Процессный подход к управлению бизнес-процессами является одним из направлений совершенствования деятельности организаций [1]. Современным ИТ-решением для поддержки процессного подхода является СУБП – система управления бизнес-процессами. Для повышения эффективности деятельности организации СУБП позволяет автоматизировать рутинные хорошо известные цепочки действий, в которых участвуют разные исполнители. Считается, что в среднем в организациях 80% бизнес-процессов представляют заранее известные цепочки действий, выполняемые несколькими исполнителями. Это означает, что в среднем 80% бизнес-процессов могут быть регламентированы и автоматизированы с помощью СУБП с целью повышения эффективности деятельности организации.
Обеспечение конкурентоспособности предприятия требует гибкости бизнес-процессов и поддерживающих их информационных систем. СУБП – класс современных информационных систем, поддерживающих управление бизнес-процессами на основе процессного подхода, а также автоматизацию исполнения бизнес-процессов. Важной характеристикой систем управления бизнес-процессами является возможность быстрого создания и совершенствования бизнес-процессов компании на основе моделей бизнес-процессов [2].
Согласно прогнозу аналитической компании IDC, объем мирового рынка управления бизнес-процессами к концу 2014 года должен был составить около 11 млрд долл. Даже в условиях глобального кризиса более трети компаний не сокращали расходы на СУБП, а 29% хоть и уменьшили затраты в целом, но продолжали развивать системы. По итогам опроса аналитического агентства TAdviser средняя оценка размера рынка СУБП в России и странах СНГ в 2014 году составила порядка 2 млрд рублей.
Чтобы получить представление о процессном подходе к управлению бизнес-процессами на базе современных СУБП, уметь выбрать СУБП для совершенствования деятельности конкретной организации, а также научиться создавать модели автоматизированных бизнес-процессов, требуется практический опыт [3].
Формирование у студентов практических навыков моделирования и автоматизации исполнения бизнес-процессов целесообразно осуществлять на примере современной СУБП с открытым кодом RunaWFE.
Система RunaWFE является современной системой управления бизнес-процессами [4, 5]. Применяется в организациях различных областей деятельности для повышения эффективности управления бизнес-процессами и административными регламентами, автоматизации исполнения бизнес-процессов. Система RunaWFE относится к классу свободного программного обеспечения с открытым кодом. Система RunaWFE может быть самостоятельно установлена студентами на домашнем компьютере и использоваться для самостоятельного выполнения практических заданий, для подготовки выпускной квалификационной работы и в дальнейшем в ходе профессиональной деятельности.
В соответствии с процессным подходом деятельность предприятия представляется в виде системы бизнес-процессов. В соответствии с распространенным в среде бизнес-аналитиков определением бизнес-процесс – это «устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя» [1]. Данное определение не учитывает специфики исполняемых бизнес-процессов, т.к. не связывает исполняемый бизнес-процесс с его компьютерной реализацией.
Согласно [5] исполнимый бизнес-процесс можно определить при помощи задания четырех различных аспектов, называемых перспективами: потока управления, данных, ресурсов, операций. Содержание каждой из четырех перспектив бизнес-процесса подробно рассмотрено в [4, 5].
Каждый бизнес-процесс можно представить в виде набора узлов – отдельных этапов процесса, соединенных между собой переходами, по которым перемещается точка управления. В узлах бизнес-процесса генерируются задания, направляемые для выполнения сотрудниками или информационными системами предприятия [5].
Исполнимый бизнес-процесс можно многократно запускать. Таким образом, создается множество выполняющихся экземпляров бизнес-процесса.
Определение бизнес-процесса в среде RunaWFE, представленное на рисунке 1, содержит схему бизнес-процесса, названия и типы используемых переменных, названия ролей.
Рисунок 1 – Фрагмент определения бизнес-процесса в среде RunaWFE
Выполняющийся экземпляр бизнес-процесса в среде RunaWFE, приведенный на рисунке 2, содержит конкретные значения переменных, конкретных исполнителей заданий, кроме того, на схеме процесса можно увидеть перемещающиеся точки управления.
Рисунок 2 – Фрагмент экземпляра бизнес-процесса в среде RunaWFE
При помощи переменных происходит обмен информацией между шагами процесса (рис. 3). Когда исполнителем в узле-действия является бот, то с помощью переменных можно организовать обмен данными между внешними информационными системами. Переменные бизнес-процесса могут использоваться как входящие и исходящие параметры при взаимодействии системы RunaWFE с другими информационными системами предприятия. Исполняемый в среде RunaWFE бизнес-процесс может переносить информацию в корпоративной информационной среде между разнородными информационными системами (рис. 4).
Рисунок 3 – Пример обмена информацией между шагами бизнес-процесса
посредством переменных
Рисунок 4 – Пример переноса данных между информационными системами посредством переменных исполняемого в среде RunaWFE бизнес-процесса
Принцип работы системы RunaWFE разберем на двух примерах. В первом примере, представленном на рисунке 5, определение бизнес-процесса «А» загружено на сервер. Запущено два экземпляра процесса «А». Оба экземпляра процесса «А» выполняются синхронно. На каждом этапе исполнения экземпляров 1 и 2 процесса «А» система «выдает» задания исполнителям-сотрудникам и контролирует их выполнение (см. нижнюю часть рис. 5).
