Система электронного документооборота в компании
Дата публикации статьи: 14.10.2021
Документооборот представляет собой движение документации в рамках компании с того самого момента, как они были созданы, и до этапа завершения процесса исполнения либо отправления. Основной перечень проводимых мероприятий представлен приемом, регистрацией, последующей рассылкой. Немаловажную роль играет их контролирование, исполнение, создание дел. Далее осуществляется отправка на хранение и повторное применение.
Электронный документооборот, или СЭД, есть не что иное, как единый механизм, направленный на взаимодействие с документацией, которая представлена в электронном виде и предполагает реализацию концепции делопроизводства в виртуальном пространстве.
Функциональность системы электронного документооборота в настоящее время
Информационные системы корпоративного типа, а также механизмы документооборота в электронном формате – это решения, которые предназначены для управления ресурсами информационного характера на территориях средних и крупных организаций. В качестве распространенной причины рассматриваемого расслоения выступает сравнительно высокая планка входа на данный рынок. Ведь требуется не просто приобретение СУБД, но также обеспечение ее прогрессивными механизмами защиты, привлечение опытных аналитиков, консультантов. Вследствие этого фирма вынуждена нести существенные затраты финансового характера.
Развитие СЭД обеспечило возможность проведения максимального количества процедур в автоматическом порядке. Сегодня они применяются в следующих областях:
- общее делопроизводство;
- кадровое делопроизводство;
- архивное делопроизводство;
- работа коллегиального типа;
- регулирование отношений с представителями клиентской базы.
Области автоматизации системы электронного документооборота в настоящее время
Их количество достаточно велико, но в основу заложено 7 направлений:
- собственно само делопроизводство;
- документооборот общего характера;
- договоры и управление ими;
- архив в компьютере;
- взаимодействие с обращениями граждан;
- регулирование проектов;
- работа с бумагами СМК.
Ключевые опции состоят в формировании электронного формата документа, атрибутной карточки, текстового элемента по шаблону, поиск карточек, ведение журналов, согласование, составление отчетов.
Как сделать правильный выбор?
Для этого необходимо обращать внимание на такие параметры, как степень зрелости СЭД, соответствие нормам закона, целям и задачам фирмы. Немаловажную роль играет качество техподдержки, опция изменения, защита, длительность восстановления и стоимость.