Авансовый отчет по командировке
Дата публикации статьи: 28.08.2021
Дата публикации статьи: 28.08.2022
На сегодняшний день, практически в каждой организации существует потребность в выдаче денежных средств на хозяйственные нужды, для оплаты поставщикам или командировочные расходы. Подотчетный сотрудник собирает необходимые документы для правильного оформления таких расходов. Одним из важных для бухгалтерии и налоговой службы документом является авансовый отчет.
Самой главной задачей сотрудника после поездки, например, в командировку является предоставление отчета о потраченных средствах. Даже если вы потратили больше, бухгалтерия полностью покроет ваши расходы, но только при предоставлении всех подтверждающих документов в бухгалтерию вовремя и при своевременном согласовании ваших дополнительных трат с руководством.
Главной задачей сотрудника является не только предоставление всех чеков, но и правильное составление авансового отчета.
Сроки
Для начала давайте рассмотрим сроки предоставления подотчетным лицом авансового отчета в бухгалтерию.
Ранее руководитель мог требовать сдать документы о командировке в трехдневный срок, но теперь каждая организация самостоятельно устанавливает сроки сдачи авансового отчета. Каждой организации желательно заранее подготовить внутренний регламент для точного определения срока выплат, с разбивкой по различным нуждам организации.
Проверка
Перечень документов, которые сотрудник обязан приложить к авансовому отчету для возмещения расходов по командировке:
- Билет (поезд, самолет, автобус)
- Чеки
- Счета-фактуры
- СБО
- Подтверждение оплаты пластиковой картой (слипы)
- Заявление о получении денег на банковскую карту (с обязательным указанием реквизитов)
Заполнение авансового отчета
Бланк АО-1 или самостоятельно разработанная форма отчета заполняется подотчетным сотрудником с обеих сторон.
Обязательно указываются следующие данные:
- Цель аванса
- Личные данные сотрудника
- Перечень прилагаемых документов с указанием номеров, дат и сумм
- Общая сумма расходов
После проверки бухгалтерией всех заполненных полей, соответствия сумм и подтверждающих документов работник получает расписку о сдаче отчета. После этого документ отправляется на подпись руководителю организации.
Нарушения
Подотчетный сотрудник должен в установленные сроки сдать авансовый отчет. Если документ не предоставлен – это считается нарушением кассовой дисциплины.
Штрафные санкции:
- За отсутствие первичных документов грозит административное нарушение. Это считается грубейшее нарушение, приравнивается к нарушению бухгалтерской отчетности и нарушению требований к бухучету. Накладывается штраф – до десяти тысяч рублей.
- По налоговой части влечет доначислением сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов и недоимки по налогу на прибыль. Накладывается штраф – двадцать процентов от суммы доначислений.
Необходимо знать, что налоговый инспектор чаще всего обращает внимание на отсутствие подтверждающих документов к отчету и отсутствие заявления на выдачу авансового отчета.
