1) разработка политики в области качества, определение миссии и стратегии развития вуза. Т.к. лидерство на рынке образовательных услуг является одной из задач любого вуза в качестве миссии ТГПУ им. Л.Н.Толстого была выбрана следующая: «…качественная подготовка квалифицированных кадров, в том числе педагогических, имеющих фундаментальные естественнонаучные и гуманитарные знания, владеющих навыками инновационной деятельности и обладающих высокими гражданскими и нравственными качествами патриотов России, в соответствии с задачами научно-образовательного, социально-экономического развития региона»;

2) оценка текущих характеристик образовательного процесса, проверка деятельность каждого подразделения и разработка плана по внедрению СМК. Все эти мероприятия предполагают корректировку деятельности в соответствии с обнаруженными недостатками.

Реализация этого плана дала университету возможность выстроить систему контроля, позволяющую предотвратить сбои и ошибки в образовательном процессе. Менеджмент качества образования в ТГПУ им. Л.Н.Толстого – это скоординированная деятельность по руководству и управлению вузом применительно к качеству образования. Политика в области менеджмента качества образования направлена на постоянное обеспечение обучаемых уровнем образования, соответствующим современными требованиями, и непрерывное улучшение его качества на основе эффективной обратной связи с потребителями, поставщиками и сотрудниками. Система менеджмента качества – система для разработки политики и целей в области качества образования и достижения этих целей [1].

Основной эффект от внедрения СМК достигается за счет улучшения таких показателей как:

1) удовлетворение запросов потребителей. Опираясь на стандарты в области качества, наш университет уделяет большое внимание обратной связи: отслеживает карьеру выпускников, анализирует и прогнозирует запросы работодателей и изыскивает возможности для удовлетворения их потребностей. Все это открывает новые возможности для сотрудничества с работодателями за счет целевой контрактной подготовки. Созданная система позволяет координировать и согласовывать все аспекты управления вузом с общим стратегическим планом развития;

2) готовность к внедрению инноваций. Современные вузы для сохранения своей конкурентоспособности и выживания в динамично развивающихся социально-экономических условиях вынуждены внедрять инновационные подходы и технологии для оптимизации своей деятельности. А это возможно только в тех вузах, в которых создана система, позволяющая координировать и согласовывать управление с общим стратегическим планом развития;

3) возможность получить международное признание посредством получения общественно-профессиональной аккредитации в аккредитующих сообществах, обладающих правом международной аккредитации. Это дает возможность продвигаться на мировой рынок образовательные услуги. Наличие у нашего университета российского и международного (система ЕВРОС, Еврорегистр Европейской Организации Качества) сертификатов качества улучшает возможность привлечения обучающихся внутри страны и международные контакты по обмену и дистанционному обучению.

Развитие системы менеджмента качества является стратегическим решением университета в области его инновационной деятельности. Проектирование, совершенствование и исполнение системы менеджмента качества зависит от изменяющихся потребностей, особых целей, используемых процессов, а также размера и структуры организации.

Система менеджмента качества в ТГПУ им. Л.Н.Толстого разрабатывается с учетом законодательных требований Российской Федерации, регулирующих все процессы, осуществляемые в вузе. Фонд этих документов регулярно актуализируется и пополняется.

Документация системы менеджмента качества носит нормативный характер и отражает реальную работу вуза. Основным назначением документированной системы качества является представление единой и согласованной инструкции всем заинтересованным сотрудникам учреждения образования.

Документационное управление предусматривает оперирование различного рода информацией, а так же организацию информационных процессов в управлении. Документированная информация является основой управления, эффективность которого в значительной степени зависит от процесса организации производства и потребления информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение [2].

Проблемы, связанные с документированием управления и организацией его документационного обеспечения, возникали с момента появления самих документов и управления. В настоящее время данные проблемы актуализируются в связи с постоянным развитием информационно-телекоммуникационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Поэтому полноценное решение проблем управления документацией невозможно без активного внедрения современных информационно-телекоммуникационных технологий в систему менеджмента качества в вузе.

Следующим этапом совершенствования системы менеджмента качества является улучшение системы документооборота в направлении автоматизации управления документацией. Для решения этой проблемы нами были поставлены следующие задачи:

-          рассмотреть систему менеджмента качества в ФГБОУ ВПО «ТГПУ им.Л.Н.Толстого»;

-          вычленить условия совершенствования системы менеджмента качества в вузе с использованием системы мониторинга;

-          обосновать автоматизацию управления документацией в вузе как одного из условий системы менеджмента качества;

-          разработать компьютерную программу для автоматизации управления документации в вузе;

-          выявить эффективность использования программы автоматизации управления документации в вузе.

Определение условий совершенствования системы менеджмента качества в вузе является ключевой задачей в совершенствовании системы автоматизации управления документацией и проводится средствами мониторинга различных направлений деятельности вуза. Например, для того чтобы исследовать удовлетворенность потребителей образовательными услугами.

Удовлетворенность студентов образовательными услугами определяется по результатам анкетирования. Анкеты отражают такие аспекты удовлетворенности образовательными услугами как удовлетворенность организацией и реализацией учебного процесса (качество электронных учебных ресурсов, качество учебной и методической литературы, степень использования в учебном процессе информационных технологий, расписания учебных занятий, частота использования преподавателями информационных технологий в учебном процессе), организацией и проведением аудиторных занятий (доступность изложения материала, содержание лекционных занятий, содержание семинарских и лабораторных занятий, использование преподавателем инновационных и интерактивных форм и методов проведения лекционных и семинарских занятий, использование электронных технологий обучения, новизна излагаемого материала, использование современных источников и данных), качеством организации и контроля самостоятельной работы студентов (эффективность используемых форм и методов организации самостоятельной работы, использование электронных технологий организации и контроля самостоятельной работы посредством системы Moodle, система оценивания результатов самостоятельной работы), используемыми преподавателем форм и методов контроля качества знаний студентов (достаточность, объективность), уровнем профессионального мастерства профессорско-преподавательского состава (умение изложить материал ясно, понятно, доступно, умение вызвать интерес к предмету, показать необходимость и важность его изучения, умение в результате занятий создать целостное и глубокое представление о предмете, выражение мыслей четко и логично, внимательность и тактичность в отношениях со студентами), информированность о нормативно-правовых документах и т.п.

На основе анализа результатов мониторинга степени удовлетворенности потребителей образовательными услугами на следующем этапе нашего исследование предполагается обосновать необходимость автоматизации управления документацией в вузе как одного из условий системы менеджмента качества.