УНЭП с удалённой идентификацией: как всё работает и чем полезно бизнесу

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это простой, доступный и безопасный способ подписания электронных документов, который активно используется в системах кадрового документооборота. Благодаря УНЭП сотрудники могут подтверждать действия в цифровой среде без необходимости получать квалифицированную подпись или использовать токены.

Читайте подробнее: Что такое сертификат УНЭП

Что такое УНЭП и зачем она нужна

УНЭП — это электронная подпись, которая хранится в облаке и не требует физического носителя. Она безопаснее, чем простая ЭП, и при этом дешевле и проще в использовании, чем КЭП. С её помощью можно подписывать внутренние документы, заявления, договоры и другие файлы, особенно в рамках КЭДО (кадрового электронного документооборота).

Как обычно оформляется УНЭП

До недавнего времени оформление УНЭП происходило с участием представителя удостоверяющего центра (УЦ), который должен был идентифицировать личность сотрудника. Этим занимались кадровые специалисты, собирая документы, проверяя данные и отправляя заявки в УЦ. Такой процесс был ресурсоёмким, особенно в компаниях с большим штатом или распределённой командой.

Что изменилось с появлением удалённой идентификации

Теперь сотрудники могут самостоятельно пройти идентификацию через портал Госуслуг. В EnDocs реализована такая возможность — удалённая идентификация упрощает и ускоряет выпуск УНЭП, снижая нагрузку на кадровый отдел и позволяя подключать даже удалённых сотрудников.

Как проходит удалённая идентификация

  1. Сотрудник отправляет заявку на выпуск подписи через личный кабинет EnDocs.

  2. После одобрения заявки данные передаются в УЦ.

  3. В течение суток сотруднику приходит уведомление с просьбой пройти идентификацию.

  4. Через портал Госуслуг сотрудник подтверждает свою личность (учётная запись должна быть подтверждена в ЕСИА).

  5. После успешной идентификации система выпускает сертификат, и УНЭП становится активной.

Это точно безопасно?

Да, полностью. С июля 2022 года удалённая идентификация разрешена законом № 63-ФЗ. Используются только верифицированные профили Госуслуг, а подтверждение происходит вручную через надёжные методы: онлайн-банкинг, электронную подпись, личный визит в МФЦ или заказное письмо.

Кроме того, вся ответственность за точность данных теперь лежит на самом сотруднике — это исключает ошибки, связанные с ручной подачей информации третьими лицами.

Почему бизнесу стоит перейти на УНЭП с удалённой идентификацией

  • Снижение нагрузки на отдел кадров

  • ⚙️ Автоматизация рутинных процессов

  • Законность и юридическая сила подписей

  • Доступность для удалённых работников

  • ⏱ Быстрое оформление — без визита в УЦ

Как запустить процесс в EnDocs: пошагово

  1. Сотрудник заходит в свой профиль и открывает форму выпуска ЭП.

  2. Заполняет данные и отправляет заявку.

  3. После одобрения администратором — система перенаправляет данные в УЦ.

  4. Сотрудник проходит идентификацию через Госуслуги.

  5. Подпись автоматически активируется и становится доступной в личном кабинете.

Дата публикации статьи: 30.04.2021