Данная статья посвящена внутриорганизационным коммуникациям и построению системы эффективных внутриорганизационных коммуникаций. Представленное автором исследование актуально на сегодняшний день, так как эффективно выстроенный процесс коммуникаций – залог достижения организационных целей. В качестве примера использована практика компании Google. Цель исследования – рассмотреть внутриорганизационные коммуникации, а также условия, инструменты и методы, необходимые для построения эффективных коммуникаций. В качестве объекта исследования представлены внутриорганизационные коммуникации в менеджменте, в качестве предмета – построение системы эффективных внутриорганизационных коммуникаций на примере компании Google. За методологическую основу автором работы взяты статьи и научные публикации российских и зарубежных авторов, Интернет – ресурсы, посвященные менеджменту. Информационная основа исследования – интервью со специалистами в области внутриорганизационных коммуникаций, а также официальная информация о компании Google, предоставленная в Интернете.

II.            Теоретическая часть

1.     Базовые понятия о коммуникациях

1.1    Определение понятия «коммуникации», цель коммуникаций

Коммуникации – это «процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми» – такое определение дает словарь практических терминов по менеджменту.[17] Т.М.Орлова определяет коммуникации как «обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью».[9] Коммуникации можно считать эффективными в том случае, если на их основе руководитель принял эффективное решение.[13]

Важнейшей целью внутриорганизационных коммуникаций является «создание среди сотрудников поддержки цели и политики, проводимой руководством организации». [12]

1.2    Элементы и каналы коммуникаций

Общепринятыми элементами коммуникаций в организации приняты [12]:

• отправитель,
• сообщение,
• коммуникационный канал,
• коммуникационные средства,
• получатель.

Другие авторы помимо представленных выше элементов называют еще код, контекст и шум. [13]:

Коммуникационные каналы – это средства, благодаря которым возможна передача информации. Они классифицируются на информационные (листовки, доски объявлений, внутренние сайты), аналитические (анкетирование, интервьюирование, опросы), коммуникативные (тренинг, мероприятия, адаптационные системы) и организационные (совещания, собрания). [5]

1.3    Классификация внутриорганизационных коммуникаций

Внутриорганизационные коммуникации принято классифицировать по нескольким признакам:

1. По подразделениям:

А) горизонтальные (на одном уровне),

Б) вертикальные (на разных уровнях),

В) диагональные (между руководителями и работниками различных подразделений);

1. По уровням:

А) нисходящие (от руководства к подчиненным),

Б) восходящие (руководителями от подчиненных);

1. По форме общения:

А) вербальные (с помощью устной речи),

Б) невербальные (мимика, жесты, взгляд, манеры; отсутствует устная речь);

1. По субъекту общения:

А) межличностные (между двумя и более людьми в непосредственной близости),

Б) организационные (две и более группы, обладающие собственным интересом и собственными целями);

1. По используемым каналам общения:

А) формальные (возникают в процессе взаимосвязи различных уровней и отделов),

Б) неформальные (источники слухов).

1.4    Типы коммуникационных сетей

Тип коммуникационных сетей напрямую влияет на эффективность деятельности группы, строящей коммуникационный процесс. Они классифицируются на первичные и вторичные. [20] (Табл.№1)

К первичным коммуникационным сетям относят:

А) «змею» – последовательная горизонтальная цепочка сотрудников.

Б) «звезду»: успех коммуникационного процесса напрямую зависит от компетентности лидера.

В) «шпору» – состоит из трех уровней. Главная проблема «шпоры» – подбор кандидата на второй уровень.

Г) «круг»: лидер отсутствует, что формирует благоприятную моральную и психологическую среду для деятельности.

Вторичными коммуникационными сетями являются:

А) «тент» – устойчивая сеть; неофициальные коммуникации между сотрудниками минимальны.

Б) «палатка» – эффективна, когда права и обязанности старших подчиненных четко определены.

В) «дом» – замкнутая система, где каждый может связаться с представителем любого уровня.

Табл.1 “Типы коммуникационных сетей”

2.     Коммуникационный процесс. Модели коммуникационного процесса

2.1    Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс включает в себя ряд последовательных действий (Рис.1) [13]:

2.2    Модели коммуникационного процесса

Существует три модели внутриорганизационных коммуникаций:

1. Коммуникация как действие,
2. Коммуникация как взаимодействие,
3. Коммуникация как процесс (развернутая модель). (Рис.2) [6]

Рис.2 “Модели коммуникационного процесса”

3.     Коммуникационные барьеры и методы их преодоления

3.1    Коммуникационные барьеры

Коммуникационные барьеры – это возникающие в процессе деятельности компании преграды, снижающие эффективность обмена информацией.

