Процесс подготовки тендерного предложения – важнейший этап любого тендера, объявляемого организацией, заинтересованной в выполнении тех или иных работ или услуг. И хотя конкретные условия подготовки предложений (как, собственно, и самих тендеров) в разных отраслях экономики имеют свои особенности, этот процесс достаточно универсален и хорошо описан в соответствующей литературе.
В последние годы за рубежом появилось несколько концепций создания документов, цель которых – найти общие принципы создания документации в самых разных областях экономики. В этой статье мы кратко опишем одну из них и проанализируем ее применимость для описания процесса подготовки тендерного предложения.
Тендерный процесс – основной метод закупок работ и услуг в современной экономике. Главная цель организатора тендера (заказчика) – в условиях объективного соревновательного процесса получить наиболее конкурентное (экономически и технически оптимальное) предложение от участников тендера.[1]
В отечественной литературе процесс подготовки тендерных предложений обычно рассматривается в составе всего тендерного процесса, но его характеристика, как правило, ограничивается формальной стороной процесса – рассмотрением порядка получения тендерной документации, обеспечения тендерного предложения и т.п. (см., например [2, с. 83-85]).
Более подробно процесс излагается в пособиях по подготовке коммерческих предложений, разновидностью которых являются тендерные предложения (см., например, [3]). Стоит отметить, что за рубежом процесс подготовки тендерных предложений (bid proposals), коммерческих предложений (business proposals) и процесс написания предложений в целом (proposal writing) – это самостоятельная обширная область знаний; вот только несколько базовых пособий: [4], [5], [6], [7], [8].
Таким образом, процесс подготовки тендерного предложения в контексте самого тендерного процесса описан достаточно хорошо. Вопрос же, на который мы хотим ответить в этой статье, можно сформулировать следующим образом: можно ли описать процесс подготовки тендерного предложения в контексте какой-либо общей концепции создания документов.
Одной из таких концепций является концепция создания (производства) специализированного документа, предложенная Леоной Ван Варенберг и Клаусом Шубертом в [9].
Область своих исследований авторы ассоциируют со сравнительно новой дисциплиной, которую именуют «исследования в области специализированной коммуникации» (specialized communication studies) или «исследования в области технической коммуникации» (technical communication studies). [9, с. 9]
Предметом исследования этой дисциплины – т.н. «специализированные документы» (specialized documents). Специализированный документ, по определению Варенберг и Шуберт, – это текст или документ, в отношении которого
… довольно часто непонятно и очень часто невозможно установить, является ли определенный текст или документ оригиналом или переводом, был ли он создан как единое произведение одним автором, группой взаимодействующих авторов или, возможно, менеджером документооборота, который рекомбинировал элементы документов из системы управления контентом, созданных ранее в разные моменты времени разными авторами и в качестве компонентов разной документации. [9, c. 10]
Для предмета своих исследований они используют и более привычный термин – «техническая документация» (technical documentation). [9, с. 10, 12]
Процесс создания специализированных документов Варенберг и Шуберт уподобляют производственным процессам (work processes) – отсюда широкое использование авторами «производственной» терминологии. Так, создание специализированного документа у них именуется «производством» (production), его создатель – «производителем документа» (document producer); что же касается самого документа, то в процессе создания он именуется «заготовкой» (workpiece), а в окончательном виде – «продуктом» (product). [9, с. 10-13]
К важным аспектам производства специализированных документов Варенберг и Шуберт относят «выбор и применение инструментов», таких как применение текстового редактора, компьютерной верстки XML- и HTML редакторов, систем управления терминологией, машинного перевода и др., а также профессиональные решения, обеспечивающие выполнение этого сложного производственного процесса (включая его разделение на основные и второстепенные подпроцессы). [9, с. 12]
Процесс создания специализированных документов авторы описывают как взаимодействие производителя документа с другими лицами, называемыми агентами, посредством т.н. «определяющих воздействий», которые влияют на профессиональные решения всех участников процесса. Они выделяют четыре группы агентов, с которыми взаимодействует производитель документа:
1. Инициатор (initiator).
Это лицо, от которого производитель документа получает задание на производство документа. Им может быть внешний заказчик или какое-либо подразделение в той же компании или организации. Определяющее воздействие со стороны инициатора – техническое задание, которое может быть сформулировано в форме обычного или электронного письма, факса, телефонного звонка и т.п.
2. Получатели (recipients).
Это аудитория, читатели, документа. Определяющее воздействие со стороны производителя документа – анализ аудитории.
3. Команда (team).
Это коллеги, с которыми работает производитель документа над большими и/или срочными документами, а также автоматизированные системы управления контентом и аналогичные системы хранения информации, которыми пользуется производитель документа.
4. Информаторы (informants).
