Авансовый отчет по командировке

Дата публикации статьи: 28.08.2022

На сегодняшний день, практически в каждой организации существует потребность в выдаче денежных средств на хозяйственные нужды, для оплаты поставщикам или командировочные расходы. Подотчетный сотрудник собирает необходимые документы для правильного оформления таких расходов. Одним из важных для бухгалтерии и налоговой службы документом является авансовый отчет.

Самой главной задачей сотрудника после поездки, например, в командировку является предоставление отчета о потраченных средствах. Даже если вы потратили больше, бухгалтерия полностью покроет ваши расходы, но только при предоставлении всех подтверждающих документов в бухгалтерию вовремя и при своевременном согласовании ваших дополнительных трат с руководством.

Главной задачей сотрудника является не только предоставление всех чеков, но и правильное составление авансового отчета.

Сроки

Для начала давайте рассмотрим сроки предоставления подотчетным лицом авансового отчета в бухгалтерию.

Ранее руководитель мог требовать сдать документы о командировке в трехдневный срок, но теперь каждая организация самостоятельно устанавливает сроки сдачи авансового отчета. Каждой организации желательно заранее подготовить внутренний регламент для точного определения срока выплат, с разбивкой по различным нуждам организации.

Проверка

Перечень документов, которые сотрудник обязан приложить к авансовому отчету для возмещения расходов по командировке:

  1. Билет (поезд, самолет, автобус)
  2. Чеки
  3. Счета-фактуры
  4. СБО
  5. Подтверждение оплаты пластиковой картой (слипы)
  6. Заявление о получении денег на банковскую карту (с обязательным указанием реквизитов)

Заполнение авансового отчета

Бланк АО-1 или самостоятельно разработанная форма отчета заполняется подотчетным сотрудником с обеих сторон.

Обязательно указываются следующие данные:

  1. Цель аванса
  2. Личные данные сотрудника
  3. Перечень прилагаемых документов с указанием номеров, дат и сумм
  4. Общая сумма расходов

После проверки бухгалтерией всех заполненных полей, соответствия сумм и подтверждающих документов работник получает расписку о сдаче отчета. После этого документ отправляется на подпись руководителю организации.

Нарушения

         Подотчетный сотрудник должен в установленные сроки сдать авансовый отчет. Если документ не предоставлен – это считается нарушением кассовой дисциплины.

Штрафные санкции:

  • За отсутствие первичных документов грозит административное нарушение. Это считается грубейшее нарушение, приравнивается к нарушению бухгалтерской отчетности и нарушению требований к бухучету. Накладывается штраф – до десяти тысяч рублей.
  • По налоговой части влечет доначислением сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов и недоимки по налогу на прибыль. Накладывается штраф – двадцать процентов от суммы доначислений.

Необходимо знать, что налоговый инспектор чаще всего обращает внимание на отсутствие подтверждающих документов к отчету и отсутствие заявления на выдачу авансового отчета.