Барьеры классифицируются на [19]:

1. Индивидуальные:

А) различия в восприятии,

Б) субъективная оценка,

В) навыки коммуникации,

Г) культурные различия.

1. Возникающие на организационном уровне:

А) организационная структура,

Б) информационная перезагруженность,

В) неравенство в статусе сотрудников

3.2    Методы преодоления коммуникационных барьеров

Для преодоления индивидуальных барьеров руководители компаний обязаны обратить внимание на:

1.Развитие навыков коммуникации сотрудников. Существует ряд советов, помогающих овладеть навыком активного слушания (рис.3)

Рис.3 “Навыки активного слушания”

 2. Развитие у сотрудников технических навыков коммуникации.

3. Создание внутрикорпоративной культуры, поощряющей открытые коммуникации.

Для преодоления коммуникационных барьеров, возникающих на организационном уровне, важно исключить неравенство в статусе сотрудников и обеспечить техническое оснащение.

4.     Поэтапный процесс построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций

4.1    Процесс построения эффективной системы внутренних коммуникаций

1. Анализ организационной коммуникации (анкетирование, интервьюирование, мониторинг)
2. Разработка коммуникационной стратегии компании
3. Реализация коммуникационной стратегии
4. Анализ эффективности внедренной стратегии [7]

4.2    Условия построения эффективной системы внутренних коммуникаций

Для построения эффективной системы внутренних коммуникаций необходимо [14][24]: (рис.4)

Рис.4 “Условия построения эффективной системы внутренних коммуникаций”

4.3    Средства налаживания внутренних коммуникаций

Средства налаживания внутренних коммуникаций (Табл.2) [14]

Табл.2 “Средства налаживания внутренних коммуникаций”

4.4    Анализ эффективности внутренних коммуникаций

Для того чтобы оценить, эффективны ли внутриорганизационные коммуникации и нуждаются ли они в преобразованиях, необходимо провести последовательный анализ.

Шаг 1. Дать оценку масштабу и культуре компании.

Шаг 2. Выявить последствия неэффективных коммуникаций

При наличии в компании «симптома» неэффективности элемента коммуникации  необходимо диагностировать общую неэффективность коммуникаций.

Шаг 3. Установить наличие каналов коммуникаций

Необходимо выяснить, какие инструменты коммуникации распространены в организации.

Шаг 4. Оценить имеющиеся каналы коммуникаций

Необходимо дать оценку информации, которая передается через каналы коммуникаций. Существуют критерии оценки информации. [18] (Табл.№3)

Табл.3 “Критерии качества информации”

Шаг 5. Проанализировать «разрывы».

На данном уровне анализа необходимо определить, на каком этапе процесса общения произошел сбой. Ликвидировав выявленный «разрыв» в цепи общения, система корпоративных коммуникаций будет восстановлена.

III.            Практическая часть

1.     Интервьюирование

В ходе исследования было проведено 3 интервью со специалистами по внутренним коммуникациям различных компаний («OBI», «Kimberly-Clark», ЗАО «Астерос»).

1.1  Заданные вопросы

Интервьюированным были заданы одинаковые вопросы, предварительно разработанные авторами исследования:

1. Как Вы считаете, что на сегодняшний день подразумевается под понятием “эффективные коммуникации”?
2. Какие каналы внутриорганизационных коммуникаций наиболее эффективны?
3. Как преодолеть индивидуальные и возникающие на организационном уровне коммуникационные барьеры?
4. Какие этапы необходимо пройти в процессе построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций?
5. Что важно учитывать в процессе разработки коммуникационной стратегии?
6. Каковы условия построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций?
7. На что необходимо обратить внимание в процессе анализа эффективности действующих внутриорганизационный коммуникаций?

1.2  Анализ

Результаты анализа представлены в таблице: (Табл.№4)

Табл.4 “Анализ результатов исследования”

2. Исследование внутренних коммуникаций компании Google

2.1   Общая информация о компании Google

Google – сравнительно молодая IT компания, основанная в 1998 году. Миссия компании – «организовать всю имеющуюся в мире информацию, сделав её доступной и удобной для использования». [10] С момента создания компании ее руководители выработали 10 базовых принципов Google, один из которых посвящен корпоративной культуре – необходимому условию построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций. [11] Действительно, корпоративная культура Google – самая успешная культура во всем мире, отличающаяся своим новаторством и демократичностью.