Это все лица, к которым обращается производитель документа в процессе исследования информации при создании документа. К ним относятся эксперты, а также (виртуально) авторы информационных ресурсов из библиотек, архивов, Интернета и т.п., которыми пользуется производитель документа. [9, с. 14]
Свои теоретические предложения Варенберг и Шуберт тестируют на описании процесса «производства» специализированного документа – «Информационного листка пациента» (Patient Information Leaflet), – подробно описывая конкретные функции производителя документа и агентов, а также определяющие воздействия, которые оказывают друг на друга участники процесса. Они делают вывод о том, что их «теоретическая модель позволяет дать названия разным стадиям рабочего процесса и более системно описать процесс принятий решений, а также действующие определяющие воздействия» и высказывают надежду на продолжении своего исследования с привлечением нового эмпирического материала. [9, с. 15-21]
Наименование «технический коммуникатор» для главного действующего лица процесса подготовки тендерного предложения, по нашему мнению, лучше отвечает специфике процесса подготовки тендерного предложения, чем «производитель документа», как у авторов оригинальной модели, поскольку в процессе коллективного создания документа это лицо в большей степени «коммуницирует» с участниками, чем «производит» сам документ. Наименования агентов на схеме оставлены без изменения. Роли и функции агентов конкретизированы в соответствии со спецификой данного «специализированного документа». Инициатором создания тендерного предложения и его получателем является одно и то же лицо – организатор тендера/заказчик. В команду, которая вместе с техническим коммуникатором (производителем документа, по Варенберг и Шуберту) работает над документом входят технические специалисты, штатные и внештатные переводчики и бюро переводов. Информаторы, это те технические специалисты, которые непосредственно не работают над текстом тендерного предложения, но к которым технический коммуникатор и члены команды обращаются за технической консультацией по вопросам их узкой специализации.
Итак, на вопрос, который мы поставили перед собой в начале статьи, мы можем дать положительный ответ: процесс подготовки тендерного предложения соответствует концепции производства специализированного документа Варенберг и Шуберта и адекватно описывается предложенной ими моделью.
В свете вышеизложенного, логично предположить, что и другие документы, продуцируемые в ходе тендерного процесса, такие как тендерная документация («конкурсная документация», «закупочная документация», «документация конкурсных торгов»), также могут соответствовать критериям «специализированного документа» а, следовательно, и их создание может быть описано на основе модели Варенберг и Шуберта. Однако это предположение нуждается в проверке. Другое перспективное направление исследований – анализ применимости к описанию формирования документов тендерного процесса других общих концепций созданий документов.[2]
[1] Мы выбрали термин «тендер» в качестве обобщающего термина для определения торговых процедур, наиболее часто практикуемых у нас, в частности на электронных торговых площадках: запрос цен (котировок), запрос предложений, аукцион, конкурс, конкурентные переговоры, квалификационный отбор (см., например, [1]).
[2] Например, может представлять интерес анализ применимости таких концепций, как Information Mapping(Картографирование Информации) [11], Funktionsdesign (Функциональное проектирование) [12], DarwinInformation Typing Architecture, DITA (Архитектура типизированной информации) [13].
Библиографический список
- Станиславский А.Р. Определение торговых процедур на английских версиях сайтов российских электронных торговых площадок сегмента В2В // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 2 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/02/3737 (дата обращения: 26.05.2014).
- Кузнецов К.В. Прокьюремент: тендеры, конкурсы, конкурентные закупки. М., 2005 [Электронный ресурс]. URL: http://www.tendery.ru/forum/viewtopic.php?t=2006926 (дата обращения: 26.05.2014).
- Каплунов Д.А. Эффективное коммерческое предложение. Исчерпывающее руководство. М., 2013. 272 с.
- Lewis H. Bids, Tenders and Proposals: Winning Business Through Best Practice.London, Kogan Page Publishers, 2009. 304 p.
- Freed R., Freed S., and Romano J. Writing Winning Business Proposals.New York, McGrow-Hill, 2011. 320 p.
- Sant T. Persuasive Business Proposals: Writing to Win More Customers, Clients, and Contracts.New York, AMACOM, 2004. 248 p.
- Johnson-Sheehan R. Writing Proposals (Part of the Allyn & Bacon Series in Technical Communication).New York, Longman, 2008. 288 p.
- Pfeiffer W.S. and Keller C.H. Proposal Writing: The Art of Friendly and Winning Persuasion.Upper Saddle River,NJ, Prentice Hall, 2000, 335 p.
- Vaerenbergh L.V. and Schubert K. Options and Requirements. A Study of the External Process of Specialized Document Production // Hermes, 2010. № 44. P. 9-24.
- Станиславский А.Р. Технический перевод и коммуникация в международных инфраструктурных проектах // Филология и литературоведение. 2014. № 2 [Электронный ресурс]. URL: http://philology.snauka.ru/2014/02/679 (дата обращения: 26.05.2014).
- Horn R.E. Engineering of Documentation – the Information Mapping Approach.Waltham,MA, Information Mapping, 1986.
- Muthig J. / Schäfl ein-Armbruster R. Funktionsdesign® – methodische Entwicklung von Standards // Standardisierungsmethoden für die Technische Dokumentation. Lübeck, Schmidt-Römhild, 2008. P. 41-73.
- DITA Version 1.1 Architectural Specification // Oasis Standard, 2007 [Электронный ресурс]. URL: http://docs.oasis-open.org/dita/v1.1/OS/archspec/archspec.html (дата обращения: 26.05.2014).