Во втором примере, представленном на рис. 6, определение бизнес-процесса «А» также загружено на сервер. Запущено два экземпляра процесса «А». Экземпляр 2 процесса «А» запущен, когда в экземпляре 1 уже завершено первое действие. Экземпляр 2 выполняется с отставанием от экземпляра 1. На каждом этапе исполнения экземпляров 1 и 2 процесса «А» система «выдает» задания исполнителям-сотрудникам и контролирует их выполнение. Можно оценить динамику изменения списка заданий у каждого исполнителя-сотрудника по мере выполнения этапов экземпляров 1 и 2 процесса «А» (см. нижние части рис. 5 и 6).
Рассмотренные примеры наглядно демонстрируют преимущество автоматизации, при которой сотрудники выполняют лишь требуемые в данный момент задания, не отвлекаясь на получение необходимой для выполнения задания информации, на передачу полученных результатов другим сотрудникам, а также на изучение должностных инструкций, связанных с целым бизнес-процессом.
Рисунок 5 – Пример 1 функционирования системы RunaWFE
Рисунок 6 – Пример 2 функционирования системы RunaWFE
Исполнителями могут быть не только сотрудники, но и специальные компьютерные приложения – боты.
Для разработки бизнес-процесса в графическом редакторе процессов RunaWFE Developer Studio аналитику надо нарисовать схему бизнес-процесса; определить участвующие в процессе роли, назначить их исполнителей; задать данные (переменные) бизнес-процесса; определить графические элементы форм; связать узлы графа бизнес-процесса с ролями пользователей или внешними приложениями (рис. 7).
Перед загрузкой разработанных моделей бизнес-процессов на RunaWFE-сервер в промышленную систему аналитики тестируют их на симуляторе.
После того как процесс протестирован, его описание экспортируется в файловую систему или непосредственно на RunaWFE-сервер. Если экспорт производится в файловую систему, то описание бизнес-процесса помещается в файл с расширением *.par.
Рисунок 7 – Этапы работы бизнес-аналитика в среде RunaWFE
Систематизируя отзывы о результатах внедрения RunaWFE [4] в различных компаниях, можно выделить следующие изменения в их деятельности:
- повысилось качество и скорость исполнения рутинных, в том числе трудоемких операций;
- оптимизирована нагрузка на персонал;
- снизилось время на согласование документов;
- повысилось качество согласования документов;
- у исполнителей, ответственных за согласование, появилось больше времени на проработку документов;
- сократились затраты на бумагу;
- сократилось время на разработку и введение новых, а также на модификацию существующих процессов. Можно изменить логику автоматизированного процесса, даже не информируя об изменениях участников процесса. Логику нового процесса или новой версии процесса отслеживает система, исполнители лишь получают и исполняют конкретные задания;
- провели интеграцию разнородных приложений в единую корпоративную информационную систему, используя боты;
- сократили число программистов в ряде проектов, где часть бизнес-логики не кодируется, а разрабатывается совместно бизнес-аналитиком и заказчиком в виде моделей бизнес-процессов в RunaWFE;
- автоматизированы регламентные процессы. Сотрудники выполняют лишь требуемые в данный момент задания, не отвлекаясь на получение необходимой для выполнения задания информации, на передачу полученных результатов другим сотрудникам, а также на изучение объемных должностных инструкций, связанных с целым бизнес-процессом.
Свободная СУБП с открытым кодом RunaWFE была использована в Финансовом университете при Правительстве Российской Федерации в учебных проектах, связанных с моделированием исполняемых бизнес-процессов, в процессе обучения студентов-бакалавров направления «Бизнес-информатика» по дисциплине «Моделирование бизнес-процессов» в рамках аудиторных лекционных и практических, а также самостоятельных занятий в 2014/2015 учебном году. По результатам первого опыта применения системы RunaWFE планируется ее дальнейшее использование в учебных проектах для обучения студентов.
Библиографический список
- Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 544 с.
- Селиверстова П.О., Точилкина Т.Е. Обзор лидеров BPMS // Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2014. – № 12. – С. 114-129.
- Точилкина Т.Е. Практикум по бизнес-инжинирингу // Экономика и менеджмент инновационных технологий. – 2014. – № 12.- С. 190-193.
- Русскоязычный портал проекта RunaWFE [Электронный ресурс].–Режим доступа: http://wf.runa.ru/rus (Дата обращения: 30.09.2015)
- Михеев А. Системы управления бизнес-процессами и административными регламентами на примере свободной программы RunaWFE [Электронный ресурс]. – М.: Альт Линукс, 2011. – 160 с. – Режим доступа: http://wf.runa.ru/rus/doc/images/b/b7/BPMSbook.pdf (Дата обращения: 30.09.2015)