Использование процессного управления означает использование концептуальных и методологических предпосылок управления деятельностью предприятия как совокупностью взаимосвязанных бизнес-процессов [2].

Для постановки системы процедур и регламентов управленческого учета на процессно-ориентированную модель управления, необходимо, чтобы менеджмент организации четко осознавал, что данный вид учета – это не набор правил и методов, но и отдельный бизнес-процесс по сбору, обработке, хранению и предоставлению информации.

Сама суть постановки управленческого учета заключается не только в написании документа, регламентирующего данный процесс, но и в построении целой системы, через которую, происходит состыковка через единую базу данных с инструментами ввода данных (первичные документы финансового учета) и формами управленческой отчетности.

Общий подход к построению процессной системы учета состоит из следующих этапов, которые представлены на рисунке 1.

Рис. 1 Этапы построению управленческого учета на основе процессного подхода

Эффективность внедрения процессного управленческого учета достигается за счет полномасштабного построения и функционирования системы учета, которая обеспечивается использованием следующих базовых принципов формирования, разработки, внедрения и использования данной системы на предприятии:

1)         Определение деятельности организации как совокупности зависимых и постоянно согласованных между собой бизнес-процессов – наборов операций, действий, которые направленные на получение конкретного, определённого ранее результата.

2)         Возможность постоянной оценки и корректировке прогнозируемых, планируемых и фактических результатов в системе управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности организации как по предприятию в целом, так и в разрезе бизнес-процессов, центров ответственности.

3)         Обязательность регламентации выполнения и операционного учета результатов бизнес-процессов, на основе соответствующих внешних и внутренних стандартов (регламентов) – нормативных документов международного, национального, отраслевого или корпоративного уровня, определяющих порядок, сроки выполнения операций, результаты и качество их выполнения и реализации [1].

Для решения проблем постановки и использования системы управленческого учета, которые обусловлены отсутствием единых методологических подходов и достаточной практики использования на отечественных предприятиях, представляется целесообразным придерживаться подходов к разработке, внедрению и применению системы.

Также при внедрении процессно-ориентированной системы управленческого учета необходимо разработать документ, регламентирующий данный бизнес-процесс (регламент управленческого учета). Регламент описывает действие системы управленческого учета на предприятии. В нем описаны сроки предоставления и составления отчетов о состоянии предприятия, на основании которых руководство принимает те или иные управленческие решения.

Таблица 1. Пример регламента формирования управленческой отчетности

В рамках регламента описываются цели, задачи, участники управленческого учета и методы решения задач планирования и содержание управленческой отчетности.

Создается и рабочий план счетов для целей управленческого учета.

В управленческом плане счетов объединены несколько классификаторов и кодификаторов управленческого учета, разработанных на предприятии. На основе этого плана регистрируются все хозяйственные операции, производимые предприятием. Группировка счетов и разработка аналитики по счетам производятся в зависимости от объектов учета и форматов управленческой отчетности. За основу нумерации счетов может быть принята кодировка счетов по МСФО или национальным стандартам бухгалтерского учета [4].

Рис. 2. Подходы к постановке системы управленческого учета на процессной основе

Необходимо отметить, что при формировании системы управленческого учета на основе сформулированных принципов и подходов данная система учета может не иметь никаких контактов ни с отделом, который занимается финансовым учетом, ни с самим процессом финансового учета, а также вообще не оперировать финансовыми данными. Всё это объясняется тем, что вся требуемая информация и показатели могут быть аккумулированы в центрах финансовой ответственности и передаваться в то структурное подразделение, которое их обобщает, структурирует и на их основе формирует управленческую отчетность.

С другой стороны, интеграция – упорядочение и автоматизация связей управленческого и бухгалтерского учета на методологическом, инструментальном и организационном уровне – позволяет обеспечить сопоставимость данных бухгалтерской и управленческой отчетности с наименьшими финансовыми, временными, кадровыми и материальными затратами. И именно участвующим в проекте разработки и внедрения системы управленческого учета руководством предприятия принимается окончательное решение о конфигурации – на основе сопоставления своих потребностей в управленческой информации, имеющихся возможностей и ресурсов, которые могут быть задействованы при формировании и внедрении такой информационной системы.

При успешном внедрении управленческого учета при процессном подходе лицам, принимающим управленческие решения, будут гораздо быстрее получать важную информацию о финансово-хозяйственном положении организации, что несомненно приведет к повышению качества принимаемых ими решениям.

