Важность внедрения информационных технологий в систему государственных органов состоит в том, что, по сравнению с другими видами трудовой деятельности, такими как, например, производство материальных благ, предметом приложения труда госслужащего является информация различного характера. Оперирование информацией, ее анализ, и решение на основе данного анализа – основные составляющие деятельности госслужащего.

Специализированная информационная система представляет собой программный комплекс, решающий задачи и выполняющий функции узкого профиля, специально созданный для выполнения процессов деятельности определенных пользователей. Основное назначение спецификации – применение данной системы в рамках определенного процесса, предприятия, отрасли и пр.

Создание специализированной системы для предприятия, либо для государственного учреждения, весьма трудоемкий процесс. Помимо разработки системы стандартных функций, нужно достаточно глубоко изучить механизм работы объекта информатизации, функции, входящие в его компетентность, а также процессы, происходящие в нем. Важно правильно отразить основную сущность деятельности учреждения, т. е. «исключить» процессы и связи, исходящие из внешней среды объекта информатизации. При проектировании системы необходимо брать во внимание только повторяющиеся процессы, таким образом, формирующие «скелет» будущей информационной системы.

В свою очередь, при проектировании специализированной информационной системы для государственного учреждения необходимо сделать анализ уже существующих информационных систем органов власти, имеющих сходство в своей деятельности с рассматриваемым органом. Данная необходимость состоит в том, что анализируя аналогичные примеры, выявляются ошибки и недочеты в создаваемом программном продукте, либо выявляются важные особенности, на которых нужно сделать акцент при проектировании и разработке информационной системы. Поскольку в качестве рассматриваемого объекта автоматизации выступает орган исполнительной власти Росприроднадзора по Республике Бурятия – Республиканская служба по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира, отнесенных к объектам охоты, контролю и надзору в сфере природопользования (далее – Бурприроднадзор), необходимо проводить анализ информационных систем, использующимися исполнительными органами государственной власти Республики Бурятии.

На основании проведенного анализа выделим основные черты специализированной информационной системы:

• автоматизация повторяющихся процессов (функций) деятельности органа;
• автоматизация процессов (функций), входящих в компетентность только данного органа и его подведомств.

Необходимым шагом при проектировании информационной системы является изучение процессов, происходящих внутри объекта информатизации. Разумным итогом данного этапа является составления списка процессов (функций) автоматизации [2]:

1. установление лимитов добычи охотничьих ресурсов и квот их добычи;
2. ведение государственного учета численности;
3. ведение государственного охотхозяйственного реестра;
4.  выдача разрешений на пользование объектами животного мира, разрешений на содержание и разведение объектов животного мира;
5.  выдача и аннулирование охотничьих билетов в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти;
6.  организация и проведение аукционов на право заключения охотхозяйственных соглашений и заключение таких соглашений;
7. осуществление работ по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов.

Далее, представим упрощенную схему, где изображен объект информатизации его во взаимодействии с организациями и ведомствами, находящимися во внешней среде .

Как видно из рисунка, объект информатизации находится во взаимосвязи с другими учреждениями и государственными структурами. Основным ресурсом и целью объекта автоматизации выступает информация: на входе в виде документов или информации и на выходе – в виде правомочно выданного органом документа или структурированной информации, а также в виде совершаемого органом действия. Поскольку рассматриваемый орган исполнительной власти в основном оперирует информацией, между отделами органа также происходит обмен данными, взятыми непосредственно из внешней среды.

Внешняя среда объекта информатизации

При формировании перечня требований к разрабатываемой специализированной системе, необходимо рассмотреть существующее программное и аппаратное обеспечение учреждения, в частности, отделов учреждения, для которых предназначена данная система. Так, каждый сотрудник отдела имеет свое автоматизированное рабочее место (АРМ). Связь между АРМ организована в виде доменной сети – сеть, где существует контроллер домена (сервер) и сеть управляемых им АРМ. Доменная система позволяет в значительной степени повысить безопасность сети, управляя разрешениями, политиками безопасности. Также при обновлении программного обеспечения, нет необходимости делать это для каждого компьютера в доменной сети. Есть возможность сделать обновление через контроллер домена.

На сегодняшний день, взгляд на государство как на бизнес является довольно популярной точкой зрения для многих IT-специалистов. Сходство происходящих процессов – управление, документооборот и т. п. является основанием правильности их суждений. Разработанные методологии и стандарты архитектуры бизнес-процессов упрощают процесс анализа и оценки процессов, происходящих в государственных структурах. Поэтому, применение методологии моделирования бизнес-процессов при проектировании информационной системы государственного учреждения обоснованно.

