Размещение иногородних обучающихся в общежитии считается важной задачей в организации работы высшего учебного заведения. Данная задача включает следующие вопросы: выдача жесткого и мягкого инвентаря, размещение жильцов, выселение и переселение жильцов, своевременный контроль платы за проживание, учет нуждающихся в общежитии и др. Чтобы обеспечить корректную работу с актуальной информацией и исключить дублирование данных нужна единая база данных по студентам для управления общежитиями.

Особое внимание, в связи с нехваткой свободных мест в общежитиях, стоит уделить именно процессу заселения обучающихся. Сложность в том, что необходим учет всех нуждающихся в общежитии, которых необходимо заселять в установленном порядке, зависящем от множества условий. К таким условиям относятся наличие льгот, материальный статус, учебная успеваемость и другие. Нужно учесть то, что информация способна довольно быстро меняться в периодах массового заселения.

Решение данной проблемы состоит из нескольких частей:

1. ведение актуального списка обучающихся, которые нуждаются в предоставлении общежития, а также полную информацию для заселения;
2. расстановка приоритета обучающихся на заселение автоматически, учитывая факторы, изложенные выше.

Программную реализацию поставленных задач предполагается осуществить в программе ACCESS. Основополагающим модулем подобной системы будет являться модуль, содержащий всю необходимую информацию об обучающихся. Система разрабатывается для ГПА ФГАОУ ВО «КФУ им. Вернадского» и по большему счету будет ориентироваться на правила и принципы, установленные в общежитиях данной академии. Разработка системы ведется на базе динамического формирования всех основных объектов. Такой подход позволит сделать систему простой в использовании, предоставляя возможность применять ее в управленческих процессах других учебных заведений.

Предполагаемый процесс заселения студентов в информационной системе заключается в следующем: при заселении обучающемуся необходимо пройти несколько стадий обработки данных:

1. Регистрация в базе данных через специальные формы (при зачислении).

2. Подача заявки на предоставление свободного места в общежитии.

3. Получение сформированного рейтинга для заселения.

4. Получение одного свободного места в общежитии.

5. Заключение договора на проживание.

6. Поселение в общежитие.

7. Получение жесткого и мягкого инвентаря.

Целью данной разработки является более полная автоматизация именно процесса расселения обучающихся, а именно от подачи заявки на предоставление места вплоть до выселения обучающегося в связи с окончанием срока договора. Важнейшая задача в процессе заселения – это формирование рейтинга студентов для заселения учитывая список нуждающихся в общежитии. В данный момент нет документов, которые регламентировали бы критерии, используемые при выборке обучающихся для заселения. Но такие критерии существуют и уже применяются на практике для определения результативности их использования. Следует выделить несколько критерий:

1. Имеющиеся у обучающегося льготы.
2. Состав семьи.
3. Средний доход на человека в семье.
4. Удаленность проживания от Ялты.
5. Показатель среднего балла за сессию или балла при поступлении.

Предлагаемый алгоритм будет иметь функции настройки и носит рекомендательный характер. Таким образом, пользователями может быть расставлен приоритет для представленных критериев, и в соответствии с этим будет меняться рейтинг студентов, влияющий на возможность заселения.