2.2   Каналы коммуникаций компании Google

В настоящее время большим спросом пользуются корпоративные порталы – интранеты. Из нескольких представленных интервью было выяснено, что подобные порталы являются некими закрытыми социальными сетями, значительно упрощающими процесс коммуникации.  [1]  В ходе исследования стало известно, что компания Google тщательно отбирает каналы передачи информации и шифрует их. [3] Google обладает собственным интранетом, который носит название «Moma». [23]

2.3   Коммуникации компании Google

Выяснено, что в компании Google особое внимание уделяется неформальным коммуникациям. Офисы компании, расположенные по всему миру, известны своим нестандартным дизайном. Так, в них можно найти комнаты для медиации, игровые зоны, многочисленные кафе. Здесь сотрудники могут не только отдохнуть, но и пообщаться в неформальной обстановке. [2]

2.4   Типы коммуникационных сетей компании Google

В ходе исследования было выяснено, что коммуникационная сеть компании Google выглядит так: (Рис.№5)

Рис.5 “Коммуникационная сеть компании Google”

Это обеспечивается демократией, на которой базируется политика компании, а также отсутствием жесткой иерархии и необходимости подчинения.[8]

2.5 Методы преодоления коммуникационных барьеров компании Google

С целью преодоления индивидуальных барьеров руководство Google уделяет особое внимание внутрикорпоративной культуре. [11] В созданной руководством атмосфере сотрудники компании могут спокойно пообщаться не только на рабочие темы. Также для развития системы внутриорганизационных коммуникаций компания  Google  активно практикует стажировку сотрудников в офисах других стран. [4] Каждый сотрудник имеет право высказать свою собственную точку зрения процессе еженедельного ужина, что способствует ослаблению субъективного мнения и уменьшению различий в восприятии.

Компания Google эффективно борется с барьерами, возникающими на организационном уровне. Так, каждый сотрудник имеет свой личный рабочий ноутбук, офисы Google оборудованы автоматами со снеками и водой. В офисах компании практически нет личных кабинетов, рабочее пространство поделено на секторы, оснащенные закрытыми и открытыми переговорными комнатами, а также локальными пространствами, оснащенными белыми досками. [16]

2.6 Процесс построения эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций компании Google

Зачастую поставленные перед сотрудниками компании Google задачи или проблемы решаются небольшими группами по 5-7 человек с руководителем во главе. Малочисленность таких групп способствует налаживанию прямого контакта между каждым ее членом, самоорганизации и прозрачности работы. [15] Стоит заметить, что в интервью с Максимом Петровым, главным специалистом отдела внутренних коммуникаций АО «Эрсте Банк», также говорится об эффективности работы малочисленных групп. [21]

2.7 Анализ эффективности внутренних коммуникаций в компании Google

Руководство компании Google в свободном доступе предоставляет сотрудникам принятые стратегии организации и анализы текущих дел. [22] Это важный пункт в процессе анализа эффективности коммуникационной политики компании.

2.8   Вывод по системе внутриорганизационных коммуникаций Google

Опираясь на проведенные исследования системы внутриорганизационных коммуникаций компании Google, авторы работы заключили, то компания проводит эффективную политику внутренних коммуникаций, тесно связанную с внутрикорпоративной культурой. Система внутренних коммуникаций Google – пример успешных, основанных на демократии и новаторстве коммуникаций.

IV. Заключение

В заключение отметим, что на настоящий момент нет четко выработанной модели коммуникационных действий, что является определенной проблематикой в процессе рассмотрения внутриорганизационных коммуникаций.

Опираясь на успешный опыт компании  Google и мнение экспертов в области внутренних коммуникаций, авторами было доказано, что эффективная система внутриорганизационных коммуникаций – залог успеха бизнеса. Поэтому приступая к построению системы внутриорганизационных коммуникаций, руководитель должен помнить, что:

- организационная культура и внутриорганизационные коммуникации – неразрывные понятия,

- сотрудникам важно осознавать, что внутри компании есть организационная культура,

- организационные коммуникации и организационную культуру необходимо беспрерывно преобразовывать и развивать,

- следует уделять должное внимание тренингам и мастер-классам для сотрудников, в процессе которых они смогут почувствовать себя единым механизмом.

Таким образом, достижение поставленных целей и успех компании в целом напрямую зависит от эффективности внутриорганизационных коммуникаций внутри нее.