливается коэффициент важности. При наличии нескольких льгот коэффициенты суммируются. Для формирования рейтинга по удаленности проживания комиссией по заселению принимается максимальное расстояние. Считается, что все населенные пункты, находящиеся дальше этого расстояния, имеют первоочередный приоритет при заселении. Так же комиссией по заселению может быть принят средний доход на человека, при этом все студенты, имеющие значение дохода ниже среднего, будут считаться студентами из малообеспеченных семей. В результате, для каждого студента формируется 5 рейтингов каждого отдельно взятого критерия, а также суммарный рейтинг, при расчете которого учитывается коэффициент важности критериев. Рассмотрим на примере табл.1.

Таблица 1. Коэффициенты важности критериев

К примеру, имеются 4 студента. Их рейтинги представлены в табл.2.

В результате два студента имеют одинаковый рейтинговый показатель. В этой ситуации будет учитываться первоочередной критерий, который примет комиссия по заселению. В данном случае это критерий «Имеющиеся льготы». Таким образом., системой будет определен следующий итоговый рейтинг:

1. Приподобный.
2. Ткач.
3. Шевченко.
4. Деркач.

Поскольку рейтинг является не обязательным значением, а всего лишь рекомендованным, то можно заселить любого студента в первоочередном порядке. Заселение будет происходить на свободные места в общежитии. В связи с дефицитом мест, допустимо заселение студентов сверх санитарных норм, при условии согласия всех проживающих в комнате. При предоставлении студенту места в общежитии формируется распоряжение, которое направляется коменданту общежития после подписания директором института. Далее студент должен прийти в общежитие и заселиться. При этом с ним заключается договор на проживание до конца срока обучения. Далее студент регистрируется в книге проживающих и получает пропуск. При необходимости студент получает мягкий или жесткий инвентарь из имеющегося в общежитии. Разрабатываемый модуль также будет поддерживать формирование различных отчетов, статистик, распоряжений на заселение, выселение, переселение студентов.

Размещение иногородних обучающихся в общежитии считается важной задачей в организации работы высшего учебного заведения. Данная задача включает следующие вопросы: выдача жесткого и мягкого инвентаря, размещение жильцов, выселение и переселение жильцов, своевременный контроль платы за проживание, учет нуждающихся в общежитии и др. Чтобы обеспечить корректную работу с актуальной информацией и исключить дублирование данных нужна единая база данных по студентам для управления общежитиями.

Особое внимание, в связи с нехваткой свободных мест в общежитиях, стоит уделить именно процессу заселения обучающихся. Сложность в том, что необходим учет всех нуждающихся в общежитии, которых необходимо заселять в установленном порядке, зависящем от множества условий. К таким условиям относятся наличие льгот, материальный статус, учебная успеваемость и другие. Нужно учесть то, что информация способна довольно быстро меняться в периодах массового заселения.

Решение данной проблемы состоит из нескольких частей:

1. ведение актуального списка обучающихся, которые нуждаются в предоставлении общежития, а также полную информацию для заселения;
2. расстановка приоритета обучающихся на заселение автоматически, учитывая факторы, изложенные выше.

Программную реализацию поставленных задач предполагается осуществить в программе ACCESS. Основополагающим модулем подобной системы будет являться модуль, содержащий всю необходимую информацию об обучающихся. Система разрабатывается для ГПА ФГАОУ ВО «КФУ им. Вернадского» и по большему счету будет ориентироваться на правила и принципы, установленные в общежитиях данной академии. Разработка системы ведется на базе динамического формирования всех основных объектов. Такой подход позволит сделать систему простой в использовании, предоставляя возможность применять ее в управленческих процессах других учебных заведений.

Предполагаемый процесс заселения студентов в информационной системе заключается в следующем: при заселении обучающемуся необходимо пройти несколько стадий обработки данных:

1. Регистрация в базе данных через специальные формы (при зачислении).

2. Подача заявки на предоставление свободного места в общежитии.

3. Получение сформированного рейтинга для заселения.

4. Получение одного свободного места в общежитии.

5. Заключение договора на проживание.

6. Поселение в общежитие.

7. Получение жесткого и мягкого инвентаря.

Целью данной разработки является более полная автоматизация именно процесса расселения обучающихся, а именно от подачи заявки на предоставление места вплоть до выселения обучающегося в связи с окончанием срока договора. Важнейшая задача в процессе заселения – это формирование рейтинга студентов для заселения учитывая список нуждающихся в общежитии. В данный момент нет документов, которые регламентировали бы критерии, используемые при выборке обучающихся для заселения. Но такие критерии существуют и уже применяются на практике для определения результативности их использования. Следует выделить несколько критерий:

1. Имеющиеся у обучающегося льготы.
2. Состав семьи.
3. Средний доход на человека в семье.
4. Удаленность проживания от Ялты.
5. Показатель среднего балла за сессию или балла при поступлении.

Предлагаемый алгоритм будет иметь функции настройки и носит рекомендательный характер. Таким образом, пользователями может быть расставлен приоритет для представленных критериев, и в соответствии с этим будет меняться рейтинг студентов, влияющий на возможность заселения.