Внедрение системы менеджмента качества (СМК) в систему управления организацией предполагает комплекс системных решений и процедур, обеспечивающих всесторонний охват её деятельности и протекающих бизнес-процессов.

Практика внедрения системы менеджмента качества в коммерческих организациях предполагает осуществление следующих этапов и процедур (рис.1):

Этап 1. Принятие решения о внедрении СМК высшим руководством.

Высшее руководство организации принимает решение о начале работ по внедрению СМК, сообщает сотрудникам, создает условия для выполнения всех этапов внедрения.

На этом этапе Высшее руководство должно:

а) Подписать приказ о создании и внедрении СМК;

б) Подписать приказ о назначении Представителя из высшего руководства ответственным по качеству и создании рабочей группы по качеству;

в) Разработать миссию организации, политику в области качества, цели в области качества:

Рисунок 1. Последовательность мероприятий по сертификации СМК.

Миссия – это выраженный смысл и причина существования организации, а также ее предназначение для сотрудников и внешней среды;

Политика в области качества выражает общую ответственность руководства организации за качество оказываемых услуг (производство продукции), процессов и является частью общей политики организации;

Цели в области качества должны быть четкими, измеримыми и сочетаться с утвержденной Политикой в области качества, ориентированными во времени, финансированы ресурсами и не противоречащими внешним и внутренним факторам;

г) Разработать Программы (планы работ) по созданию и внедрению СМК.

В Программу обычно включаются следующие виды работ:

- утверждение и доведение до каждого работника Миссии, Политики и целей в области качества организации;

- разработка или уточнение организационно-распорядительной структуры организации;

- разработка Реестра бизнес-процессов организации;

- описание взаимосвязи бизнес-процессов с жизненным циклом продукции;

- разработка документов по СМК;

- подготовка к сертификации СМК.

В Программе необходимо учесть сроки начала и окончания работ по внедрению СМК, указать лиц, осуществляющих руководство работой и ответственных исполнителей, финансирование.

д) Обучить ответственных лиц и сотрудников организации, задействованных в работах по разработке и внедрению СМК.

Для успешной работы по созданию и внедрению СМК сотрудники организации должны  понимать общую теорию менеджмента качества и процессного подхода, стандарты ИСО серии 9000,  а также основные требования к внедрению СМК. Обучение можно провести как с помощью привлекаемых консультантов из обучающих центров, так и самостоятельно, если в организации есть сотрудники, компетентные в вопросах СМК.

Этап 2. Комплексный анализ управления качеством продукции (услуг) организации и разработка предварительной модели СМК.

Высшее руководство организации проводит анализ существующей системы управления качеством продукции организации, её сильных и слабых сторон, организационно-функциональной структуры и используемую методику контроля качества услуг (продукции).

Далее оценивается фактическое состояние управления качеством в организации на соответствие требованиям стандарта ИСО 9001. В проведение анализа вовлекаются все подразделения и службы, которые в соответствии с установленным порядком представляют рабочей группе по качеству необходимую информацию. Основными документами анализа являются:

- документы организации, которые можно использовать для формирования СМК;

- деятельность подразделений и служб по осуществлению качества;

- организационно-функциональная структура организации;

- организационные документы (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников организации);

- информация о качестве оказываемых услуг (производства продукции);

- бизнес-процессы;

- требования к обеспечению рабочих мест;

- производственные инструкции, инструкции по охране труда, маршрутные карты и т.п.;

- электронные программы обработки данных;

- документы по метрологическому обеспечению;

- программы испытаний, инструкции по эксплуатации и сервисному обслуживанию, сопроводительные документы;

- ГОСТы, стандарты организации;

- технические условия на услуги (продукцию), продажные каталоги;

- классификаторы дефектов;

- записи о качестве на бумажных и других носителях информации.

Проводимый анализ должен показать:

- насколько документы организации соответствуют минимальным требованиям и могут быть использованы при создании и внедрении СМК;

- состояние управления качеством по факту (фактический порядок выполнения бизнес-процессов, какие имеются отклонения в бизнес-процесса, какие отклонения являются случайными, а какие необходимо учесть в черновой модели СМК).

По результатам проведенного анализа разрабатывается черновая модель системы менеджмента качества, основанная на процессном подходе.

Сформированная процессная модель представляет собой упорядоченную систему связанных бизнес-процессов, каждый элемент которой является неотъемлемой частью общего бизнес-процесса организации и оказывает влияние на качество системы в целом.

Этап 3. Разработка документации СМК в соответствии с программой по формированию и внедрению СМК.