Для описания бизнес-процессов организации используются специально разработанные методологии описания бизнес-процессов. В настоящее время существует множество методологий, в основном основывающихся на двух классических схемах – DFD (англ. Data Flow Diagrams – Диаграммы потоков данных) и WFD (англ. Work Flow Diagram – Диаграммы потоков работ) [3]. Наиболее популярным и широко используемым специалистами языком описания бизнес-процессов является методологии IDEF (англ. Integration Definition Metodology – Объединение методологических понятий) семейства ICAM (англ. Integrated Computer-Aided Manufacturing – Автоматизированная система управления производством). Несмотря на то, что объект автоматизации является государственным учреждением, существующие процессы деятельности организации будут рассматриваться как бизнес-процессы в рамках выбранной нами методологии. Во избежание «перенасыщенности» модели, будем брать во внимание только те процессы, которые будут автоматизированы посредством разрабатываемой информационной системы.

Для моделирования процессов будет использован метод IDEF0 (англ. Function Modeling – Функциональное моделирование) – функциональный вариант методологии SADT (англ. Structured Analysis And Desine Technique – Метод структурного анализа и проектирования) [4]. Метод IDEF0 предполагает создание функциональной модели, которая является структурированным отображением функций производственной системы или среды, а также информации и объектов, связывающих эти функции.

Следуя методологии, модель системы должна отвечать некоторому перечню вопросов, для того чтобы наиболее правильно отражать связи и функции системы. Перечень вопросов для моделирования процессов объекта представлен в следующем виде:

• Какой информацией оперирует орган?
• Откуда поступает информация и посредством чего?
• Как хранится информация?
• Какое оборудование необходимо для хранения и использования информации?
• Является ли орган источником информации?
• Какая информация находится в свободном доступе?
• Куда орган отправляет запросы на получение конфиденциальной информации?
• Какие услуги орган предоставляет юридическим лицам?
• Кто является пользователем услуги?
• Какие действия должен совершить пользователь для получения услуги?
• Какие документы предоставляет пользователь услуги для выполнения услуги?
• В каких случаях сотрудник вправе отказать в предоставлении услуг?
• Какие отделы органа участвуют в предоставлении услуг?
• Кто несет ответственность за предоставление услуги?

На основании ответов перечня вопросов цель данной модели – определить основные этапы процесса получения, использования и передачи информации для предоставления услуг населению и юридическим лицам.

Помимо этого, в рамках методологии определяются претенденты на «точку зрения» – позиция, от лица которой рассматривается данная модель. Претендентами в нашем случае являются сотрудник отдела органа, программист и пользователь государственной услуги. С учетом цели модели предпочтение следует отдать точке зрения сотрудника, поскольку она наиболее полно охватывает все этапы прохождения информации и дает наиболее полное представление о процессе предоставления услуг.

Субъектом модели является сам орган, информация, поступающая от других исполнительных органов, администраций районов и других организаций является информацией, исходящей из внешней среды. К внешней среде субъекта относятся также пользователи услуг.

При моделировании бизнес-процессов важно не брать во внимание организационную структуру субъекта [5]. Для любого учреждения или предприятия организационная структура является лишь побочным эффектом выполняющихся функций и задач в данном учреждении. В нашем случае, необходимо применить функциональный подход при построении IDEF0-диаграмм, при этом, в качестве процессов были выбраны государственные услуги (функции) субъекта. На рисунке 2 приведена декомпозиция IDEF0-диаграммы для процесса предоставление информации.

IDEF0-диаграмма «Подготовка и согласование проекта выдачи информации»

Диаграммы построены в варианте модели «AS-IS» («как есть») – модели уже существующего процесса (функции). Обычно данная модель применяется для выявления «узких мест» и устранения недостатков системы, и строится на основе реально существующих процессов, происходящих в учреждении или на предприятии. В нашем случае, модели были построены на основе существующего административного регламента предоставления государственных услуг.

Каждый блок услуги (функции) имеет свою декомпозицию (диаграмму, детализирующую блок и связанные с ним дуги). Нами была выбранная функциональная стратегия декомпозиции, базирующаяся на функциональных взаимоотношениях действий системы. Выбранная стратегия декомпозиции влияет на качество построенной модели.

Моделирование процессов с применением изученных методологий дает наиболее полное представление о создаваемом программном продукте. Однако, прежде чем, реализовать созданный образ системы, необходимо разработать концептуальную схему системы – семантическую сеть из взаимосвязанных по определенным правилам понятий и концепций. В качестве инструмента семантического моделирования применим ER-диаграммы (от англ. Entity-Relationship – Сущность-связь). Использование ER-диаграмм в проектировании информационных систем дает представление о взаимосвязи различных компонентов (сущностей) системы, о типах связей между ними. Так, следуя основным правилам данной методологии, создадим ER-диаграмму для информационной системы рассматриваемого объекта информатизации.

ER-диаграмма информационной системы

Представленная диаграмма «сущность-связь» не учитывает особенности конкретной СУБД, на основе которой будет реализована специализированная информационная система. Таким образом, основные этапы создания проекта системы автоматизации завершены. В итоге, хотелось бы отметить, что при проектировании могут быть применены другие методологии анализа и построения модели объекта информатизации, а также рассмотренное проектирование может быть дополнено более глубоким анализом процессов (функций) государственного учреждения.