Документация СМК – один из основных частей создания и внедрения СМК. Она определяет формы и виды взаимодействий и устанавливает порядок входов и выходов информации, для обеспечения выполнения функций СМК.

Документация СМК включает в себя Руководство по качеству и 6 основных документированных процедур:

- Управление документами;

- Управление записями;

- Внутренние аудиты;

- Корректирующие действия;

- Предупреждающие действия;

- Управление несоответствующей продукцией.

При необходимости разрабатываются добавочные документы СМК, для более подробного описания и понимания внедренной СМК.

После этого, вся документация организации должна быть приведена в соответствие с разработанными документированными процедурами и Руководством по качеству. Документация СМК должна быть согласована со всеми исполнителями и утверждена руководством организации.

Этап 4. Ознакомление персонала организации с документацией СМК и обучение работе в условиях функционирования СМК.

С момента внедрения СМК все подразделения организации осуществляют свою деятельность в соответствии с документированными процедурами, а также в обязательном порядке осуществляют записи о качестве. Выявленные  несоответствия должны анализироваться представителем из высшего руководства и группой по качеству с целью установления причин их появления и при необходимости корректировки соответствующей документации.

Для подтверждения работоспособности разработанной СМК Представитель из высшего руководства по качеству и группа по качеству проводят внутренние проверки (аудиты). Аудит осуществляется путем сравнения выполнения процедур по факту с требованиями СМК для того, чтобы наглядно видеть:

- уровень соответствия разработанной СМК Руководству по качеству, документированными процедурами, описанным бизнес-процессам и рабочими инструкциями;

- степень уяснения, использования и соблюдения сотрудниками организации запланированных мероприятий (проверка на соответствие требованиям ИСО).

По результатам внутреннего аудита составляется отчет, в котором отражаются выявленные недостатки и несоответствия, выявленные в ходе проведения проверочных процедур. Установленные несоответствия могут являться основой для внесения необходимых изменений для улучшения СМК.

Следует отметить, что проводить внутренний аудит СМК должны аудиторы, которые имеют соответствующие полномочия и сертификат аудитора СМК. Это очень важно, т.к. только компетентный аудитор может дать объективную оценку СМК.

При внедрении СМК Руководство предприятия проводит анализ эффективности ее функционирования на основании отчетов, подготовленных представителем из высшего руководства по качеству и рабочей группой по качеству [3].

Анализ функционирования СМК осуществляется на всех уровнях по определенным направлениям с целью оценивания применимости, адекватности, эффективности и результативности системы менеджмента качества с учетом политики и целей в области качества. По результатам анализа вносятся соответствующие изменения в документацию СМК.

Этап 5. Сертификация СМК.

Сертификацию внедренной СМК проводят различные международные и национальные органы. Организации необходимо выбрать орган по сертификации  с учетом пожеланий заказчика.

С выбранным органом по сертификации заключается контракт и подается заявка по установленной форме. Организация передает в орган по сертификации требуемый пакет документов СМК для предварительной проверки:

- заявление на проведение сертификации;

- все документы по СМК (Политику в области качества, Руководство по качеству; схему организационно-распорядительной структуры организации, документированные процедуры и другие разработанные документы СМК);

- реестр бизнес-процессов;

- анализ СМК Руководством организации;

- перечень основных потребителей и поставщиков предприятия.

Специалисты органа по сертификации проводят аудирование представленных документов. Аудирование может включать визит представителей органа по сертификации в организацию для проверки СМК в действии. По итогам проверки составляется протокол, в котором фиксируются все несоответствия между СМК и требованиями ИСО серии 9000. Обычно по результатам первого этапа проверки находят большое количество несоответствий, и задача организации как можно быстрее устранить их и показать это органу по сертификации. Как правило, на данные операции уходит 1-4 месяца.

После этого проводится собственно сертификация. Если все значимые несоответствия устранены, организации выдается сертификат соответствия СМК сроком действия 3 года. Повторные (наблюдательные) аудиты СМК орган по сертификации проводит раз в год. Они подтверждают, что организация не только внедрила систему менеджмента качества, но и постоянно улучшает ее. Стоимость такого аудита составляет примерно треть от расходов на первичную сертификацию.

Рисунок 2. Организационный регламент внедрения и реализации СМК

Внедрение системы менеджмента качества на базе стандартов ИСО серии 9000 в российских коммерческих организациях является не только инструментом повышения эффективности функционирования и качества управления, но и всё больше становится неотъемлемым условием повышения конкурентоспособности в условиях повышающихся требований рынка как к качеству продукции, так способов её предоставления.